Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в национальных стандартах — ГОСТах.
Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»).
И всё это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письмах от 15.04.2020 № 03-11-11/29958, от 22.04.2019 № 03-11-11/28986. Разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики могут их не принять. По крайней мере, именно такой вывод следует из письма Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882. Хотя в других письмах чиновники указывают, что в исключительных случаях использовать скан-образы первички для регистрации и накопления данных в регистрах бухучета можно (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). Но какие именно случаи являются исключительными они не поясняют.
Заметим, что отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 № Ф07-11552/2010).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Вопрос о том, как заверить копии документов, представляемых в налоговые органы, в Налоговом кодексе РФ подробно не регламентируется. Положениями п. 2 ст. 93 НК РФ установлено правило, согласно которому недопустимо требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
При оформлении копий нужно...
Порядок заверения смотрите в К+. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.