Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии
Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:
- получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
- отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
- получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника;
- быстрого поиска нужного больничного листа во время проверки по требованию сотрудников ФСС.
Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.
Что представляет собой журнал регистрации больничных
Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.
Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.
Можно ли вести журнал учета больничных листов в электронной форме, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в готовое решение.
Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:
- номера больничных листков;
- названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
- Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
- даты предоставления больничных сотрудниками;
- периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
- сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.
Журнал допустимо вести как в электронном, так и в бумажном виде. Во втором случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы.На обороте обязательно указывается общее количество листов.Здесь же проставляются подпись ответственного за ведение журнала лица и печать организации (при ее наличии).
ВАЖНО! Ведение журнала учета больничных листов не является обязанностью хозяйствующих субъектов. Поэтому и санкций за его непредставление не предусмотрено. Однако в организациях с большой численностью персонала все же желательно формировать такой документ. Он помогает структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности, которых на крупных предприятиях обычно бывает много.
Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.
Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).
Сроки хранения журнала
Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?
Является ли больничный бланком строгой отчетности?
Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:
- Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).
- Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.
Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.
Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.
Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Где можно скачать образец журнала регистрации больничных
Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.
Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.
Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика - образец для организации».
Итоги
Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.
Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.