Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Предположим, что вы бухгалтер и директор запросил у вас информацию о текущей задолженности перед фирмой по выданным подотчетам. Причем информация нужна по каждому подотчетному лицу и желательно с указанием даты выдачи подотчета.
Хорошо, когда на фирме 1 подотчетное лицо, которое вовремя отчитывается по всем выданным под отчет денежным средствам. В этом случае вы просто выводите сальдо по сч. 71 на текущую дату и показываете директору.
А если подотчетных лиц много и не все вовремя отчитываются по подотчетам — что делать? Каждый раз доставать все расходные кассовые ордера, банковские выписки, авансовые отчеты и вручную выписывать информацию по подотчетам? Вот тут и приходит понимание необходимости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, когда помимо простого сальдо (или оборота) по сч. 71 нужна еще и развернутая информация по нему:
- Ф. И. О. подотчетных лиц;
- даты и суммы выдачи подотчета;
- способы выплаты подотчета: наличный (Дт 71 Кт 50) или безналичный (Дт 71 Кт 51, 52);
- разъяснения по вопросам: когда, на что и в каком размере использован подотчет (Дт 10, 41, 20, 26, 44, … Кт 71).
Как провести аудит расчетов с подотчетными, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Как производится аналитический учет расчетов по подотчетам
О том, как должен вестись аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами, немногословно сказано в Плане счетов, утвержденном приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.: «… ведется по каждой сумме, выданной под отчет».
Более подробных разъяснений нет. Поэтому каждый бухгалтер вправе самостоятельно устанавливать свой порядок ведения аналитического учета по сч. 71 исходя из специфики деятельности обслуживаемой фирмы.
Рассмотрим на простом примере тот вариант ведения аналитического учета по сч. 71, по итогам которого возможна наиболее полная развертка информации для анализа расчетов с подотчетными лицами.
Пример
Предположим, что в ООО «Иллюзион» на 01.10.2021 нет остатков по сч. 71.
В период с 01.10.2021 по 15.10.2021 зафиксированы следующие операции по подотчетам:
| Ильин И.И. | Кирин К.К. | Шарнин Н.Н. |
| 05.10.2021 Дт 71 Кт51 - 156 400 руб. подотчетная сумма перечислена с расчетного счета на приобретение оргтехники | 06.10.2021 Дт 71 Кт 50 - 1 700 руб. подотчет выдан из кассы на приобретение канцтоваров | 12.10.2021 Дт 71 Кт 51 - 47 960 руб. подотчет перечслен с расчетного счета на приобретение мебели |
|
14.10.2021 сдан авансовый отчет на сумму 149 420 руб.: Дт 08 Кт 71 - 124 516,67 руб. Дт 19 Кт 71 - 24 903,33 руб. |
140.10.2021 сдан авансовый отчет на сумму 1 700 руб.: Дт 26 Кт 71 - 1700 руб.
|
Авансовый отчет не предоставлен. Плановая дата сдачи отчета - 21.10.2021г. |
|
На 15.10.2021 остаток невозвращенного подотчета - 6 980 руб. Дебетовое сальдо по сч 71 - 6 980 руб. |
На 15.10.2021 сальдо по сч 71 равно нулю |
На 15.10.2021 сумма невозвращенного подотчета равна 47 960 руб. Сальдо по Дт 71 - 47 960 руб. |
Проверьте, правильно ли вы составили проводки по подотчету с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Информация за период 01.10.2021–15.10.2021 по подотчетам в синтетическом учете будет выглядеть следующим образом:
|
Информация по счету |
Сч. 71 |
|
|
Дт |
Кт |
|
|
Начальное сальдо |
– |
– |
|
Оборот |
206 060,00 |
151 120,00 |
|
Конечное сальдо |
54 940,00 |
– |
Чтобы эта информация была изложена более полно, параллельно с синтетическим учетом подотчетных сумм необходимо вести еще их аналитический учет. Изучим порядок формирования сведений для аналитического учета по подотчетам на примере получателя подотчетных средств Ильина И. И.
Выдача подотчета
При вводе информации о выдаче под отчет денежных средств надо указывать как можно больше той информации, которая в будущем позволит качественно проконтролировать состояние выданных подотчетных сумм.
О том, как правильно оформить выдачу подотчета на карту сотрудника, читайте в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».
Авансовый отчет
Для аналитического учета использования подотчетных сумм в авансовом отчете, вводимом в 1С (или иную учетную программу), нужно наиболее четко и полно указать разъяснения по вопросам: на что потрачены выданные подотчетные суммы и чем обоснованы произведенные траты.
Для наиболее раскрытого аналитического учета подотчетных сумм к сч. 71 можно открыть субсчета. Например:
- 71-1-1 «Расчеты по проездным»;
- 71-1-2 «Расчеты по командировочным расходам»;
- 71-1-3 «Расчеты по прочим расходам»;
- 71-2-1 «Расчеты с собственными сотрудниками»;
- 71-2-2 «Расчеты с сотрудниками по договору ГПХ» и др.
Ведение аналитического учета по подотчетам подразумевает внесение разъяснительной информации, отвечающей на вопросы: когда, кем, зачем, на основании чего и в какой сумме были произведены операции с подотчетными суммами. После занесения в учетную программу всех этих сведений формируются сводные отчеты, так называемые регистры аналитического учета. С их примерами вы можете ознакомиться в следующем разделе.
О том, как проверить правильность заполнения авансовых отчетов, читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Регистры аналитического учета расчетов с подотчетными лицами — примеры
В учетной программе 1С базовые регистры аналитического учета по подотчетным суммам представлены в виде «Анализа сч. 71» и «Карточки сч. 71» (см. илл. 4).
Регистр «Анализ сч. 71» позволяет быстро просмотреть наличие (отсутствие) задолженности по каждому подотчетному лицу по состоянию на текущую дату.
Регистр «Карточка сч. 71» способен выводить развернутую информацию в разрезе отдельного подотчетного лица, с помощью которой можно проследить по датам всю историю выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.
При необходимости бухгалтер может выгрузить информацию по представленным выше отчетам в Excel и вывести собственные регистры аналитического учета подотчетных сумм. Также можно передать в службу поддержки учетной программы задание на внесение в список стандартных отчетов дополнительного (разработанного по собственной форме) аналитического регистра по подотчетным суммам.
Итоги
Аналитический учет расчетов по подотчетным суммам подразумевает внесение в бухучет информации по подотчетам в более детализированном варианте, чем просто обороты и сальдо по сч. 71. В современном бухгалтерском законодательстве отсутствует подробная инструкция по ведению аналитического учета по подотчетам. Поэтому каждый бухгалтер вправе разрабатывать и применять ту систему аналитического учета и регистров, которая наиболее полно раскрывает информацию о расчетах с подотчетными лицами.