Как заполнять сведения о застрахованном лице

С чего всё началось

С начала 2021 года все регионы Российской Федерации перешли на прямые выплаты ФСС (ныне этот фонд упразднен, вместо него действует СФР). К эксперименту, в котором на протяжении нескольких лет участвовали некоторые регионы, присоединилась вся Россия. С каждым годом список экспериментальных регионов постепенно расширялся, и в 2021 году в него включены абсолютно все территории РФ.

Прямые выплаты СФР (ранее - ФСС) изменили способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и некоторых других. Ранее денежные средства выплачивал работодатель работнику, а потом подавал пакет документов в Фонд социального страхования (ныне - Социальный фонд России) для возмещения произведенных расходов. Фонд проверял документы и при условии их корректности возвращал на расчетный счет работодателя выплаченные работнику деньги. 

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Суть прямых выплат заключается в том, что теперь работодатель ничего не выплачивает работнику. Он аккумулирует у себя документы, подтверждающие право на получение застрахованным лицом пособия, и передает их СФР (до 2023 года — в ФСС). А выплату работнику производит фонд. При этом для некоторых пособий правила остались прежними. В рамках данной статьи мы не будет останавливаться подробно на прямых выплатах.

Подробно о порядке прямых выплат СФР мы писали в статье «Прямые выплаты пособий в 2026 году: памятка для бухгалтера».

Новые формы документов для прямых выплат СФР

Практически любое изменение в работе бухгалтера сопровождается внесением изменений в действующие документы или утверждением новых. Так получилось и с прямыми выплатами СФР.

В связи с новым порядком выплат пособий были введены и новые формы документов. Какие-то из них применялись и раньше в экспериментальных регионах. Какие-то были созданы с нуля. Именно к таким ранее не применяемым формам относится форма сведений о застрахованном лице.

Изначально формы документов по прямым выплатам были утверждены приказом ФСС России от 04.02.2021 № 26 (который формально действует, но фактически не применяется).

Приказ утвердил около 20 новых форм: заявления, реестры сведений, решения об отказе, описи и справки-расчеты.

В нашей статье мы подробно остановимся на форме «Сведения о застрахованном лице» в СФР в 2026 году. С 31.05.2022 данная форма впервые была закреплена в приложении 1 «Сведения о застрахованном лице» приказа ФСС от 08.04.2022 № 119. В настоящее время действует форма из Приложения 1 к Приказу СФР от 22.04.2024 № 643 (ред. от 28.04.2025). Вы можете бесплатно скачать обновленный бланк сведений о застрахованном лице и образец его заполнения по этой ссылке.

Не надо путать форму для начисления пособий СФР с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах раздела 3 расчета по страховым взносам. Это различные типы сведений.

О разделе 3 расчета по взносам узнайте из статьи «Заполнение раздела 3 расчета по страховым взносам».

Ниже расскажем, как правильно заполнять сведения о застрахованном лице, приведем пример заполнения сведений о застрахованном лице в СФР, приложим образец заполнения сведений о застрахованном лице в 2026 году.

За отчетные периоды необходимо использовать актуальный бланк расчета по страховым взносам. Как заполнить расчет за полугодие 2026 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Образец заполнения. Это бесплатно. 

Сведения о застрахованном лице

Пошагово разберем применение бланка «Сведения о застрахованном лице» для выплаты пособий.

Для чего нужен бланк

С 2021 года ФСС (ныне - СФР) перечисляет пособия непосредственно работнику. Но для этого работодатель подает сведения в СФР (до 2023 года - в ФСС). Состав сведений и перечень документов разнятся в зависимости от вида назначаемого пособия. А вот сведения о застрахованном лице требуются в любом случае.

Кто должен заполнять сведения о застрахованном лице

В сведения о застрахованном лице для больничного данные вносит работодатель на основании предоставленной работником информации или же сам работник. Сведения о застрахованном лице содержат персональные данные работника.

