Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какие документы нужны при приеме на работу (2023 - 2024)?

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

  • паспорт или иное удостоверение личности;
  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на ЭТК;
  • СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

  • документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
  • диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
  • справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

  • свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
  • иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
  • военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
  • справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ). С 2021 года впервые поступившим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется только в электронном виде.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС».

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

  • справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
  • справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий (с 2023 года эта справка отменена, но Роструд все еще рекомендует работодателям ее выдавать);
  • документы, подтверждающие состав семьи;
  • другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Добавить в закладки
Вопросы по этой теме
Если вы не нашли ответ, то задайте вопрос нашему профессиональному сообществу на форуме.
Нужно ли сообщать в военкомат, если приняли работника без документов воинского учета?
Да, в военкомат нужно подать сведения по установленной форме. Если этого не сделать, возможен крупный штраф.
Ваши вопросы
5 октября 2023 19:04
Постоянная ссылка
Нет трудовой, и не было, что делать в этом случае?
Ответить
6 октября 2023 08:41
Постоянная ссылка
Здравствуйте, такое возможно, к примеру, в случае приема сотрудника без опыта работы (тогда первичное оформление книжки, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, производится в 5-дневный срок с даты приема). Смотрите подробнее о приеме на работу без трудовой книжки в этом материале.
Ответить
10 мая 2023 03:18
Постоянная ссылка
работа предполагает выезд за границу обязан ли работадатель требовать загранпаспорт
Ответить
10 мая 2023 13:27
Постоянная ссылка
В ст. 65 ТК РФ этого документа нет, однако Вам нужно учесть, что без него вы не сможете выполнить возложенные на Вас трудовые функции.
Ответить
17 ноября 2022 19:45
Постоянная ссылка
добрый день, при трудоустройстве на должность начальника светной палаты какие долкументы необходимо представить в отдел кадров?
Ответить
4 августа 2022 04:34
Постоянная ссылка
Добрый день, какие нужно документы работодателю при трудоустройстве на работу начальника участка СДМ(бульдозера, экскаваторы погрузчика и т.д)
Ответить
7 июля 2022 16:26
Постоянная ссылка
Добрый вечер, подскажите пожалуйста, для трудоустройства в школу нужно ли свидетельство о вакцинации от Ковид?
Ответить
22 марта 2022 18:04
Постоянная ссылка
Добрый день! При устройстве на работу, в отделе кадров, у меня потребовали, кроме паспорта, трудовой книжки и диплома: СНИЛС, карточку медстраховки, ИНН, причём со всех документов сняли ксерокопии. Насколько это законно?
Ответить
22 марта 2022 10:11
Постоянная ссылка
Если утерен аттестат о среднем образовании и диплом о профессиональном образовании,возможно ли трудоустройство в ГБУ? В трудовой книжке записи о профобразовании присутствуют.
Ответить
22 марта 2022 21:05
Постоянная ссылка
Решение о трудоустройстве принимает работодатель. Кроме того к некоторым должностям могут быть предъявлены квалификационные требования, которые и подтверждает диплом. Если работа не предполагает какой либо квалификации, препятствий для трудоустройства нет.
Ответить
27 мая 2020 14:34
Постоянная ссылка
Добрый день, мы выехали на Пмж с Казахстана,сейчас мы граждане России. Сыну для устройства на работу требуют выписку о его пенсионных перечисления начиная с 2001 из Казахстана. Правомерно ли такое требование кадровика?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить