Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налоги

«Зарплатные» начисления

Оплата расходов дистанционного сотрудника, которые он несет по работе, является установленной законодательством компенсационной выплатой, связанной с выполнением физлицом трудовых обязанностей (ст. 312.6 ТК РФ). А значит, она не облагается:

  • НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
  • страховыми взносами — на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

О каких расходах может идти речь? В частности, это траты на оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, расходы на услуги связи и др.

Используемое работником оборудование может быть как собственным, так и арендованным. А организация должна располагать копиями документов, подтверждающих:

  • приобретение (аренду) оборудования (средств);
  • расходы, понесенные работником при использовании их в служебных целях;
  • расходы на используемые в служебных целях услуги связи и т. п.

Об этом — в письмах Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.

Освобождаемый от «зарплатных» начислений размер компенсации сейчас определяется в трудовом договоре о дистанционной работе (можно в допсоглашении к нему), в коллективном договоре или ЛНА (законом он не нормируется).

Но уже с 1 января 2024 года норматив будет закреплен в НК. Его размер 35 руб. в день (ст. 217, 422 НК РФ).

Всё указанное выше касается работающих на удаленке как в России, так и за рубежом.

Расходы по прибыли

Как поясняет ФНС, расходы на компесацию затрат дистанционщика организация может учесть для налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством и из них четко следует, какие расходы и на какие цели были произведены. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником в служебных целях: на оплату электроэнергии, услуг связи, интернета и др.

До 31.08.2023 методика расчета компенсаций расходов дистанционных сотрудников, а также их перечень с указанием подтверждающих документов компания утверждает локальным нормативным актом самостоятельно. Такими документами могут быть, например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет и т. д. С 31.08.2023 компенсация удаленщикам за использование своего ПО и оборудования для целей налога на прибыль нормируется. Её лимит 35 руб. в день.

ВАЖНО! Если удаленщик — за границей, для документов, составленных на иностранном языке нужно иметь перевод на русский. Чиновники считают, что это обязательно (например, письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

Важно! Разъясняет «КонсультантПлюс»
Что делать, если сотрудник требует перевода на удаленку?
Можно ли за один день вернуть дистанционщика в офис?
Достаточно ли уведомить об увольнении по электронной почте?
Как суды отвечали на эти и другие вопросы, читайте в Обзоре, бесплатно, оформив пробный доступ.

Добавить в закладки
Ваш вопрос
Отправить