Компенсация за питание облагается НДФЛ
В подавляющем большинстве случаев, когда компания берет на себя расходы на питание своего сотрудника, у последнего возникает доход, облагаемый НДФЛ. Тем не менее, законодательство предусматривает и ряд исключений.
Расчет налога с такого вида дохода имеет свои сложности. В частности, работодателю может быть непросто определить момент фактического получения сотрудником экономической выгоды и корректно рассчитать налоговую базу.
При этом все остальные этапы — расчет суммы налога, его удержание и последующее перечисление в бюджет — должны производиться в соответствии со стандартными правилами.
Случаи, когда питание облагается НДФЛ
Если работодатель оплачивает питание персонала, это считается доходом в натуральной форме и подлежит налогообложению НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК).
Налогообложение возникает в следующих случаях:
- Превышение установленных нормативов. Если обеспечение питанием предусмотрено законодательством, но его фактическая стоимость превышает установленные лимиты, налог удерживается только с суммы такого превышения.
- Обеспечение по внутренним документам. Если предоставление питания закреплено трудовым или коллективным договорами, а также локальным нормативным актом компании (за исключением случаев привлечения работников к сезонным полевым работам), то подоходный налог исчисляется со всей стоимости предоставленного питания.
Положение об организации питания в организации приведено в системе в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Необходимо учитывать, что при организации питания для сотрудников наниматель обязан вести персонифицированный учет доходов, полученных каждым конкретным работником (п. 1 ст. 230 НК).
Пример, когда оплата питания облагается НДФЛ
Компания заключила соглашение со столовой, по которому бизнес-ланчи для 15 сотрудников оплачиваются за счет организации. Чтобы получить питание, сотрудник должен оформить заказ до 10:00. Если заказ не сделан, доставка обеда не осуществляется.
В описанной ситуации у сотрудников формируется натуральный доход. Для определения размера этого дохода в отношении каждого работника, компания может использовать данные о заказах и кассовые чеки из столовой. Работодатель обязан рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет.
Как составить договор на питание сотрудников в столовой, рассказывается здесь.
Определение даты получения дохода в виде питания работников: НДФЛ
В НК РФ отсутствует прямое указание на дату фактического получения дохода, возникающего при оплате организацией питания сотрудников.
По общему правилу, такой датой считается день перечисления компанией средств (или их части) за питание персонала (Письма Минфина от 14.09.2021 №03-04-05/74365 и от 22.09.2023 №03-04-06/90580).
Как правильно указать дату удержания налога в форме 6-НДФЛ, разъяснено в статье.
Определение этой даты зависит от конкретных обстоятельств:
- Если компания передает сотруднику продукты с заранее известной стоимостью, доход возникает в момент их передачи (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК).
- Если работодатель оплачивает услуги общепита и не может сразу рассчитать стоимость для каждого работника, доход признается в тот день, когда станет известна сумма расходов конкретного сотрудника. Например, если еда приобретается в корпоративной столовой, такой датой будет день составления отчета или иного документа, где произведен расчет стоимости питания для каждого работника.
Порядок определения налоговой базы при оплате питания: НДФЛ
Стоимость питания, которое работодатель оплачивает за сотрудника полностью или частично, подлежит включению в его налоговую базу (п. 1 ст. 210 и пп. 1 п. 2 ст. 211 НК).
Для расчета используется рыночная стоимость, включающая в себя НДС и акцизы. Если работник вносит частичную плату за питание, эта сумма вычитается из его общей стоимости (п. 3 ст. 105.3 и п. 1 ст. 211 НК).
В ситуации, когда для организации питания привлекается сторонний исполнитель, стоимость может подтверждаться, например, актами оказанных услуг или отчетами этой организации.
При выдаче сотрудникам талонов на питание на фиксированную сумму доходом признается номинал, указанный на талоне.
Следует учитывать, что работодатель должен быть готов обосновать применяемый им метод расчета стоимости перед налоговыми органами.
Какие еще налоги возникают при предоставлении питания работникам за счет работодателя, читайте здесь.
Порядок расчета, удержания и перечисления НДФЛ за бесплатное питание
Особых правил для исчисления, удержания и уплаты НДФЛ при предоставлении (оплате) сотруднику питания законодательством не установлено. В этой ситуации следует руководствоваться общим порядком исчисления, удержания и перечисления налога, который применяется к доходам, полученным в натуральной форме.
6-НДФЛ: особенности отражения дохода в натуральной форме, приведены в статье.
Случаи, когда питание сотрудников НДФЛ не облагается
НДФЛ не удерживается с оплаты питания, если работодатель предоставляет его на законных основаниях и в рамках установленных нормативов. В частности, от налогообложения освобождается выдача молока сотрудникам, занятым во вредных условиях труда (по результатам специальной оценки – о ее проведении здесь), при соблюдения норм выдачи (ст. 222 ТК, п. 1 ст. 217 НК, Письмо Минфина от 19.08.2020 №03-04-06/72760).
Аналогично, доход в виде питания не облагается налогом, если оно предоставляется лицам, занятым на сезонных полевых работах. Ключевым требованием для применения этой льготы является фиксация сезонного характера работ в трудовых договорах (п. 44 ст. 217 НК, Письмо Минфина от 03.03.2020 №03-04-06/15768).
Кроме того, объект налогообложения не возникает, если у работодателя нет технической возможности определить конкретных получателей и оценить ее денежный эквивалент (Письмо Минфина от 03.08.2018 №03-04-06/55047, п. 5 Обзора судебной практики по главе 23 НК РФ).
Стоит отметить, что ранее ведомство придерживалось иной точки зрения по этому вопросу (Письмо Минфина от 17.05.2018 №03-04-06/33350). Однако следование этой позиции может привести к спорам с контролирующими органами.
Спорные позиции по вопросу налогообложения питания в командировке НДФЛ приведены в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам в системе в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Облагается ли страховыми взносами компенсация питания? Подробности здесь.
Итоги
Облагается ли компенсация питания НДФЛ во многом зависит от возможности персонификации такой выплаты и документального оформления. В общем случае НДФЛ возникает, поэтому во избежание споров с налоговыми органами необходимо своевременно удержать налог и перечислить в бюджет.