Когда заполняют записку-расчет о предоставлении отпуска работнику?
Записка-расчёт всегда идёт в паре с приказом на отпуск (форма Т-6 или Т-6а). Сначала приказ, потом — или одновременно — записка. Без приказа записка незаконна.
Сроки (ст. 136 ТК РФ):
- Записка должна быть полностью оформлена и подписана не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
- Это требование относится к обеим сторонам: кадровая часть должна быть готова заранее, бухгалтерская — за 3 дня до выплаты.
Практика 2026 года: многие компании сначала рассчитывают отпускные в учётной системе, затем распечатывают Т-60 «под роспись». Это допустимо, но дата подписи бухгалтера не должна быть позже даты фактической выплаты отпускных.
О составлении графика отпусков узнайте из этого материала.
Кто заполняет записку-расчет о предоставлении отпуска работнику?
Кто заполняет (разделение зон ответственности):
|
Сторона документа |
Кто заполняет |
За что отвечает |
|
Лицевая (реквизиты работника, период, даты, вид отпуска) |
Кадровик / инспектор по кадрам |
Правильность рабочего года, количества дней отпуска, ссылки на приказ |
|
Оборотная (расчёт среднего заработка, суммы, НДФЛ, удержания) |
Бухгалтер по зарплате |
Арифметика, выбор периода, учёт премий, соответствие МРОТ |
Документы‑основания перед заполнением
- График отпусков (или заявление работника, если не по графику).
- Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).
- Табель учёта рабочего времени (за предыдущие 12 месяцев — для проверки отработанных дней).
- Расчётные листки / карточки сотрудника.
Как рассчитать отпускные, если работница уходит в очередной отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Как заполнить форму Т-60?
Лицевая сторона — для кадровика. В верхней части:
- Наименование организации, код по ОКПО.
- Номер документа (сквозной по журналу регистрации), дата составления.
Основной блок:
- Период работы (рабочий год, за который дают отпуск). Это не календарный год! Пример: 01.03.2025 – 28.02.2026.
- Вид отпуска (ежегодный основной / дополнительный / учебный / без сохранения содержания — последний не оплачивается, но записка всё равно нужна для кадрового учёта).
- Количество календарных дней отпуска. Если отпуск делится на части — оформляется отдельная записка на каждую часть.
- Дата начала и дата окончания.
- Основание: номер и дата приказа по форме Т-6 или Т-6а.
Подпись кадровика с расшифровкой и датой.
Частая ошибка 2026 года: кадровики путают «количество дней отпуска» и «количество дней, подлежащих оплате». Если в отпуск попал нерабочий праздник (например, 12 июня), оплачиваемых дней меньше, но в графе «количество дней отпуска» пишут фактические календарные дни (с праздником). Бухгалтер потом сделает поправку в расчёте.
Оборотная сторона — для бухгалтера. Бухгалтерская часть состоит из трёх смысловых блоков.
Блок 1. Расчётный период и выплаты:
- Указывается период: 12 календарных месяцев до начала отпуска.
- Помесячно перечисляются суммы, включаемые в средний заработок (зарплата, премии, надбавки, районные коэффициенты).
- Не включаются: больничные, командировки, предыдущие отпускные, матпомощь (кроме свыше 4000 руб.), дивиденды, компенсация питания/проезда.
Блок 2. Количество отработанных дней:
- Для полностью отработанных месяцев проставляется 29,3 (среднемесячное число календарных дней, ст. 139 ТК РФ).
- Для неполных месяцев — пересчёт по формуле: 29,3 / Кол-во календарных дней месяца × Кол-во отработанных календарных дней.
Блок 3. Расчёт суммы к выдаче:
- Средний дневной заработок = Сумма выплат / Отработанные дни.
- Сумма отпускных начисленных = Средний дневной × Дни отпуска (без учёта праздников, если они выпали).
- Удержано: НДФЛ, алименты по исполнительным листам, профвзносы (по заявлению).
- Сумма к выплате = Начислено – Удержания.
- Реквизиты платёжного документа (платёжная ведомость Т-53 или РКО).
Подпись бухгалтера + расшифровка.
Подробнее об «отпускном» расписании узнайте из материала «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Как предоставить очередной ежегодный отпуск после декрета - отпуска по уходу за ребенком? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Можно ли утвердить свою форму Т-60?
Организация вправе утвердить свою форму записки-расчёта. Но обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ никто не отменял.
Минимально допустимый набор:
- Название документа («Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику»).
- Дата составления.
- Имя организации — создателя документа.
- Содержание операции (текст: «работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с ... по ...»).
- Измерители: натуральный (количество дней отпуска) и денежный (сумма отпускных).
- Должности лиц, оформивших операцию: кадровик и бухгалтер.
- Их подписи с расшифровкой.
Чего нельзя удалять из своей формы:
- Поле для расчёта среднего заработка (оно же — обоснование суммы).
- Указание ставки НДФЛ (в 2026 году обязательно, так как ставок несколько: 13%, 15%, 18%, 20%, 22% — в зависимости от дохода).
- Дату начала отпуска (без неё не проверить срок выплаты за 3 дня).
Типичная ошибка 2026 года. Компания скачала «красивую» форму с интернета, где нет отдельной строки «сумма к выплате на руки», а есть только «начислено отпускных». Итог: налоговая не видит выделения НДФЛ → претензия по ст. 120 НК РФ (грубое нарушение правил учёта доходов). Штраф от 10 000 руб.
Как рассчитываются отпускные в записке-расчете по форме Т-60
Исходные данные для примера
- Сотрудник: Петров А.С., оклад 95 000 руб.
- Отпуск с 5 июня 2026 на 14 календарных дней.
- В расчётном периоде (июнь 2025 – май 2026):
- Сентябрь 2025: был в командировке 10 дней.
- Декабрь 2025: премия 50 000 руб. (за год, но по условиям включается полностью).
- Март 2026: больничный 8 дней.
Заполняем записку-расчёт:
Лицевая сторона (кадровик)
- Рабочий период: 01.10.2025 – 30.09.2026 (если отпуск авансом — допустимо).
- Вид отпуска: основной.
- Даты: 05.06.2026 – 18.06.2026 (включительно).
- Количество дней: 14.
Оборотная сторона (бухгалтер):
Выплаты помесячно (таблица в записке):
|
Месяц |
Зарплата |
Премия |
Итого |
Примечание |
|
Июнь 2025 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Июль 2025 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Август 2025 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Сентябрь 2025 |
95 000 / 22×12 = 51 818 |
— |
51 818 |
командировка 10 дней |
|
Октябрь 2025 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Ноябрь 2025 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Декабрь 2025 |
95 000 |
50 000 |
145 000 |
годовая премия |
|
Январь 2026 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Февраль 2026 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Март 2026 |
95 000 / 22×16 = 69 091 |
— |
69 091 |
больничный 8 дней |
|
Апрель 2026 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Май 2026 |
95 000 |
— |
95 000 |
|
|
Итого |
1 120 909 |
50 000 |
1 170 909 |
|
Отработанные дни (календарные):
-Полные месяцы (июнь, июль, август, октябрь, ноябрь, январь, февраль, апрель, май): 9 мес. × 29,3 = 263,7.
- Сентябрь (командировка): 29,3 / 30 × (30 – 10) = 19,53.
- Март (больничный): 29,3 / 31 × (31 – 8) = 21,74.
- Всего дней: 263,7 + 19,53 + 21,74 = 304,97.
Средний дневной заработок: 1 170 909 / 304,97 = 3 839,72 руб.
Сумма отпускных начисленных: 3 839,72 × 14 = 53 756,08 руб.
НДФЛ 2026 (важно!): Доход Петрова с начала года (январь–май) = 95 000×5 = 475 000 руб. + отпускные 53 756 = 528 756 руб. До 2,4 млн — ставка 13%. НДФЛ = 53 756,08 × 0,13 = 6 988,29 руб.
Удержания по иным основаниям: нет.
Сумма к выплате на руки:
53 756,08 – 6 988,29 = 46 767,79 руб.
Платёжный документ: платёжная ведомость № 237 от 02.06.2026.
Особые случаи при заполнении формы Т-60
- Отпуск с захватом праздников. Пример: отпуск с 1 по 15 июня 2026. 12 июня — нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК РФ). Он не входит в число дней отпуска.
-В приказе и в лицевой стороне Т-60 пишем: отпуск с 01.06 по 16.06 (15 календарных дней + 1 праздник = итого 16, но праздник не оплачиваем).
-Бухгалтер в расчёте умножает средний заработок на 15 дней.
-Если ошибиться и заплатить за 16 дней — переплата, которую можно удержать только с согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
- Отпуск в месяце повышения МРОТ. С 1 января 2026 года МРОТ = 27 093 руб. Допустим, отпуск начинается 05.01.2026. Если средний месячный заработок сотрудника (на полной ставке) меньше 27 093 — пересчитываем по МРОТ: 27 093 / 29,3 = 924,67 руб. — минимальный средний дневной заработок. Вписываем в записку эту цифру вместо расчётной.
- Отпуск внешнему совместителю. Записка-расчёт оформляется в каждой организации, где работает совместитель. Расчётный период и выплаты берутся только по данному работодателю. Средний заработок ниже не сравнивается с МРОТ (п. 19 Постановления № 922).
- Прогрессивная ставка 15%. Если годовой доход сотрудника превышает 2,4 млн руб. (но не доходит до 5 млн), с отпускных удерживается 15% в части превышения.
Пример: доход до отпуска — 2 350 000 руб. Отпускные — 100 000 руб.
- 2 350 000 + 100 000 = 2 450 000.
- Превышение над 2,4 млн = 50 000 руб.
- С 50 000 → 15% = 7 500 руб.
- С остатка 50 000 → 13% = 6 500 руб.
- Итого НДФЛ 14 000 руб.
В записке-расчёте бухгалтер обязан отразить две ставки и расчёт по частям. Если этого нет — документ неверен.
Расчет количества дней отпуска в 2026 году: формулу и пример разместили тут.
Ответственность за составление формы Т-60 и и сроки хранения в 2026 году: цена ошибки
|
Нарушение |
Нормативная база |
Последствия и размер ответственности |
|
Отсутствие записки-расчёта при фактическом предоставлении отпуска |
Ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (первичный учётный документ не составлен) |
Первичный документ отсутствует → расходы на отпускные не подтверждены. Итог: исключение отпускных из расходов по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ), доначисление налога, пени, а также штраф по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы). Прямого штрафа «за отсутствие формы» нет, но налоговые последствия — фатальны. |
|
Неправильный расчёт среднего заработка (ошибка в количестве дней, неверное исключение периодов) |
Ст. 15.11 КоАП РФ (грубое искажение данных бухгалтерского учёта) |
Искажение любой статьи расходов более чем на 10% влечёт штраф: |
|
Подпись только кадровика, отсутствие подписи бухгалтера |
Ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (неполный набор обязательных реквизитов первичного документа) |
Документ считается недействительным — не подтверждает факт хозяйственной операции. Последствия: |
|
Выплата отпускных без оформления записки-расчёта (документальное подтверждение отсутствует в принципе) |
Ст. 252 НК РФ (расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы) |
Налоговая инспекция исключает отпускные из состава расходов при расчёте налога на прибыль. Доначисление: |
Какая предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение графика отпусков? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Где и как хранить форму Т-60:
- В бумажном или электронном виде (при ЭДО).
- Срок хранения: 5 лет (по перечню, утв. Приказом Росархива № 236).
- Если отпуск предоставлен за вредные условия (СОУТ 3–4 степени) — 50 лет.
- Хранится в бухгалтерии вместе с расчётными ведомостями, а не в личном деле работника.
О том, как составить заявление на отпуск, узнайте из статьи «Заявление на очередной отпуск — образец и бланк».
Итоги
В 2026 году записка-расчёт — это не формальность, а защитный документ. Она доказывает, что:
- отпускные рассчитаны по правильному периоду;
- применён актуальный МРОТ (27 093);
- НДФЛ удержан по нужной ставке (13/15/18/20/22);
- срок выплаты (за 3 дня) соблюдён.
Рекомендация: не изобретайте велосипед с формой, если штатная Т-60 работает. Если меняете — обязательно покажите новую форму налоговому консультанту. Ошибка в реквизитах стоит денег.