Как быть с отрицательными суммами в форме 6-НДФЛ?

В каких строках 6-НДФЛ возможны отрицательные суммы

Могут ли строки отчета 6-НДФЛ принимать отрицательные значения? Приказ ФНС России от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ в актуальной редакции, утвердивший новую форму расчета и расшифровывающий строки 6-НДФЛ, в п. 9 Порядка заполнения расчета отвечает на этот вопрос достаточно четко. Отрицательные показатели в расчете не допустимы. Рассмотрим вопрос подробнее.

Актуальный бланк 6-НДФЛ вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

6-НДФЛ за 3 квартал 2024 года (9 месяцев 2024 года) Скачать

Все строки 6-НДФЛ (первого, второго разделов и приложения в годовом расчете) делятся на 4 группы:

• календарные;
• количественные;
• долевые;
• суммовые.

Ячейки, посвященные датам и срокам (календарные), можно сразу исключить из нашего анализа, поскольку даты и сроки не могут принимать отрицательные значения.

Количественных ячеек в 6-НДФЛ две — стр. 110 и стр. 111. Они отражают число получивших доход физических лиц — их значение не может опускаться ниже 0 даже по законам математики.

Долевые ячейки в отчете 6-НДФЛ отражают налоговые ставки и являются самыми короткими по количеству знаков — они показывают ту долю дохода физического лица в процентах, которую по закону требуется отдать в бюджет (13, 30% и др.). Поскольку отрицательных налоговых ставок не существует, в данном случае эти ячейки рассмотрению не подлежат.

Об изменениях в порядке исчисления НДФЛ с 2025 года мы писали в статье. 

О группе суммовых ячеек поговорим в следующем разделе.

Знакомьтесь с алгоритмами заполнения строк отчета 6-НДФЛ с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Порядок заполнения строки 160 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 170 формы 6-НДФЛ».

Как заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал (9 месяцев) 2024 года без ошибок? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и ознакомьтесь с инструкцией по заполнению и образцом 6-НДФЛ.

Потенциально «отрицательные» ячейки отчета 6-НДФЛ

Рассмотрим обобщенную группу числовых ячеек отчета 6-НДФЛ, предназначенных для отражения суммовых значений:

• начисленных и полученных физическими лицами доходов (стр. 120, 121 и др.);
• налоговых вычетов и расходов (стр. 130);
• исчисленного (стр. 140) и удержанного (стр. 160 срасшифровкой по строкам 161-166) НДФЛ;
• фиксированного авансового платежа (стр. 150);
• суммы налога на прибыль, подлежащая зачету (стр. 155);
• не удержанного налоговым агентом подоходного налога (стр. 170) и излишне удержанного (стр. 180);
• НДФЛ, возвращенного налоговым агентом (стр. 190 с расшифровкой по строкам 191-196).

Часть указанных ячеек принимать отрицательные значения не могут (стр. 130, 150 и др.) — минусовым не может быть фиксированный авансовый платеж или налоговый вычет.

Начисленный минусовой доход или отрицательный удержанный налог — таких понятий в бухгалтерском и налоговом учете не существует.

В результате в разряде потенциально «отрицательных» остается строка отчета 6-НДФЛ, отражающая исчисленный НДФЛ (стр. 140).

В следующих разделах подробнее остановимся на потенциально «отрицательных» отчетных показателях 6-НДФЛ.

Как отразить авансы по налогу на прибыль, если получилась отрицательной разность строк 180 текущей и прошлой декларации — см. в материале «Как заполнить налоговую декларацию по налогу на прибыль».

Примеры возникновения отрицательных сумм в 6-НДФЛ

Рассмотрим на примерах, как поступить с отрицательными суммами, возникающими при оформлении 6-НДФЛ.

