Как списать безнадежную дебиторскую задолжненность

Что такое безнадежная «дебиторка»?

Для определения момента, когда можно списать дебиторскую задолженность, как безнадежную, нужно понимать, что попадает по это понятие. «Дебиторка» — это сумма долга, причитающаяся организации от юридических или физических лиц. Нереальным к взысканию признается тот долг, по которой исчерпаны все законные способы возврата денег.

Ключевое отличие от сомнительной «дебиторки» заключается в перспективах возврата: сомнительный долг еще может быть погашен (он резервируется), а безнадежный — нет, и подлежит списанию. Избавление от безнадежной «дебиторки» позволяет «очистить» баланс и снизить сумму налогового обязательства по налогу на прибыль.

Как списать безнадежную задолженность с истекшим сроком исковой давности рассказали тут.

Как считать срок давности дебиторской задолженности?

Согласно положениям статьи 196 ГК РФ этот срок - 3 года. Отсчет ведется с даты, когда кредитор узнал или должен был узнать о долге и о том, кто является дебитором (п. 1 ст. 200 ГК РФ). Если срок возврата долга четко прописан в договорных документах, то от него начинается отсчет.

Пример: Товар отгружен 13 января 2022 года. Договор предусматривает оплату до 23 января 2022 года. Если деньги не поступили до этого дня, начинается отсчет срока со следующего дня и истекает 24 января 2025 года. 

Как провести анализ задолженности читайте в статье «Анализ дебиторской и кредиторской задолженности (нюансы)».

Важно учитывать правила, когда срок давности прерывается. Они обозначены в ст. 203 ГК РФ. В статье приведены ситуации, позволяющие прервать срок исковой давности. Для этого должник должен совершить одно из действий, которые дают понять, что дебитор признает долг за собой:

• подписание акта сверки взаимных расчетов;
• частичная оплата долга;
• письменное признание претензии.

С этого момента начинается новый отсчет. Например, если акт сверки подписан 1 февраля 2024 года, то новый трехлетний срок начинает отсчитываться со 2 февраля 2024 года.

Какие основания для списания просроченной дебиторской задолженности в БУ и НУ?

Причины и повод для списания невозвратной «дебиторки» в  БУ и НУ во многом совпадают, но имеют свои нюансы.

В бухгалтерском учете списание производится на основании п. 77 Положения, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. Основанием являются:

• исключение должника из ЕГРЮЛ;
• прекращение исполнительного производства;
• истечение срока давности

В налоговом учете перечень оснований строго регламентирован п. 2 ст. 266 НК РФ:

1. истечение срока исковой давности;
2. исключение из ЕГРЮЛ по любому основанию (Письмо Минфина № 03-03-06/6337 от 26.01.2024);
3. ликвидация организации-должника;
4. списание по новому основанию с 2026 года: прекращение обязательств военнослужащих по кредитам в установленных законом случаях.

Для каждой из этих ситуаций требуется свой пакет подтверждающих документов. Отсутствие документального подтверждения — самая частая причина для исключения суммы из расходов при налоговой проверке.

Как списать дебиторскую задолженность ликвидированной организации? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Как документально оформить списание просроченной дебиторской задолженности?

Процедура списания требует строгого соблюдения документооборота.

1. Проведение инвентаризации. Обязательный первый шаг. Издается приказ руководителя о проведении инвентаризации расчетов с покупателями и прочими дебиторами (форма ИНВ-22). По результатам составляется акт инвентаризации расчетов (форма ИНВ-17), где перечисляются все выявленные суммы просроченной задолженности.
2. Сбор документов-оснований. Необходимо собрать пакет документов, подтверждающих безнадежность долга:

• Первичные документы: договоры, товарные накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг, счета-фактуры, подтверждающие возникновение задолженности.
• Документы-основания: выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника, решение суда об отказе во взыскании или о признании должника банкротом, постановление об окончании исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания.
• Бухгалтерская справка-расчет. В ней подробно обосновывается, почему долг признан безнадежным, и приводится расчет срока исковой давности.

3. Издание приказа о списании. Унифицированной формы нет, компания разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике.

Важно! Электронные образы документов (скриншоты с сайтов госорганов) не являются достаточным основанием для списания и могут служить лишь дополнением к бумажным оригиналам или надлежащим образом заверенным копиям.

Как создавать и использовать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Проводки по списанию безнадежной дебиторской задолженности

Подход к отражению операции на бухгалтерских счетах различается для компаний, которые создали резерв по сомнительным долгам, и для тех, кто этого не сделал.

Вариант А: Резерв создан. Списываем просроченную “дебиторку” за счет резерва.

• Дт 63 Кт 62 (60, 76...) — списана безнадежная “дебиторка” за счет резерва. Если его средств не хватает, остаток списывается на прочие расходы:
• Дт 91-2 Кт 62 (60, 76...) — списана “дебиторка”, не покрытая резервом.

Вариант Б: Резерв не создан. Вся сумма безнадежного долга списывается напрямую на прочие расходы:

• Дт 91-2 Кт 62 (60, 76...) — списана безнадежная “дебиторка”.

Отражение за балансом: Списание долга в БУ не означает, что он аннулирован. Для контроля за возможностью взыскания сумма отражается на забалансовом счете 007 в течение 5 лет с момента списания:

• Дебет 007 — отражена списанная “дебиторка” на забалансовом счете.

В налоговом учете для компаний на ОСНО безнадежная задолженность включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) либо списывается за счет резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК РФ). Для компаний на УСН такие расходы не уменьшают налоговую базу.

с НДС при списании дебиторской и кредиторской задолженности могут возникнуть спорные ситуации. Подробности см. в материалах:

• «Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности?»;
• «НДС при списании кредиторской задолженности: проблемные ситуации».

Как создать и использовать резерв по сомнительным долгам в налоговом учете? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Итоги

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности не меняется со временем. Важно правильно определить срок давности и основание для списания. Результатом процедуры становится акт списания просроченной дебиторской задолженности, на основании которого бухгалтер делает проводки.