Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов и сроков их хранения. Приказ от 20.12.2019 № 236 действует с 18.02.2020. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с этой даты утратил силу.
В числе изменений — в том числе новые сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации. Так:
- счета-фактуры будут храниться 5 лет вместо 4;
- реестр сведений о доходах физлиц — 5 лет вместо 75;
- КУДИР при УСН — 5 лет, а не постоянно;
- графики отпусков — 3 года вместо 1 года;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — 5 лет вместо 3;
- документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.
Кроме этого, установлены сроки хранения для таких документов, как:
- карточки учета страховых взносов — 6 лет (при ведении лицевых счетов, при их отсутствии — 50/75 лет);
- заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
- уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.
Инструкция по применению нового перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В частности, в ней установлено, что:
- Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
- Соблюдать эти сроки должны все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения (от 1 года до 75 лет) документы подлежат уничтожению. До истечения сроков уничтожение запрещается и влечет за собой ответственность. Также в Инструкции разъясняется применение сроков, установленных как «постоянно», «до ликвидации», «до минования надобности», «до замены новыми».
- Организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов, но сокращать их запрещается.
ВАЖНО! Ни сам перечень, ни инструкция по его применению не содержат переходных положений об обратной силе данного документа. Каких-то официальных разъяснений по вопросу о том, применяются ли измененные сроки к документам, созданным до вступления нового перечня в силу, пока нет. Поэтому в отношении ранее изданных документов, по которым такие изменения произошли, рекомендуем выбирать (между перечнем Росархива № 236 и перечнем Минкультуры № 558) тот срок хранения, который больше.
Подробнее о сроках хранения документов читайте в этой статье.