Заявление на получение «детского» вычета по НДФЛ достаточно получить с работника один раз. Пока право на вычет сохраняется, повторное получение заявления не требуется. Только смотрите, чтобы оно было бессрочным.

А вот документы, подтверждающие право на вычет, с работника придется требовать чаще. Если документ подтверждает право на вычет только в одном налогом периоде, то на последующие периоды его действие не распространяется.
На это указал Минфин в письме от 08.05.2018 № 03-04-05/30997.

Например, это касается вычета на учащегося 18–24 лет. Для получения вычета родитель такого ребенка должен принести справку из учебного заведения с указанием периода и формы обучения. Как правило, в справке указывается весь период обучения — с момента зачисления до планируемого выпуска. Однако за это время студента могут отчислить или он сам может бросить учебу. Поэтому такую справку целесообразно требовать от сотрудника как минимум 1 раз в год, лучше всего в самом его начале.

Так вы, во-первых, убедитесь, что обоснованно предоставили вычет за год истекший, а если окажется, что право на вычет работник утратил, успеете пересчитать НДФЛ. А во-вторых, у вас будет документ, подтверждающий вычет на очередной год.

Подробнее о налоговых вычетах на детей в 2018 году читайте здесь.