Электронные транспортные накладные в 2023 году: утвердили правила обмена

Переход на ЭДО в сфере перевозок: нормативная база

Введение электронных перевозочных документов, в том числе электронных транспортных накладных (ЭТрН) с 2022 года (и в 2023 году) предусмотрено:

• поправками в Устав автомобильного транспорта (утв. законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ), которые внесены законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ;
• разделом VIII Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200), который так и называется «Организация документооборота электронных перевозочных документов»;
• постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 «Об утверждении Правил обмена электронными перевозочными документами и сведениями...» (вступает в силу 01.09.2022).

Важно! Транспортная накладная — не единственный документ, переводимый в электронный вид. Будут также электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость.

Электронные перевозочные документы  направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Пока что предусматривается добровольное подсоединение участников перевозок к ГИС ЭПД (письмо Минтранса России от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ).. Далее возможен переход на обязательное использование ЭТрН. Но, так или иначе, полноценно функционировать ГИС начала с 1 сентября 2022 года, когда вступило в силу постановление № 931.

Возможность работать с ГИС ЭПД имеется не только у участников перевозки и операторов ЭДО, но и у контрольно-надзорных органов.

Важно! С 2022 года действует обновленная форма транспортной накладной.

Как перейти на электронный обмен транспортными накладными

Работать с ГИС ЭПД участники перевозок (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и пр.) будут не напрямую, а через посредника — оператора ИС ЭПД. Соответственно, потребуется заключить с оператором соглашение на оказание им таких услуг.

Важно! Оператор ИС ЭПД должен числиться в специальном реестре, администрируемом Минтрансом. Обмен ЭТрН через оператора, не включенного в реестр, не допускается.

Также соглашение об обмене электронными документами потребуется между участниками перевозки: грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. В нем нужно прописать всю схему электронного взаимодействия при выставлении, подписании, проверке ЭТрН, их отправки в ГИС.

Порядок обмена документами и сведениями, порядок их направления, а также технические требования к ИС ЭПД определит Правительство.

Использование электронных транспортных накладных может быть целесообразно, если транспортное предприятие использует электронные путевые листы.

В общем виде алгоритм будет выглядеть так (постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):

• грузоотправитель составляет ЭТрН или другой перевозочный документ и загружает его в формате XML в спецситему обмена файлами;
• оператор спецситемы проверяет формат файла, код документа и квалифицированную ЭП, если всё верно, загружает файлы в ГИС ЭПД;
• далее следует проверка файлов самой ГИС ЭПД, и при положительном результате система разрешает изменить статус перевозки;
• по получении груза грузополучатель открывает документ в системе и подтверждает приемку, подписывая ЭТрН своей электронной подписью — грузоотправитель видит, что товар принят.

В случае каких-то разногласий или отказа в приемке информация об этом также будет заноситься в ГИС.

Как функционирует электронный обмен документами, можно понять на примере счетов-фактур. Схема подробно разъясняется в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Посмотреть материал можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе. 

Далее потребуется определить способ, которым вы будете взаимодействовать с оператором: можно работать в облаке, а можно интегрировать ЭДО в свою учетную систему, но нужно убедиться, что такая возможность есть.

Для подписания электронных перевозочных документов нужно будет получить УКЭП для уполномоченных на это лиц.

Эксперты КонсультантПлюс рассказали о том, каким образом оформляется квалифицированная электронная подпись на юрлицо. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно. 

Ну и конечно потребуется снабдить ответственных за отгрузку-перевозку-приемку сотрудников соответствующими устройствами с доступом к ЭДО: планшетами, смартфонами и пр.

Плюсы и минусы перехода на ЭДО в перевозках

Плюсы:

• скорость обмена документами между участниками перевозки;
• многоступенчатая система проверки, сводящая к минимуму ошибки в электронных документах;
• доступ к документам 24/7 с любой устройства, возможность быстро найти документ и внести в него корректировки;
• минимизация риска претензий к расходам и вычетам НДС от налоговиков (у них не будет повода усомниться в реальности перевозки и существовании груза);
• экономия на бумаге, курьерской/почтовой доставке документов контрагентам, содержании архива и т. п. преимущества безбумажных технологий.

Минусом являются сопутствующие переходу «на цифру» дополнительные траты: на специальное ПО и оборудование, услуги операторов ЭДО, электронные подписи для работников и пр.

Итоги

Электронный документооборот в области перевозок начал вводиться с 2022 года. Сначала на добровольной основе, но в конце концов он может стать обязательным. Подключаться ли к нему сразу или подождать, пока система пройдет обкатку, решать только вам.