Заявление на получение «детского» вычета по НДФЛ достаточно получить с работника один раз. Пока право на вычет не меняется, повторное получение заявления не требуется. Только смотрите, чтобы оно было бессрочным. При этом сотрудника нужно проинструктировать, что, потеряв льготу, он лично обязан довести до служащих бухгалтерии информацию об утрате права на вычет.
Образец заявления ищите здесь.
А вот документы, подтверждающие право на вычет, с работника придется требовать чаще. Если документ подтверждает право на вычет только в одном налогом периоде, то на последующие периоды его действие не распространяется.
На это указывает Минфин в письмах от 21.07.2020 № 03-04-05/63596, от 08.05.2018 № 03-04-05/30997.
Например, это касается вычета на учащегося 18–24 лет. Для получения вычета родитель такого ребенка должен принести справку из учебного заведения с указанием периода и формы обучения. Как правило, в справке указывается весь период обучения — с момента зачисления до планируемого выпуска. Однако за это время студента могут отчислить или он сам может бросить учебу. Поэтому такую справку целесообразно требовать от сотрудника как минимум один раз в год, лучше всего в самом его начале.
Так вы, во-первых, убедитесь, что обоснованно предоставили вычет за год истекший, а если окажется, что право на вычет работник утратил, успеете пересчитать НДФЛ. А во-вторых, у вас будет документ, подтверждающий вычет на очередной год.
Как предоставляется налоговый вычет по НДФЛ на детей в различных ситуациях, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в материал. Это бесплатно.