Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту. Вы можете скачать их бесплатно:

Скачать образец заявления о подотчете на карту

Скачать образец приказа о подотчете на карту

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее __ рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

ВНИМАНИЕ! Требование об обязательном сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х дней с 30.11.2020 отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.