Пример 1

Савельева С. А. в июле 2024 года устроилась в ООО «Столярные работы» на полставки дворником, получая ежемесячно 6 000 руб. за отработанные часы. Заявление на «детские» вычеты (на троих детей) она вовремя в бухгалтерию не принесла, поэтому за первый месяц работы НДФЛ был исчислен с полной суммы ее заработка:

6 000 руб. × 13% = 780 руб.

Какие документы потребуются для получения вычета на детей — см. в материале «Стандартные налоговые вычеты в 2024 году (НДФЛ и др.)».

В августе (после получения от сотрудницы необходимых документов) ей были предоставлены вычеты за 2 месяца (июль и август), исходя из стандартного ежемесячного «детского» вычета в 5 800 руб. (1 400 руб. × 2 чел. + 3 000 руб.).

Об изменениях в размере детских вычетов читайте в статье. 

НДФЛ нарастающим итогом рассчитали следующим образом:

(6 000 руб. × 2 мес. – 5 800 руб. × 2 мес.) × 13% – 780 руб. = –728 руб.

Излишне удержанный налог был возвращен работнице по ее заявлению.

Расчеты по НДФЛ в июне:

(6 000 руб. × 3 мес. – 5 800 руб. × 3 мес.) × 13% = 78 руб.

В данном примере появление отрицательной суммы НДФЛ связано с его перерасчетом.

Поскольку в 6-НДФЛ существует строка 190, предназначенная для отражения возвращенного налоговым агентом НДФЛ, встает вопрос: отражать ли возврат НДФЛ по данной строке или достаточно заполнить стр. 160 (общую сумму удержанного налога) с учетом возврата?

Поскольку все суммы в 6-НДФЛ приводятся нарастающим итогом, а отчет 6-НДФЛ оформляется ежеквартально, то по результатам 3-го квартала (9 месяцев) по данной сотруднице НДФЛ к уплате в бюджет нарастающим итогом составит 78 руб. — (6 000 руб. – 5 800 руб.) × 3 мес. × 13%. Эта сумма и должна быть отражена по стр. 160 отчета 6-НДФЛ.

Пример 2

Исходя из условий предыдущего примера, рассмотрим ситуацию, когда сотрудница Савельева С. А. работает не половину рабочего времени, а только 2 часа в день — 0,25 ставки (ежемесячный заработок 3 000 руб.).

В этой ситуации в первый же месяц ее работы (если вычеты предоставлялись ежемесячно) при расчете НДФЛ возникает отрицательная сумма:

(3 000 руб. – 5 800 руб.) × 13% = –364 руб.

Для этой ситуации алгоритм действий другой — возврат НДФЛ здесь не производится, а в 6-НДФЛ строки оформляются следующим образом:

• стр. 120 (начислен «зарплатный» доход) — 9 000 (3 000 руб. × 3 мес.);
• стр. 130 (налоговый вычет) — 9 000 (так как фактический вычет составил 17 400 руб. (5 800 руб. × 3 мес.), что превышает начисленный доход,— вычет предоставляется в размере дохода);
• данная выплата не участвует в формировании раздела 1, так как НДФЛ с нее не удерживаетсяи не перечисляется.
  

В рассмотренном случае необходимо исходить из требований п. 3 ст. 210 НК РФ для ситуаций, когда вычет превышает доход, — налогооблагаемая база по НДФЛ становится нулевой, как и сам налог.

Как отразить стандартные и другие виды вычетов в расчете 6-НДФЛ, подскажет Готовое решение от КонсультантПлюс. Для просмотра материала получите демо-доступ к системе. Это бесплатно.

Каким способом можно облегчить формирование 6-НДФЛ, включая проверку на наличие ошибок и отправку отчета налоговикам, расскажет материал «Порядок формирования 6-НДФЛ в программе 1С».

Итоги

В 6-НДФЛ заполнить ячейку отрицательным значением невозможно. Каждый конкретный случай возникновения минусовых сумм при расчете НДФЛ в целях заполнения указанного отчета необходимо рассматривать отдельно с учетом требований законодательства.