Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Добавить в закладки
Ваши вопросы
26 июля 2023 17:40
Постоянная ссылка
Приказы нумеруем с буквами . пример 1/У-2023 (увольнение) ,1/П-2023 (прием) и т.д. Храним все приказы в одной папке. спорный вопрос как ставить номер ? по порядку или каждый вид с единицы начинать?
Если в январе прием был 1/П-2023, то в марте увольнение ставить 1/У-2023 или уже 2/У-2023?
Ответить
27 июля 2023 20:48
Постоянная ссылка
Все на Ваше усмотрение, нормами закона это никак не регулируется.
Ответить
21 июля 2023 13:22
Постоянная ссылка
Доброго дня, подшиваем кадровые приказы, в каком порядке их разложить от 1 до.....100 или от 100 до 1?
Ответить
22 июля 2023 23:59
Постоянная ссылка
У нас сверху всегда идут последние приказы. Спросите на нашем форуме: кто как делает подшивки. Но вообще не думаю, что это как-то принципиально и Вас кто-то накажет за порядок, в котором Вы подшиваете документы.
Ответить
24 июля 2023 10:45
Постоянная ссылка
Спасибо за ответ
Ответить
21 февраля 2023 21:21
Постоянная ссылка
Добрый день. Я, проработала учителем-дефектологом 5 месяцев. Большую часть времени я была на больничном, так как получила перелом ноги. я уволилась по соглашению сторон пункт 1 части статьи 77. Приказ № 3г .Что означает приказ № 3г или 3ч.(Написано неразборчиво. Спасибо. Жду ответа. До свидания.
Ответить
1 сентября 2023 08:45
Постоянная ссылка
Добрый день!

Буква обозначает группу приказов. Причём, это может быть произвольная буква для всех кадровых приказов, или всех кадровых по увольнению, а цифра - порядковый номер приказа в текущем году.

В принципе, в статье сверху об этом сказано
Ответить
31 января 2023 12:08
Постоянная ссылка
Добрый день. Подскажите какой номер приказа я могу поставить , если по дате он раньше первого?
Ответить
31 января 2023 13:56
Постоянная ссылка
Любой, наказания за это не предусмотрено, можете например поставить предыдущий номер с литерой "б" или через дефис - 2.
Ответить
31 марта 2022 10:46
Постоянная ссылка
Добрый день. Организация не большая, молодая. Можно ли в одной папке хранить приказ на вывод в выходной день и о дисциплинарном взыскании, нумеровать их последовательно по датам? Срок хранения у них ведь одинаковая 5 лет и они оба по личному составу, верно?
А в другой папке - поощрение сотрудников, возмещение расходов за пройденный мед.осмотр за свой счет, выполнение доп.работы в порядке совмещения Срок хранения 50 лет, также по личному составу?
Ответить
31 марта 2022 14:00
Постоянная ссылка
Можно хранить их так, как вы сочтете удобным, главное, чтобы в случае необходимости, Вы быстро нашли нужный документ.
Ответить
16 марта 2022 10:27
Постоянная ссылка
Добрый день, в нашей организации приказы поделены на приказы по кадрам (К) и по основной деятельности (ОД). Можно ли к приказу по кадрам добавлять еще букву, если вносим его задним числом, например, приказ 20а-К (20б-К) или это неправильно?
Ответить
16 марта 2022 14:17
Постоянная ссылка
Оформлять задним числом неправильно. Но на практике возникает, к сожалению, такая необходимость (например номера на определенную дату месяца уже заняты, а о необходимости издать приказ становится известно в конце месяца). Механизм регистрации приказов нормативно не урегулирован, поэтому наказания за указанный Вами способ нумерации не будет.
Ответить
18 февраля 2022 13:05
Постоянная ссылка
Здравствуйте подскажите как правильно нумеровать, т.к. нужно восстановить все приказы, переделать. Такой вот вопрос- Приказы по личному составу и Производственные приказы нумеруются каждый по отдельности? получается как, у приказов по личному составу своя нумерация, а производственные приказы своя нумерация. Или же можно их нумеровать по порядку?
Ответить
18 февраля 2022 13:36
Постоянная ссылка
Любым способом обеспечивающим поиск и идентификацию приказов, законодательство этот вопрос не регулирует.
Ответить
27 января 2021 08:56
Постоянная ссылка
добрый день... у нас не большая образовательная организация...обязательно ставить букву после номера приказа....спасибо....с уважением Эльвира
Ответить
19 января 2021 19:21
Постоянная ссылка
Как правильно нумеровать приказы по личному составу ? По порядковому номеру? Или каждый день начинать с "1"
Ответить
11 марта 2020 12:33
Постоянная ссылка
Приказ. Прием сотрудника в 1с при распечатывании приказа выдает № 00000000001. Можно ли указать в трудовой книжке приказ № 1. Вопрос возник в связи с заполнение СЗВ-ТД. Спасибо.
Ответить
12 февраля 2020 09:50
Постоянная ссылка
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, можно ли нумеровать приказы через дробь: 1/1-од, 2/1-од. Как прописать в инструкции по делопроизводству, что допускается нумерация приказов через дробь, но не более 5 приказов в день.
Ответить
4 февраля 2020 12:44
Постоянная ссылка
Добрый день! Поделитесь опытом кто работает в программе 1С. У нас численность более 700 человек. Очень большой объем приемов по внутреннему совместительству и вообще по приему и увольнению на периоды (срочных ТД) . Если приказ издавать день в день нумерация идет четко. Но как только заявление приходит позже т.е. вместе с табелем (конец месяца) приказ нумеруется далее, а дата события привязывается к дате приказа. Насколько это не правильно?
Ответить
19 января 2020 18:36
Постоянная ссылка
Как нумеровать приказы издающиеся в один день.
Ответить
26 сентября 2019 09:11
Постоянная ссылка
Добрый день.Подскажите,пожалуйста, как упорядочить приказы по номерам ?Издаю по датам,очередности и т.д. ,а в итоге приказы в хаотичном порядке.
Ответить
15 января 2021 16:59
Постоянная ссылка
Вам нужно в журнале упорядочить приказы по номерам
Ответить
17 января 2020 15:29
Постоянная ссылка
Добрый день! У вас фактически приказы не могут быть в хаотичном порядке, если вы не издаете их "задним числом" и ведет книгу приказов одно лицо. На случае, если необходимо оставить номер, то этот номер оставляется пустым. У нас книгу приказов ведут три человека: я и два заместителя директора. Мы ведем книгу в электронном журнале в локальной сети. В конце месяца я проверяю папку с приказами и недостающие затребую у остальных сотрудников. И опять таки нумерация не сбивается.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить