Здравствуйте! Работник сдал документы на оплату льготной дороги на личном автотранспорте. Смущает то, что прежде чем выехать к месту отдыха, он каждый день, в течении недели заправлял автомобиль и канистры, далее эти чеки предоставил в бухгалтерию. Ссылаясь на то, что с топливом в дороге плохо. Правомерно ли это? Получается 7 чеков с АЗС за разные дни в одном городе. Учреждение муниципальное.
Сама по себе ситуация не является нарушением, но требует внимательной проверки. То, что чеки собраны в одном городе за несколько дней до выезда, — не автоматический повод отказать. Всё зависит от деталей и внутренних правил вашей организации. Сотрудник мог заправляться заранее, если:
1. Маршрут сложный, с участками, где АЗС редко расположены (например, трасса вдали от населённых пунктов). Он заправлялся «про запас», чтобы не остаться без топлива в пути.
2. Были личные дела в том городе перед началом основной поездки (встречи, оформление документов), и заправка логично вписалась в этот день.
3. В локальных актах организации прямо прописано, что при проезде личным транспортом компенсируются фактические расходы на топливо, подтверждённые чеками, без жёсткой привязки к датам строго «день в день» с отрезками пути.
Попросить сотрудника дать краткие пояснения: почему заправки были за несколько дней, как это соотносится с маршрутом. Запросить документ, фиксирующий план поездки.
Сопоставить объём израсходованного по чекам топлива с расчётным (по норме расхода для этой машины и протяжённости кратчайшего маршрута). Иногда фактическая сумма превышает расчётную — тогда компенсируют только расчётную величину. После этого принимайте решение.
1. Маршрут сложный, с участками, где АЗС редко расположены (например, трасса вдали от населённых пунктов). Он заправлялся «про запас», чтобы не остаться без топлива в пути.
2. Были личные дела в том городе перед началом основной поездки (встречи, оформление документов), и заправка логично вписалась в этот день.
3. В локальных актах организации прямо прописано, что при проезде личным транспортом компенсируются фактические расходы на топливо, подтверждённые чеками, без жёсткой привязки к датам строго «день в день» с отрезками пути.
Попросить сотрудника дать краткие пояснения: почему заправки были за несколько дней, как это соотносится с маршрутом. Запросить документ, фиксирующий план поездки.
Сопоставить объём израсходованного по чекам топлива с расчётным (по норме расхода для этой машины и протяжённости кратчайшего маршрута). Иногда фактическая сумма превышает расчётную — тогда компенсируют только расчётную величину. После этого принимайте решение.