Когда необходимо заполнять сведения

Порядок заполнения сведений о застрахованном лице для СФР предписывает создавать этот документ единожды при приеме сотрудника на работу.

Если речь идет о действующих сотрудниках, то здесь можно пойти двумя путями:

• постепенно собрать с них данные, необходимые для заполнения сведений о застрахованном лице, без больничного, то есть не дожидаясь наступления страхового случая;
• дождаться наступления страхового случая и только тогда заполнить форму.

Возникает вопрос, как часто заполнять сведения о застрахованном лице? Для дальнейших страховых случаев применяется все тот же бланк, то есть повторно его заполнять не нужно.

Корректируют форму только в случае, если были изменены сведения о застрахованном лице. Тогда бланк перезаполняют актуальными данными.

Что подлежит отражению в бланке сведений

Печатную форму сведений о застрахованном лице вы можете скачать по ссылке в начале нашей статьи. Там же вы найдете заполненный образец.

Для ответа на вопрос, как заполнять бланк сведений о застрахованном лице, приведем перечень основных данных, отражаемых в документе:

С 31.05.2022 в форме также появилось поле для указания пола застрахованного лица.

Форма достаточно простая, заполнение не должно вызвать затруднений. Отметим некоторые моменты.

Правила заполнения сведений о застрахованном лице уже подразумевают, что перечисление пособий может производиться только на карты МИР.

Альтернатива оформления карты МИР — это получение пособий по почте или на банковский счет, к которому не привязана карта.

Частый вопрос: кто должен подписывать сведения о застрахованном лице и нужно ли подписывать сведения о застрахованном лице?

Кто подписывает сведения о застрахованных лицах, указано в самом конце документа. Форма подразумевает три подписи:

1. Подпись заявителя — застрахованного лица или его представителя. Одновременно с подтверждением правильности сведений, указанных в форме, физлицо, ставя подпись, соглашается с обработкой персональных данных в целях получения пособия.

Персональным данным посвящен материал «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».

2. Подпись страхователя-работодателя.
3. Подпись работника СФР.

Правила внесения данных в бланк сведений

Порядок заполнения сведений о застрахованном лице допускает как бумажный, так и электронный вариант составления формы. Ведь подать документы в СФР на выплату пособий можно в электронном и в бумажном виде. Правда, бумажный вариант подходит не всем.

Бумажный вариант

Какой ручкой заполнять сведения о застрахованном лице, если документ имеет бумажный формат?

Здесь инструкция по заполнению сведений о застрахованном лице не отличается оригинальностью и допускает классический вариант заполнения сведений черными или синими (фиолетовыми, голубыми) чернилами и желательно печатными буквами. Выходить за рамки клеточек недопустимо.

Электронный вариант

Здесь может быть много вариантов, в зависимости от того, через какую программу вы передаете сведения в СФР.

Можно передавать через СБИС сведения о застрахованном лице и все иные документы, можно заполнять сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП. Также передают сведения о застрахованном лице в СФР через «1С:Предприятие».

Для справки: передача в ФСС сведений о пособиях могла быть осуществлена через ЗУП. По аналогичным принципам осуществляется передача данных в СФР.

В ЗУП открывается Отчетность и справки — Передача в ФСС сведений о пособиях. Далее по кнопке СОЗДАТЬ выбираем Сведения для реестра прямых выплат ФСС.

Далее попадаем в форму, где в закладках можно ввести все те же данные, что включены в сведения о застрахованном лице.

Итоги

Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом СФР № 643 (в последней редакции) и применяется для получения пособий от фонда. Заполняется бланк единожды при поступлении на работу (если человек уже работает, то можно оформить их в любой момент до наступления страхового случая). Корректировать сведения придется, если в них произошли изменения. Не надо путать форму СФР со сведениями о застрахованных лицах, заполняемыми периодически в целях персонифицированного пенсионного учета в разделе 3 расчета по страховым взносам.