Главбух уходит в отпуск: список дел
Итак, вот основное (и обязательное), что вы должны сделать, прежде чем отправиться отдыхать:
- решите, кто будет замещать вас на время отпуска;
- оформите передачу полномочий;
- дайте инструкции остальной бухгалтерии;
- сообщите об отпуске в ИФНС;
- сдайте кассу.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Какие возможны риски при передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска? Ответ смотрите в готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.
Решаем, кому передать дела на время отпуска
Первое, что нужно сделать, — это выбрать кандидата на временное исполнение неотложных главбуховских обязанностей, таких как:
- Подписание первички и счетов-фактур.
Загрузить образец такого приказа можно в «КонсультантПлюс», получив к системе пробный доступ. Это бесплатно:
См. также: «Главный бухгалтер в отпуске - кто подписывает документы».
- Взаимодействие с обслуживающим компанию банком: отправку платежей, снятие и внесение наличных на счет и др. Для этого может потребоваться оформление временной карточки с образцом подписи замещающего вас лица. А еще нужно попросить кого-то мониторить информацию о возможных проблемах у банка, чтобы в случае их возникновения не остаться без счета, денег и с неуплаченными налогами.
- Электронный документооборот с налоговиками, на письма которых нужно незамедлительно реагировать, в т. ч. отправкой квитанций о получении требований и ответами на эти требования. Ведь в НК РФ для этого установлены четкие сроки, несоблюдение которых может обернуться штрафом.
См.: «Электронное требование считается полученным тогда, когда его открыли».
Возможны и другие обязанности, которые могут потребовать оперативной реакции.
Кандидат должен быть надежным и квалифицированным. И кстати, это необязательно должен быть один сотрудник. Можно распределить обязанности между несколькими людьми, ориентируясь на их компетенцию.
Оформляем передачу полномочий
Передачу или распределение обязанностей нужно задокументировать. Порядок документооборота зависит от того, в какой форме происходит делегирование полномочий. А варианты здесь могут быть такие:
- Временное замещение. В этом случае оформляют приказ и допсоглашение к трудовому договору с замещающим главбуха работником. Не забывайте, что за совмещение ему полагается доплата.
Образец дополнительного соглашения на совмещение должностей можно скачать в «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ:
- Внутреннее совместительство. Здесь потребуется заключить с работников отдельный трудовой договор о работе по совместительству, издать приказ о приеме и назначить вторую зарплату — совместительскую.
В чем разница между совместительством и совмещением, мы рассказывали здесь.
Нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку работника? Ответ на этот вопрос смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.
- Временный перевод. В этом случае работник временно перемещается на вашу должность, а со своей снимается. Смотрите, как оформить приказ о переводе. Но заметим, что на практике для подмены главбуха этот вариант используют редко.
Нужно ли как-то специальным образом оформять передачу дел, если у главбуха есть заместитель? Получите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и смотрите ответ чиновника ГИТ.
После того как передача полномочий будет оформлена, известите о ней сотрудников других отделов, с которыми регулярно контактируете.
Инструктируем подчиненных
Чтобы бухгалтерия работала слаженно, каждый специалист должен четко знать свои функции, а также порядок взаимодействия с остальными бухгалтерами и работниками других отделов. По-хорошему, все это должно быть прописано в должностных инструкциях. Но все же полезно иметь некие памятки, особенно по ключевым и экстренным вопросам.
Составьте, например, памятку на случай получения из инспекции требования о представлении документов или пояснений. Опишите в ней процедуру ответа на такое требование, крайние сроки. Замещающий вас сотрудник может быть не настолько компетентен, чтобы дать инспекторам грамотный ответ. Но попросить налоговую об отсрочке со ссылкой на ваш отпуск он, думаем, будет в состоянии. Бланк соответствующего уведомления доступен по ссылке ниже. Можете сделать для подчиненных образец:
Уведомление о невозможности представления в установленный срок документов
Составить такую памятку вам помогут рекомендации и образец от экспертов «КонсультантПлюс». Они есть в готовом решении. Вы даже можете просто сохранить этот материал и передать его замещающему вас сотруднику. Это бесплатно, если получить пробный доступ к системе.
Сообщать ли об отпуске главбуха налоговой?
Обязанности извещать ИФНС об уходе главбуха в отпуск нет. Но вы можете это сделать — письмом от имени компании в свободной форме. И мы считаем это очень даже разумным шагом.
Конечно, откладывать намеченные мероприятия из-за вашего отпуска контролеры не обязаны, но они могут принять его во внимание. Им самим проще общаться с главным бухгалтером, чем с менее компетентными представителями фирмы, хотя могут быть и обратные ситуации.
В крайнем случае, если в ваше отсутствие случится какое-то недоразумение или нарушение, данное уведомление можно будет попробовать использовать как смягчающее обстоятельство. Бухгалтерские больничные в этом качестве суды принимают.
Сдаем кассу
Если вы являетесь материально ответственным лицом в отношении наличных в кассе, перед отпуском обязательно проведите инвентаризацию кассы.
Подробнее о ней читайте в этой статье. А бланк и образец акта можете скачать здесь.
А еще с замещающим вас работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы он отвечал за сохранность наличных и их недостачу в случае ее возникновения.
Какую материальную ответственность несет главбух, мы рассказывали здесь.
Итоги
Это только общий список мероприятий для главного бухгалтера перед отпуском. С учетом специфики вашего места работы он может быть гораздо длиннее нашего. Не поленитесь проделать все это и сможете насладиться отпуском по полной программе.
Хорошего вам отдыха!