Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Особенности авансового отчета без кассового чека

Авансовый отчет без кассового чека - можно ли его составить на вполне законных основаниях? В статье ответим на этот вопрос и расскажем, какие здесь могут быть нюансы.

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Итоги

 

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Подробнее о заполнении формы АО-1 читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)». 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.

Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

  • бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
  • квитанция ПКО;
  • товарный чек.

Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем БСО

Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.

В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ. Но некоторым продавцам до 01.07.2019 дозволяется использовать типографские бланки. В этом случае структура бланка строгой отчетности должна удовлетворять критериям, которые зафиксированы в п. 3 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Так, в БСО должны быть указаны:

  • наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
  • номер, серия документа;
  • название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
  • ИНН, адрес поставщика ;
  • вид предоставленной услуги;
  • сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
  • дата расчетов;
  • должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.

БСО должен быть выпущен на типографском оборудовании и состоять из 2 элементов — основной части и корешка (являющегося копией либо отрывной частью первого элемента). Работник, оплатив услугу, получает, таким образом, корешок БСО. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету, а сведения из него вписывать в соответствующие графы.

Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.

О том, как меняются требования к оформлению БСО с вступлением в силу закона об онлайн-кассах, читайте в материале «Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы)».

А о тех, кто может продолжать работать с БСО до 01.07.2019, читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)».

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

  • печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
  • в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер - бланк и образец».

Дополняем авансовый отчет товарным чеком

Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:

  • порядковый номер, дату составления;
  • название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
  • ИНН поставщика;
  • перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
  • сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
  • должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Если какого-то из реквизитов нет, возможны претензии налоговиков к расходам. Поэтому просите подотчетника тщательно проверять выдаваемый ему документ. Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.

Про последние изменения в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» читайте здесь.

Итоги

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваши вопросы
17 июля 2019 14:11
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, достаточно ли одной товарной накладной к авансовому отчету при покупке ритуального венка?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить