Откуда можно узнать о периоде хранения книг покупок и продаж
Книги покупок и продаж являются документами налогового учета и предназначены для формирования налоговой отчетности по НДС. Поэтому для определения периода их хранения нужно ориентироваться на нормы налогового законодательства. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, равен четырем годам.
На этот же период хранения указывают п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
На нормативно закрепленный период хранения книг покупок и продаж не влияет их форма — бумажная или электронная. Но от формы зависит порядок хранения книг:
- бумажные экземпляры требуют ежеквартальной распечатки, подписания руководителем, прошивки страниц, нумерации и скрепления печатью (при ее наличии);
- электронные книги подписываются усиленной электронной подписью при отправке в ИФНС, если их запросят налоговики; распечатывать и подписывать книги для целей хранения не требуется.
О нюансах ведения и представления в налоговые органы книг покупок и продаж рассказываем в материалах:
- «Как сдать в налоговую электронную книгу покупок и продаж»;
- «Книга покупок и книга продаж: ведение и оформление для расчетов по НДС».
Не забывайте, что с 01.01.2025 книга покупок и книга продаж ведутся по новым формам. Обновления связаны с введением для упрощенцев обязанностей по уплате НДС. Некоторые из них освобождены от НДС, другие могут применять пониженные ставки налога, но без права на вычет. Вне зависимости от применяемых ставок все упрощенцы, не освобожденные от НДС, обязаны вести книги продаж и покупок.
Скачать новые бланки можно у нас на сайте:
Бланк книги покупок
Скачать образец заполнения книги покупок по новой форме с 01.01.2025 можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.
Бланк книги продаж
Скачать образец заполнения книги продаж по новой форме с 01.01.2025 можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.
Как не ошибиться с датой начала отсчета срока хранения
По нормам налогового законодательства срок хранения книги покупок и книги продаж составляет четыре года с даты последней записи. Но что считать последней записью? Будет ли это заключительная запись в последней строке книги покупок/продаж или нужно учесть что-то еще? Разберемся с помощью примеров.
Пример 1
Последняя запись в книге покупок ООО «Стройкомплект» за 3-й квартал 2024 года датирована 28 сентября. Это означает, что хранить книгу следует до окончания 3-го квартала 2028 года.
В ноябре 2024 года в книгу покупок за 3-й квартал 2024 года потребовалось внести изменения. Был оформлен дополнительный лист № 1 к книге покупок за корректируемый период. В связи с этим срок хранения стал длиннее. Отсчет периода хранения теперь нужно начинать с даты, указанной в дополнительном листе.
Если в дальнейшем в эту книгу покупок еще будут вноситься изменения, срок ее хранения будет снова переноситься.
Пример 2
Индивидуальный предприниматель Пушкарев Д. Р. применяет общую систему налогообложения и уплачивает НДС с 3-го квартала 2022 года, с момента начала своей деятельности. За этот период ему не приходилось вносить корректировки в книгу продаж и оформлять в связи с этим доплисты. По окончании 3-го квартала 2026 года ИП Пушкарев Д. Р. может на законных основаниях книгу продаж за 3-й квартал 2022 года уничтожить.
Как нужно поступить с книгами покупок и продаж, срок хранения которых закончился, расскажем далее.
Нормативный период хранения истек: что делать с книгами
Компании или ИП могут устанавливать свои сроки хранения книг покупок и продаж. Но с учетом одного обязательного правила — самостоятельно установленные сроки не могут быть меньше тех, что установлены в налоговом законодательстве. То есть можно установить срок хранения книг покупок и продаж 5, 6, 10 лет или иной срок, превышающий четырехлетний период хранения (отсчитываться который должен с момента последней записи в указанных регистрах).
Накапливать бумаги с истекшим сроком хранения не имеет смысла. Но если внутренними НПА были установлены увеличенные сроки хранения отдельных документов, их необходимо соблюдать.
Как только срок хранения книги покупок/продаж закончился, ее можно уничтожить. Способ уничтожения зависит от того, в какой форме книга хранилась:
- от бумажного экземпляра можно избавиться путем измельчения в шредере или утилизировать иными доступными способами;
- информацию из электронной книги покупок/продаж можно стереть или перезаписать (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст), а также уничтожить данные вместе с носителем.
Подробнее о процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения расскажем в этом материале.
Срок хранения сокращен: как и кого накажут
Если книгу покупок/продаж уничтожить раньше, чем завершится нормативно закрепленный срок хранения, возможны негативные последствия. Они затронут как саму компанию, так и ее администрацию:
За какие нарушения могут оштрафовать по ст. 126 НК РФ, узнайте из этой публикации.
Итоги
Книги покупок и продаж необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. При внесении изменений в книги после их составления четырехлетний срок хранения начинается заново после каждой корректировки. Нарушение срока хранения книг покупок и продаж грозит компании и ее директору штрафом.