Материальная помощь от нанимателя - что это такое?
Особенность данной выплаты заключается в том, что она не зависит от результатов и сложности работы, достижений либо стажа. Матпомощь - это финансовая поддержка социального характера, которая связана с конкретной жизненной ситуацией работника. Например, с бракосочетанием, рождением / усыновлением ребенка, тяжелым материальным положением, ЧП, болезнью. На это обращает внимание Минтруда (см. письмо № 14-1/ООГ-15412 от 28.09.2020).
Материальная помощь: как оформить, исчислить налоги, сделать проводки? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Назначает ее наниматель обычно в соответствии с действующим локальным актом (Положением о матпомощи, коллективным договором). Выплата производится за счет средств, имеющихся у организации (нанимателя). Это средства из числа нераспределенной прибыли предшествующих лет / текущего года.
Матпомощь может выплачиваться бывшим сотрудникам и даже их родственникам!
Оформление и налогообложение матпомощи от работодателя
Оформление данной выплаты во всех случаях стандартно. Работник пишет заявление с просьбой об оказании матпомощи, указав причину и приобщив подтверждающие документы. Далее, на основании заявления, в свободной форме издается приказ нанимателя о единовременной выплате с указанием суммы и срока.
Итог - производится перечисление (выдача) денежных средств сотруднику (заявителю). При этом начисляются НДФЛ и взносы с суммы матпомощи, превышающей установленный лимит (за отдельным исключением).
Лимиты по выплатам работнику, не облагаемые НДФЛ и взносами, определяет ст. 217 и ст. 422 НК!
Чтобы разобраться в вопросе касательно материальной помощи при УСН, рекомендуем (в качестве примера) обратиться к письму Минфина № 03-04-05/4010 от 20.01.2025. Здесь представлены разъяснения по удержанию НДФЛ с матпомощи (применению п. 8 ст. 217 НК).
Пример.
Допустим, работнику на протяжении календарного года наниматель выплатил два вида материальной помощи. Сначала - по лечению (2 500 руб.), затем - по случаю бракосочетания (3 500 руб.). Итого совокупная сумма, которую получил работник, составила 6 000 руб. (2 500 + 3 500).
Согласно п. 28 ст. 217 и п.п. 11 п. 1 ст. 422 НК необлагаемый лимит для такой матпомощи не может превышать 4 000 (за год). Поэтому НДФЛ и взносами облагается только сумма превышения, равная 2 000 (6 000 - 4 000).
Следовательно, первая выплата (2 500 руб.) по лечению не облагается совсем. Вторая матпомощь (3 500 руб.) облагается частично, только в сумме 2 000.
Общие правила учета матпомощи в расходах на упрощенке
Учет материальной помощи при применении УСН во всех случаях определяется в соответствии с нормами НК и зависит от объекта налогообложения. Налогоплательщики при подсчете «упрощенного» налога:
- На УСН (6%) не имеют права учитывать расходы (в том числе матпомощь) для целей снижения налога к уплате. Объясняется это нормами п. 1 ст. 346.18 НК, откуда следует, что налоговая база - это денежное выражение доходов налогоплательщика.
- На УСН (15%), как правило, не могут учесть матпомощь (например, выплаченную ввиду тяжелой жизненной ситуации) в расходах и снизить, таким образом, налог к уплате. Объясняется это тем, что такая материальная помощь при УСН «Доходы минус Расходы» не связывается с трудовой деятельностью, не относится к тратам на оплату труда и не предусмотрена ст. 346.16 НК. Это следует также из п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270. Да и оправданными тратами, связанными с деятельностью, ее тоже, по сути, не назовешь.
Но два основных исключения из данного общего правила все же имеются. Они позволяют на общеустановленных условиях учесть расходы при УСН (15%). К ним относится разовая выплата к очередному отпуску и при рождении (усыновлении) ребенка либо оформлении опеки над ним.
Учет расходов на выплату к очередному отпуску в УСН
Разовая выплата сотруднику стимулирующего характера включается в расходы при УСН (15%), если она:
- предусмотрена локально и выплачивается согласно трудовому (коллективному) договору;
- так либо иначе связана с трудовыми обязанностями: зависит от результата работы, соблюдения трудовой дисциплины, размера зарплаты, что влияет также на сумму выплаты.
Тогда применяются нормы ст. 255, пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК, а также пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК. Выплату сотруднику признают в расходах по факту ее совершения. То есть при списании денежных средств с р/с, выдачи из кассы, в особых случаях - при погашении долга работнику.
Разъяснения применительно к данной ситуации можно найти в письме Минфина № 03-11-06/2/129 от 24.09.2012, а также № 03-03-06/1/43912 от 02.09.2014!
Исходя из выше перечисленных норм, стимулирующую доплату к очередному отпуску следует признавать, по аналогии, в тратах на оплату труда (применительно ко ст. 255 НК). Такая выплата зависит от величины заработка работника и трудовой дисциплины, а в налоговой части, по сути, матпомощью не считается. НДФЛ со взносами начисляют на нее стандартным порядком.
Учет расходов по выплате денежной помощи на ребенка в УСН
В расходах можно учесть материальную помощь сотрудникам при УСН (15%) на ребенка (как и на ОСНО). Это выплата от нанимателя, назначаемая при рождении, усыновлении ребенка, оформлении опеки над ним. При таких обстоятельствах на 01.01.2026 применяются нормы п. 8 ст. 217, пп. 19.15 п. 1 ст. 265, пп. 45 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК и требуется выполнение следующих условий:
- Выплата предназначена работнику, который является родителем (усыновителем либо опекуном), хотя и может производиться частями.
- Денежные средства (помощь в натуральной форме) предоставлены разово, на протяжении первого года жизни малыша либо усыновления / оформления опеки.
- Расходы можно признавать с применением лимита 1 млн. руб., рассчитанного на каждого (одного) ребенка. Поэтому матпомощь, подлежащая учету, не должна его превышать.
Допустим, к примеру, ребенок родился в июле 2025 г., а матпомощь родителю по данному случаю наниматель выплатил январем 2026 г. Тогда в расходах для целей налогообложения можно учесть сумму выплаты, не превышающую 1 млн. руб.
Итоги
Материальная помощь, которую наниматель выплачивает работникам, в общем случае в расходах при УСН (15%) не учитывается. Под исключение подпадают лишь две ситуации.
Первая - разовая стимулирующая доплата к очередному отпуску, которая предусмотрена локально и зависит от итогов работы, оклада. Ее учитывают в затратах на оплату труда по факту совершения.
Вторая - разовая выплата при рождении ребенка (усыновлении, оформлении опеки). Она подлежит учету при условии, что выплачена непосредственно родителю (усыновителю опекуну) на первом году жизни (усыновления, оформления опеки) и до 1 млн. руб.