Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Под отчет (или) подотчет - как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач. Как оформить авансовый отчет? Можно ли выдавать денежные суммы под отчет сторонним лицам? Ответы на все этим вопросы вы найдете в данной статье.

 

Кому можно выдавать суммы под отчет?

Проверка бухгалтером авансового отчета

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

 

Кому можно выдавать суммы под отчет?

Для решения каких-либо производственных задач организация может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги из кассы предприятия могли только его штатные работники. С 2014 года ситуация изменилась. Предприятия получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. При этом ЦБ РФ пояснил, что денежные суммы могут выдаваться и сторонним лицам по расходным кассовым ордерам (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Конечно, вопрос выдачи сторонним лицам остается на усмотрение руководства предприятия и закрепляется во внутренних локальных актах, например в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Нелишним будет также установить перечень лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия.

Как и штатные работники, сторонние лица должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение 3 дней после:

  • Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается в заявлении лица на выдачу под отчет денежных сумм.
  • Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например в своей учетной политике.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям ФЗ № 402-ФЗ и содержать все обязательные реквизиты. Работник прописывает по строкам на оборотной стороне отчета произведенные им расходы, реквизиты документов и суммы. Каждая строка расхода должна быть подтверждена документально: товарными чеками, накладными, актами выполненных работ, бланками строгой отчетности и т.д.

Далее бухгалтер проверяет затраты согласно представленным оправдательным документам, проставляет суммы и счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу предприятия. В случае перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке «Унифицированная форма № АО-1 – Авансовый отчет (скачать)».

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Каждый факт хозяйственной жизни предприятия отражается бухгалтерскими записями с использованием счетов. Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример. ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 рублей на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 рублей, в том числе НДС 5 797 рублей. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дт 71 Кт 50 – выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру в размере 50 000 рублей.

Дт 10 Кт 71 – оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 рубля.

Дт 19 Кт 71 – выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 рублей.

Дт 50 Кт 71 – возвращены неиспользованные денежные суммы подотчетным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру на сумму 12 000 рублей.

Дт 68 Кт 19 – НДС принят к возмещению из бюджета в сумме 5 797 рублей (в случае наличия счета-фактуры от поставщика, выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).

Дт 91 Кт 19 – НДС списан в прочие расходы предприятия в сумме 5 797 рублей (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия документального подтверждения).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Для решения каких-либо производственных задач организация может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения