Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2016 году?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Максимальная сумма - подотчет в 2016 году предусматривает ее или нет? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть постоянно повышающийся интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым коммерсантами. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым суммам под отчет.

 

Какую сумму можно давать под отчет в 2016 году?

Подотчетные деньги и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Какие операции могут заинтересовать контролеров?

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Итоги

 

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя.
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.
  • Последующая выдача подотчетных средств сотруднику возможна только при отсутствии у него задолженности по ранее выданной сумме. При этом отчитаться (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств.

ВАЖНО! Правило «трех дней» распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. и на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

  • Проверяют авансовый отчет главбух, бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель. Он же утверждает отчетный документ и устанавливает срок, в течение которого производятся окончательные расчеты между фирмой (ИП) и сотрудником.

Заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на ограничение выдаваемой под отчет суммы наличности. Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых подотчетникам сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчетные деньги и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетными средствами, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая строго регламентирована п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 тыс. руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! На «обычных» физлиц (граждан, не являющихся предпринимателями), участвующих в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не распространяется. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), обязано также соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

Обратите внимание — относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, совершаемых в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства под отчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать, и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой под отчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги под отчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки — более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров?

Несмотря на то что лимита выдаваемых под отчет сумм в 2016 году не существует, неограниченная и необоснованная их выдача может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь проверяющих заинтересуют следующие операции:

  1. Выдача сумм сотруднику, не отчитавшемуся по ранее выданным суммам (на это есть прямой запрет в указании 3210-У).
  2. Выдача и возврат подотчетных средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).

О том, как определяется кассовый лимит, читайте в публикации «Как рассчитать лимит остатка кассы?»

  1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
  2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
  3. Выдача суммы, не соответствующей величине расходов, на осуществление которых она выдавалась.
  4. Направление подотчетных сумм на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение операций № 2–5 ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

  • расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
  • неоприходование в кассу наличности;
  • нарушение порядка ее хранения;
  • нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств под отчет может обойтись коммерсанту еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную под отчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат подотчетных средств используется для завуалирования превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций с подотчетными средствами, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013, постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).

О мерах ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, см. материал «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Максимальная сумма под отчет сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

О том, как отразить авансовый отчет в бухучете, см. материал «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

:lime'>«Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете»

 

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения