Работа с самозанятыми в 2025 году: как не попасть в группу риска

Ананьева Аксана Алексеевна, ведущий юрисконсульт «МКПЦН-Консультант» 

Подмена трудовых отношений: что нужно знать

Кроме стандартных методов - налоговых проверок, запросов документов и вызовов на беседы -, не так давно появились такие методы выявления подмены трудовых отношений самозанятостью, как скоринговая система и «зарплатные комиссии». Помимо ответственности (штрафов, пеней) будут воздействовать на нарушителей иными способами, включая их в реестр недобросовестных работодателей.

Для начала приведем информационную базу, с которой обязательно нужно ознакомиться всем работодателям.

• Критерии подмены трудовых отношений перечисляются в письмах ФНС РФ:
  • от 16 сентября 2021 г. № АБ-4-20/13183@
  • от 15 апреля 2022 г. № ЕА-4-15/4674
  • от 11 ноября 2024 г. № АБ-4-20/12835@
• Достаточно подробно различия трудовых и гражданско-правовых договоров разъяснены в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей - физических лиц и у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».
• Работе новых «зарплатных комиссий» посвящено постановление Правительства РФ от 03.05.2024 № 571 «Об утверждении Положения о создании и деятельности межведомственных комиссий субъектов Российской Федерации по противодействию нелегальной занятости».
• Перечень сведений о компаниях, которые налоговый орган может передавать в «зарплатные комиссии» установлен приказом Минтруда РФ от 02.02.2024 № 40н.

Все подробности о том, как ФНС выявляет подмену трудовых отношений самозанятостью, смотрите в этом материале.

Новые методы выявления подмены трудовых отношений и борьбы с ней

К таким методам относятся:

1) Скоринговая система «Мобильное автоматизированное рабочее место» (МАРМ НПД).

Это специальная автоматизированная система, которая в режиме реального времени анализирует более 20 параметров работы компании: изменение количества персонала, объем выплат самозанятым, периодичность выплат, их источники, количество заказчиков у самозанятого, постоянство взаимоотношений сторон, связь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей и др. Если выявляются признаки подмены трудовых отношений, организация попадает в группу риска. Ей отправляется уведомление. Если после этого компания не уточняет свои налоги, инспекция запрашивает пояснения, вызывает на допросы самозанятых и их заказчиков, анализирует документы и проводит камеральные и выездные проверки. По их результатам организация может быть привлечена к налоговой ответственности.

2) Межведомственные комиссии по выявлению нелегальной занятости (так называемые «зарплатные комиссии»).

Это специальные комиссии, которые начали работать с мая 2024 года. В них входят представители разных ведомств (Роструд, ФНС, Соцфонд, МВД, местная администрация, судебные приставы и т.д.). Комиссии проверяют организации и ИП, которые прикрывают трудовые отношения гражданско-правовыми договорами, в том числе с самозанятыми, платят зарплату ниже МРОТ и т.п. Вызов на комиссию могут получить те, у кого за 12 месяцев: число контрагентов-самозанятых 11 человек или больше, средний месячный размер оплаты самозанятому свыше 20 000 рублей, средняя продолжительность сотрудничества с самозанятым более 3 месяцев (приказ Минтруда РФ от 02.02.2024 № 40н). Если компания (ИП) добровольно не устранит нарушения, договор с самозанятым могут переквалифицировать в трудовой договор, а нарушителю грозят доначисление налогов, взносов, штрафы и пени за неуплату.

3) Реестр недобросовестных работодателей.

Новым средством борьбы с нарушителями с 1 января 2025 года будет ведение Рострудом реестра недобросовестных работодателей. В «черный список» будут вноситься компании и ИП, у которых обнаружены случаи нелегальной занятости (в том числе прикрытия договорами с самозанятыми трудовых договоров) и иные нарушения. Правила создания и ведения этого реестра будут установлены Правительством РФ. Работодателям, включённым в реестр, грозят внеплановые проверки, ограничения в доступе к субсидиям, грантам, льготным кредитам, налоговым преференциям и государственным закупкам.

Критерии риска: на что точно обратят внимание

На что обязательно обратит внимание налоговая служба при мониторинге или проверке организации (ИП):

• самозанятый работает только с одним заказчиком, в основном с одним или постоянно с одними и теми же компаниями;
• большая доля доходов, полученных от конкретной организации в общей массе доходов самозанятого;
• компания работает с большим количеством самозанятых;
• у компании резко уменьшилось количество штатных сотрудников и увеличилось число договоров с самозанятыми;
• размер выплат самозанятым намного больше, чем работникам по трудовому договору;
• самозанятому платят вознаграждение ежемесячно (1-2 раза) в примерно постоянной сумме, в одни и те же даты;
• самозанятый работает с нынешним или бывшим работодателем;
• связи текущих заказчиков плательщиков НПД с их бывшими работодателями;
• был «групповой переход» работников из одной организации в другую, но уже в качестве самозанятых. При этом одна организация подконтрольна другой;
• самозанятый долго работает на одного работодателя: три и более месяца подряд;
• «массовая постановка на учет» и «массовые регистрации дохода»: заказчик  организует регистрацию для работников в качестве плательщиков НПД с использованием одной электронной почты для всех работников, использует одно техническое средство для формирования чеков.

В зоне риска и те компании, у которых в договорах с самозанятыми есть такие условия, которые говорят о трудовых отношениях (либо в договорах их нет, но они есть по факту).

Что нужно делать компаниям и ИП, чтобы безопасно работать с самозанятыми и избежать переквалификации договоров с ними в трудовые

Перечислим основные действия, которые помогут безопасно работать с самозанятыми.

1) Перед заключением договора с самозанятым:

• проверьте, есть ли у человека статус самозанятого. Это можно сделать через специальный сервис на сайте ФНС РФ или запросив у самозанятого справку о статусе плательщика НПД из приложения «Мой налог»;
• выясните, есть ли у самозанятого другие заказчики. Безопасно, когда он сотрудничает не только с вашей компанией (ИП). Особенно рискованно, если самозанятый зарегистрировал статус плательщика НПД непосредственно перед заключением договора с вашей организацией. Если самозанятый такую информацию не предоставит, можно направить ему официальный письменный запрос (на фирменном бланке, с подписью руководителя и печатью компании). Запрос и ответ на него будут доказательством проявления вами должной осмотрительности в случае проверки ФНС;

2) В договоре с самозанятым:

• используйте термины из гражданского права (исполнитель, заказчик, работа, услуга, акт выполненных работ), но ни в коем случае не из трудового права (работодатель, график работы, социальные гарантии, должность и т.п.);
• предметом договора должно быть не выполнение длящихся функций или обязанностей по какой-либо должности (специальности), или какого-либо вида работ, а конкретная работа/услуга (работы/услуги), определенное задание. Желательно прописать результат, который должен быть получен по итогу их выполнения/оказания. Перечень работ/услуг можно вынести в приложение к договору, например, в спецификацию. Например, предмет договора в виде оказания юридической услуги по представлению интересов заказчика в суде по конкретному делу, или разработки конкретного перечня договоров – безопасная практика. Если же просто указать в договоре, что исполнитель оказывает юридические услуги (а тем более «выполняет обязанности юриста»), это наверняка вызовет интерес налоговой.
• указывайте в договоре срок выполнения работ (а лучше начальный и конечный сроки) — дату, до которой они должны быть выполнены, срок лучше указать не более 3 месяцев (п. 3 приказа Минтруда России от 2 февраля 2024 г. № 40н);
• установите обязанность самозанятого сообщить о прекращении его статуса в кратчайший срок и ответственность (неустойку, штраф) за ее не соблюдение;
• пропишите обязанность выставить вам чек на каждую сумму оплаты в кратчайший срок, санкции за ее не выполнение;
• укажите, что стороны обязательно составляют акт выполненных работ или оказанных услуг, срок в течение которого исполнитель должен его подписать и направить заказчику;
• оплату в договоре привязывайте к подписанию акта выполненных работ, например, в течение 5 рабочих дней с даты подписания сторонами акта выполненных работ;
• не указывайте ежемесячную оплату (1-2 раза в месяц) в постоянной сумме в одни и те же дни (особенно, если они совпадают с днями выплаты зарплаты сотрудникам);
• нельзя указывать, что получение статуса самозанятого – обязательное условие заключения договора.

Как оформить договор с самозанятым лицом? Все подробности здесь.

3) В плане оформления других документов:

• на каждую работу/услугу подписывайте в 2-ух экземплярах двусторонний акт выполненных работ (оказанных услуг). Этот документ важен в случае проверки налоговыми органами. Акт должен содержать объем оказанных услуг (в единицах измерения или перечне конкретных действий).

О требованиях ФНС к подтверждению расходов на работы, услуги самозанятых подробно рассказано в этом материале.

• не составляйте на самозанятого кадровые документы (табель учета рабочего времени, штатное расписание, графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника, приказы и т.п.);
• не должно быть оформленного на него пропуска на территорию работодателя, подписей самозанятого в журнале регистрации прихода-ухода сотрудников на работу;
• самозанятый не должен расписываться в документах по охране труда (журнал регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда);
• не оформляйте на самозанятого расчетные листы о начислении заработной платы, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника;
• самозанятый не должен заполнять или подписывать документы о хозяйственной деятельности работодателя (товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон спора, в том числе по электронной почте);

4)  В отношении оплаты услуг/работ самозанятого:

• перед каждой оплатой проверяйте статус самозанятого на сайте ФНС РФ, т.к. прекратить этот статус он может в любой момент, а последствия для вас будут очень неприятные, в виде обязанности заплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период работы после прекращения статуса, а также пени и штраф в случае не уплаты;
• оплату производите только после подписания сторонами акта выполненных работ (оказанных услуг);
• не оплачивайте работы/услуги регулярно (1-2 раза в месяц) в примерно одинаковых суммах в примерно одни и те же даты, а только по факту выполнения работ и подписания акта;
• требуйте от самозанятого чек после каждой оплаты услуг/работ.

5) Иные рекомендации:

• заказчик не должен обеспечивать самозанятого рабочим местом, полностью обеспечивать инструментами и оборудованием;
• привлекайте самозанятых к тем работам и услугам, которые не являются основной деятельность вашей организации. Например, если в вашей фирме, специализирующейся на оказании бухгалтерских услуг, часть бухгалтеров будут работать как самозанятые, придется объяснить налоговой, почему они не в штате; если же вы производственное предприятие и привлекли самозанятого бухгалтера для разъяснения изменений налогового законодательства (или для других конкретных разовых услуг), то это нормальная ситуация;
• не работайте с самозанятыми, которые являются сотрудниками вашей компании или уволились из нее менее 2 лет назад;
• важно быть в контакте с самозанятым, с которым сотрудничаете. Это поможет вам в случае вызова самозанятого на допрос в налоговую, для получения от него необходимых документов и информации.

А главное, всегда помните, что самозанятый – это не работник компании, а  самостоятельный контрагент по договору, независимый бизнес-субъект, которого вы не можете контролировать. Он действует только в своих интересах и самостоятельно осуществляет свою деятельность.

Договор с самозанятым все же признали трудовым? Как правильно в таком случае рассчитать НДФЛ? Об этом вы можете узнать в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет к ней доступа, получите пробный. Это бесплатно.

Примеры из судебной практики

Ошибки при работе с самозанятыми можно увидеть на примерах судебной практики. Мы отобрали наиболее интересные судебные решения:

1. Постановление 18-го арбитражного апелляционного суда от 17.05.2024 № 18АП-4991/2024 по делу № А76-16028/2023.

Группа взаимозависимых компаний уволила сотрудников в нескольких своих организациях, а затем одна из них наняла этих сотрудников как самозанятых (ранее именно в этой компании они не работали). При этом договоры хоть и заключались на срок до месяца, но регулярно перезаключались (свидетельство непрерывной работы), оплата осуществлялась ежемесячно, услугой было изготовление мебельных компонентов на оборудовании компании, из ее материалов с качеством, соответствующим техническим условиям компании, у компании имелась постоянная потребность в этих услугах (которые соответствовали ее ОКВЭД); в актах оказания услуг не было конкретного объема выполненных работ; для самозанятых доход от оказания услуг компании являлся единственным источником дохода, и иным лицам услуги они не оказывали. Компания не сумела привести суду разумные экономические причины привлечения самозанятых вместо работников по трудовому договору. В итоге суды сделали вывод: единственной целью компании было получение необоснованной налоговой выгоды за счет экономии на страховых взносах и НДФЛ.

1. Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 13.06.2024 № Ф06-4196/2024 по делу № А57-10945/2023.

Суды трех инстанций признали отношения с самозанятыми трудовыми, а их привлечение компанией – схемой ухода от налогов на основании следующих выявленных признаков:

• регистрация всех  физлиц в качестве плательщиков НПД произошла в один день;
• оказание услуг было систематическим и длительным, по истечение срока договора (3 мес.) заключался новый такой же договор с самозанятым;
• в договорах с самозанятыми предусмотрено выполнение ими работ по определенной специальности (водитель, грузчик, логист и т.п.), а не выполнение разового задания;
• характер услуг предполагает оказание их конкретным лицом, что свойственно трудовым отношениям;
• в договорах нет дат начала и окончания работ;
• у большинства самозанятых в период оказания услуг компании не было других заказчиков, а компания была их единственным источником дохода от применения режима НПД;
• допрошенные самозанятые пояснили, что выполняли те же работы, что и сотрудники компании, при приеме на работу проходили собеседование, регистрация в качестве самозанятого являлась обязательным условием для их найма компанией, работали они по графику, установленному компанией, подчинялись руководству компании и ее внутреннему трудовому распорядку и т.д.

Еще больше судебных решений по этой теме вы найдете в системе КонсультантПлюс. Получите пробный онлайн доступ к системе бесплатно.

Итоги

Привлечение самозанятых должно быть вызвано разумной экономической деятельностью и объективной необходимостью, а не желанием избежать налогов, взносов, трудовых гарантий работникам. Например, на некоторые срочные (разовые) работы на стройку нет смысла принимать работников в штат, проще и быстрее нанять самозанятых. Но если у вас самозанятый дизайнер выполняет все функции штатного дизайнера, очень вероятно, что налоговая спросит, почему он не в штате организации. Учитывая, что выявить нарушения государству становится все проще, компаниям нужно проявлять с самозанятыми должную осмотрительность и самим четко отслеживать свои риски, не дожидаясь уведомления из налоговой.