Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

• в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

• 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Обратите внимание! В ст. 23 и 24 НК РФ внесены изменения, которые увеличили сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их требуется в течение 5 лет вместо четырех.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

• закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
• закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

• «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)»;
• «Простой бланк табеля учета рабочего времени — образец».

Есть ли риски, если табель учета рабочего времени не ведется или не сохраняется должным образом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно:

• в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
• при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
• при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

См. также:

• «Срок хранения бухгалтерских документов»;
• «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».