Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.
Вам помогут документы и бланки:

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).

Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО)...
В строке "Основание" РКО укажите:...
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Форма № АО-1

Скачать форму № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
22 марта 2021 08:13
Постоянная ссылка
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, если в авансовом отчете по командировке у сотрудника образуется перерасход, и наша организация (бюджетная, к слову) его возмещает, на каких счетах мы должны отразить возмещение перерасход: на 302 или 208?
Ответить
20 марта 2021 20:08
Постоянная ссылка
Добрый день. Подскажите имеет и места быть такая ситуация. Директор он же учредитель в единственном лице, закупает материалы, и уже позже предоставляет чеки. Составляем авансовый отчет и получается перерасход, который накапливается с годами.. в 2020году выплатили часть этого подотчета. Сейчас проверка и налоговая утверждает что такой ситуации в компании быть законодательно не должно. Ничего на просторах интернет найти не могу. Неужели так действительно нельзя.?
Ответить
21 марта 2021 10:13
Постоянная ссылка
С налоговым органом я спорить не могу. Но хотелось бы понимать, на какие конкретно законодательные акты они опираются, если утверждают, что такой ситуации "быть законодательно не должно".
Ответить
10 марта 2021 10:44
Постоянная ссылка
Добрый день!
У меня такой вопрос. После составления и утверждения АО возник перерасход. Мы его сразу сотруднику возмещаем. Делаем об этом запись на титульном листе АО. Нужно ли в следующем АО показывать во вкладке АВАНСЫ что перерасход выдан? Программа часто сама эти суммы ставит как выданные авансы.
Ответить
12 марта 2021 17:45
Постоянная ссылка
Не знаю, не уверена. Если вы показали возвращенную сумму перерасхода в одном авансовом отчете, то зачем вы будете показывать его в следующем? Можете задать свой вопрос на нашем форуме, возможно кто-то из его специалистов выскажет другое мнение, отличное от моего.
Ответить
4 февраля 2021 09:53
Постоянная ссылка
Здравствуйте, подскажите пожалуйста. Директор использует корпоративную карту для покупки материалов, хоз. инвентаря. Карта привязана к р/с организации. Соответственно дата по чеку отличается от даты списания с р/с. По правилам мы должны учитывать аванс по дате чека. Получается по авансовому отчету перерасход. Правильно ли это? Или как то по другому можно проработать этот аванс?
Ответить
4 февраля 2021 15:57
Постоянная ссылка
На много отличаются даты? Больше чем на один день? Так долго банк проводит списание? Если отличие - на один-два дня, то авансовый отчет можно на день позже составлять, можно же и на следующий день его сделать. НО если честно, я не вижу какой-то большой проблемы в вашей ситуации, даже если чек раньше, а списание позже. Если у вас УСН проводите расходы в день списания денег с расчетного счета, если нет - тогда вообще не понимаю, в чем проблема. У вас все объяснимо объективными факторами.
Ответить
4 февраля 2021 21:59
Постоянная ссылка
Объект налогооблажения УСН "Доходы".У нас производство и материалы необходимо списывать в день покупки. Задержка в списании ден. стредств с р/с 3-4 дня. Подумала, что это как то неправильно. По факту никакого перерасхода нет, а документально есть
Ответить
4 декабря 2020 08:28
Постоянная ссылка
Могу ли я перерасход по авансовому отчету с 2020 выдть в 2021 году
Ответить
4 декабря 2020 12:02
Постоянная ссылка
Да можете, сроков для таких расчетов законодательно не установлено, компания в локальных актах может их установить самостоятельно.
Ответить
20 марта 2020 17:53
Постоянная ссылка
Добрый день! Для Вас ничем не чревата данная ситуация. Отчитаться можно и по одному авансовому отчету и по двум и по трем. Нигде не прописано сколько должно быть авансовых отчетов за один расход. Но в Вашей компании возможно закреплено в учетной политике такой подход, как у Вас, но я такого идиотизма нигде не видела.
P.S.берегите природу, не портите лишнюю бумагу.
Ответить
11 марта 2020 08:04
Постоянная ссылка
Добрый день.
Уезжая в служебную командировку получил подотчетные средства на транспортные расходы. В командировке пришлось докупить материалы и транспортные расходы тоже превысили выдаваемую сумму. По приезду оформил Авансовый отчет с перерасходом средств. Бухгалтерия не приняла АО с перерасходом, сказали делать АО отдельно на выдаваемые средства и на перерасход.
Это правомерно? Чем чревата для меня такая ситуация?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Путеводители по бухучету различных операций есть в К+. Например, по учету МПЗ. Бесплатно на 2 дня.
Как с 2021 г. учитывать запасы по новому ФСБУ 5/2019 "Запасы"? Все подробности – в К+. Бесплатно, на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме