Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2024 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2024

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
22 апреля 2024 16:12
Постоянная ссылка
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, в каких именно папках должно храниться личное дело сотрудника ?
Ответить
23 апреля 2024 06:40
Постоянная ссылка
Законодательно не урегулировано, на практике мы приобретали обычные бумажные папки с наименованием "дело" на обложке. Как правило, документов по 1 работнику не очень много и все в ней помещается.
Ответить
3 апреля 2024 14:53
Постоянная ссылка
Добрый день. Подскажите, как все-таки правильно нумеровать листы личного дела при сдаче в архив? В описи номера документов начинаются с начала трудоустройства работника, т.е заявление, трудовой договор, приказ и т.д. Начинать нумерацию нужно с этих документов в обратном порядке или с последнего документа, т.е. приказа об увольнении?
Ответить
3 апреля 2024 23:27
Постоянная ссылка
Нормативно это не урегулировано, как Вам удобно для последующего поиска и идентификации.
Ответить
4 апреля 2024 09:40
Постоянная ссылка
Спасибо!
Ответить
27 октября 2023 10:10
Постоянная ссылка
Добрый день! подскажите пожалуйста, если в деле больше 250 листов, его обязательно нужно сшить и заархивировать или достаточно завести второй том и разместить его в отдельной папке?
Ответить
29 октября 2023 09:35
Постоянная ссылка

Не до конца понял вопрос, так как нормативные акты его не регламентируют. Оба способа допустимы, но логичнее было бы разделить дело на 2 тома.

Ответить
13 октября 2023 07:12
Постоянная ссылка
Доброе утро! Скажите пожалуйста если работник по должности электромонтер внешний совместитель уволился. При финансовой проверке в данный момент требуют его документ подтверждающей его разряд по электричеству. Должны ли храниться такие документы после увольнения работника, тем более совместителя.
Ответить
14 октября 2023 10:14
Постоянная ссылка
Эти документы содержат персональные данные работника, поэтому хранить их допустимо только с его согласия. Обязанности хранить такие документы для работодателя после увольнения не установлено.
Ответить
28 июля 2023 10:22
Постоянная ссылка
Добрый день. Нужно ли подшивать должностную инструкцию в личное дело если: 1.В трудовом договоре расписаны все должностные обязанности согласно должностной инструкции данного работника; 2.Работник поставил подпись в журнале ознакомления с должностной инструкцией по данной должности;
Ответить
29 июля 2023 10:45
Постоянная ссылка

Нет, не нужно, инструкция выдается на должность, а не на работника.

Ответить
15 ноября 2022 09:55
Постоянная ссылка
Добрый день! Нужно ли изымать паспортные данные ( персональные данные) работника из оформленного и прошитого ранее личного дела? К примеру личное дело оформлено и прошито после увольнения в 2015 году, нужно ли доставать его из архива организации, чтоб изъять персональные данные?
Ответить
15 ноября 2022 13:12
Постоянная ссылка
Есть мнение, что нужно, на основании п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" согласно которому хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Однако речь идет именно о копиях паспортов. Некоторые считают, что нужно удалять информацию и о номере паспорта и дате его выдачи, если они просто вписаны в личное дело.

Вместе с тем, поступая на работу ,сотрудник дает разрешение на использование его личных данных и до того момента пока он его не отзовает компания вправе пользоваться ими. Это вторая позиция, согласно которой изымать данные нужно, если сотруднки отозвал разрешение на их обработку (во всяком случае, такую позицию высказал Роструд в одном из своих разъяснений).
Ответить
16 ноября 2022 09:28
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Еще интересует такой момент. Когда формируешь личное дело перед сдачей в архив. Личное дело работника образовательного учреждения, последовательность документов какая? 1. Автобиография, 2. Анкета? , или все таки 1. Анкета, 2 Автобиография? И где ставить нумерацию в верхнем углу правом, или в нижнем? Спасибо заранее за ответ.
Ответить
16 ноября 2022 12:46
Постоянная ссылка

Последовательность формально нигде четко не установлена, главное, чтобы Вам было удобно позднее получать из него информацию.
Четко также не указано и где их нумеровать, но по традиции и для удобства чтения, это как праивло, правый верхний угол.

Ответить
16 июля 2022 12:55
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Сотрудник ООО уволился, а через некоторое время в полицию поступило заявление о том, по итогам финансовой проверки выявлена недостача по вине уволенного сотрудника. Кроме трудового договора и уведомления о необходимости возместить недостачу никаких других документов работодатель предоставить не может, ссылаясь на то, что не сохранились. Нет ни договора о материальной ответственности, ни приказа о назначении на должность, ни должностных обязанностей, ни даже приказа об увольнении. Должно это все храниться у ООО? Должны ли обязательно быть внутренние нормативные акты, регулирующие ведение документации на сотрудников?
Ответить
18 июля 2022 14:14
Постоянная ссылка
организации в обязательном порядке обязаны хранить кадровые документы. Подробности о сроках хранения ищите в этой статье Как повлияет отсутствие документов на решение суда о возмещении недостачи сказать не могу. Если у суда будут доказательства того, что ущерб был причинен умышленно или в состоянии алкогольного опьянения. Что говорит роструд о материальной ответственности работников, можно узнать с их официального сайта https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/40683
Ответить
14 апреля 2022 11:52
Постоянная ссылка
Добрый день. Личное дело составляет 244 листа. Если включить еще документы оно будут переполнено. Расскажите подробно:
1 Как завести второй том личного дела (нужен ли приказ, заявление от работника. Если да то пример бы приказа и заявления).
2.Нужно ли закончить личную опись первого тома личного дела?
3.Что делать с личной карточкой, которая включена в опись первого тома личного дела?
4. Что написать на титульном листе первого тома личного дела после слова "Окончено"?
Заранее спасибо.
Ответить
14 апреля 2022 14:40
Постоянная ссылка
1. Нет ничего такого не нужно.
2,3. Оставить ее в первом томе, или сделать текущую копию, вложить в первый том и затем переложить во второй;
4. Поставить дату, окончания должность и роспись ответственного.
Ответить
15 апреля 2022 05:42
Постоянная ссылка
Внутренняя опись будет на два тома личного дела одна?
Ответить
18 апреля 2022 14:21
Постоянная ссылка
Нормативно это не урегулировано, если будет одна, то во второе дело нужно будет вложить копию. Либо можно сделать отдельную на каждый том. Внутренняя опись нужна только для сохранности и быстрого поиска документов внутри дела, поэтому на усмотрение компании.
Ответить
21 марта 2022 08:53
Постоянная ссылка
Добрый день! скажите пожалуйста, личное дело сотрудника, в нем имеется личный листок по учету кадров и автобиография, они были оформлены в 2017 году, а сам работник был устроен в 2016 году, как в личном деле разместить личный листок в начале дела, или по дате? т.е начало заявление, приказ о приеме, а потом личный листок, или же в начало?
Ответить
21 марта 2022 12:43
Постоянная ссылка
Добрый день. Очередность комплектации документов в личном деле нормативно не определена. Вы сами определяете очередность хранения документов исходя из целесообразности и доства поиска информации.
Ответить
21 марта 2022 14:18
Постоянная ссылка
Даже если года разные?
Ответить
21 марта 2022 19:52
Постоянная ссылка
Да, за порядок подливкой, Вас никто не оштрафует.
Ответить
10 марта 2021 11:52
Постоянная ссылка
личные дела в какой последовательности подшивается, то есть когда сотрудник увольняется последний документ приказ он где должен подшиваться сверху?
Ответить
20 февраля 2021 05:33
Постоянная ссылка
Здраствуйте, наша организация расширяется. Согласно утвержденным стандартом, хотим улучшить работу и качество ведения, хранения личных дел сотрудников. В связи с этим мы заказали с выдвижными ящиками железные шкафы. Вопрос, в каком порядке лучше и удобнее их раскладывать и хранить? Если возможно отправьте пожалуйста видеоролик?!
Ответить
16 февраля 2021 15:36
Постоянная ссылка
Наш начальник требует, чтоб личные дела были правильно оформлены. Где можно просмотреть правильность оформления ЛД? Чтоб все соответствовало закону.
Ответить
17 февраля 2021 15:16
Постоянная ссылка
Если информации из статьи, под которой вы оставили свой вопрос, недостаточно. Попробуйте обратиться на наш форум Там есть возможность прикрепления файлов к ответам участников. Возможно, кто-то из специалистов сможет вам представить необходимые образцы.
Ответить
8 февраля 2021 12:40
Постоянная ссылка
Подскажите нужно ли хранить приказы об объявлении замечания и объяснительные записки и также приказы об премировании или объявлении благодарности работникам?
Ответить
29 января 2021 14:35
Постоянная ссылка
Обязательно ли хранить в личном деле приказы и заявления? Если они хранятся дополнительно в отдельных папках.
Ответить
29 января 2021 22:05
Постоянная ссылка
Можно снять копии и вложить в личное дело.
Я Вам скажу больше, формально личные дела вести вообще необязательно))).
Ответить
30 сентября 2020 10:08
Постоянная ссылка
Обратите внимание на сроки.
"Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет."
Год не 2013, а 2003.
Ответить
30 сентября 2020 10:57
Постоянная ссылка
Спасибо за бдительность! Внесли исправления.
Ответить
28 августа 2020 11:42
Постоянная ссылка
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, а документы об образовании в личное дело не входят?)
Если нет, то почему? Это же документ на основании которого мы принимаем специалиста.
Ответить
28 августа 2020 12:08
Постоянная ссылка
Состав личного дела определяется локальными актами компании и никак законодательно не регламентирован (за исключением некоторых госструктур). Поэтому ответить на Ваш вопрос достаточно сложно. Не очень понятна мотивация Вашего вопроса. Вы можете задать его в развернутом виде на форуме
Ответить
14 августа 2020 09:22
Постоянная ссылка
в связи с чем в перечне документов личного дела указанна должностная инструкция? на рабочее место инструкция разработана одна, работники с ней знакомятся, на рабочем месте хранится, в трудовом договоре весь перечень функций работника приведен в соответствии с должностной. Не понимаю.... Может где-то напрямую требование указано?
Ответить
6 августа 2020 10:47
Постоянная ссылка
добрый день! Подскажите, пожалуйста, если в личном деле работника утерян трудовой договор, можно ли формировать дело для хранения в архиве?
Ответить
3 августа 2020 11:23
Постоянная ссылка
Какие документы должны быть подшиты в личное дело после увольнения учителя, для передачи на хранение.
Ответить
3 августа 2020 12:37
Постоянная ссылка
Он не отличается от состава документов любого другого работника:
- копии приказов, документов собранных при приеме, паспортных данных, данные о поощрениях, использованных отпусках. Перечень довольно широкий. Вы можете задать свой вопрос развернуто на форуме
Ответить
13 марта 2020 15:40
Постоянная ссылка
Должны ли храниться трудовые договора в личном деле?
Ответить
13 июля 2020 14:07
Постоянная ссылка
Да
Ответить
13 марта 2020 15:38
Постоянная ссылка
Здравствуйте. Какие изменения ведения личных дел произошли в 2020 году,а именно в государственных образовательных учреждениях
Ответить
Ваш вопрос
Отправить