Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)

Учет материалов в бюджетных учреждениях (БУ) отличается от учета в коммерческих организациях. В этой статье вы найдете информацию об особенностях отражения транзакций с материалами в БУ.

Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105

С 01.01.2020 бухгалтерский учет материальных запасов в БУ стал в обязательном порядке регулироваться новым НПА — СГС «Запасы», который утвердил приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н. Так как с 1 января 2020 года использование нового СГС стало обязательным, то и показатели отчетности за 2020 год нужно было сформировать в соответствии с положениями нового документа.

Об учете запасов, осуществляемом в соответствии с положениями ФСБУ 5/2019, можно прочитать в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель.

Также, как и раньше, в 2023-2024 годах нужно использовать бюджетные планы счетов: единый (утв. приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н) и частные (в т.ч. приказ Минфина России от 16.12.2010 № 174н).

Подробнее о нормативных документах, регулирующих бухгалтерский учет в бюджетных структурах, читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Итак, согласно новому стандарту сейчас запасы разделяются на две группы:

1. Собственно материальные запасы:

  • материалы;
  • готовая продукция и биологическая продукция;
  • товары;
  • иные матценности.

2. Незавершенное производство — затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг, приходящихся на не прошедшую всех стадий технологического процесса продукцию, а также на изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и техническую приемку, и (или) на объем не завершенных выполнением работ (этапов работ), услуг. Учет НЗП в составе запасов — новация рассматриваемого ФСБУ.

Правила, установенные стандартом «Запасы», не распространяются на:

  • библиотечные фонды;
  • живые организмы, являющиеся источником биологической продукции, рост и восстановление которых управляются и контролируются субъектом учета;
  • активы, составляющие культурное наследие;
  • финансовые инструменты;
  • незавершенное производство, если сформировавшее его учреждение выступает в роли подрядчика.

Для них есть свои ФСБУ.

Планом счетов (приказ № 157н) для учета запасов предусмотрен синтетический счет 010500000 (105) «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18–26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22–26.

Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).

Номер разряда счета

18

19–21

22

23

24–26

Финансовое обеспечение

Объект учета

Группа объекта учета

Вид объекта учета

Вид поступлений, выбытий объекта учета

Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»

1

105

3

2

340

1 — за счет средств бюджета

105 — материальные запасы

3 — иное движимое имущество

2 — продукты питания

340 — увеличение стоимости

Для учета НЗП используется счет 109. Незавершенку в данной статье мы рассмативать не будем. Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в статье также не рассматриваются.

О том, как бюджетное учреждение учитывает основные средства, читайте в этом материале.

Формы первичных документов, в т. ч. по учету материалов, а также учетных регистров и отчетности для бюджетников вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в справочник.

Учет поступления материалов

Источниками поступления материалов согласно стандарту являются:

  • приобретение;
  • получение от иных организаций;
  • создание для использования в собственной деятельности;
  • изготовление для отчуждения (реализации).

Единицу учета МПЗ учреждение выбирает самостоятельно. Это могут быть (п. 8 ФСБУ «Запасы»):

  • номенклатурные (реестровые) единицы;
  • партии, однородные (реестровые) группы запасов. В этом случае должен обеспечиваться аналитический учет запасов, порядок ведения которого прописывается в учетной политике.

Если к учету принимаются запасы, которые могут быть использованы более 12 месяцев, учреждение (специальная комиссия) должно определить срок их полезного использования.

Материалы приходуются учреждениями на основании первичных документов по первоначальной стоимости (до вступления в силу нового ФСБУ оценку предписывалось производить по фактической стоимости). Порядок расчета первоначальной стоимости зависит от способа поступления активов и подробно описан в пп. 19-26 ФСБУ «Запасы».

Также учреждениям предписано производить последующую переоценку запасов с созданием резерва. Правила прописаны в пп. 29-33 ФСБУ «Запасы». В некоторых случаях возможно делать реклассификацию запасов, т. е. их перенос в другую группу запасов или даже в иную категорию активов (например, в ОС). Порядок и условия закреплены в п. 27 ФСБУ.

Для отражения поступлений в плане счетов выделены отдельные аналитические счета «Материальные запасы», в разрядах 24–26 которых используется код 340 для каждого вида материалов: 010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340 (см. приказ № 174н).

Основные проводки по поступлению материалов смотрите в таблице ниже, другие транзакции можно найти в п. 34 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Проводка

Описание проводки

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Покупка материалов

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»

Передача материалов от вышестоящего учреждения

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340)

Кт 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010624340, 010634340)

Самостоятельное производство материалов, покупка по ряду договоров (стоимость материалов, транспортные затраты, консультационные услуги и т. д.)

Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания

Списание запасов происходит:

  • при их их потреблении (использовании) в деятельности учреждения (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции);
  • принятии решения о списании государственного (муниципального) имущества;
  • принятии решения больше не использовать объект в качестве запасов и прекращении получения от него экономических выгод;
  • передаче другой организации госсектора;
  • продаже (дарении), обмене, распространении.
  • по иным предусмотренным законом основаниям.

Списание стоимости материальных запасов может происходить двумя способами:

  • по стоимости каждой единицы;
  • средней стоимости.

Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.

Прядок выбытия материалов детально прописан в пп. 34-41, а правила их оценки при выбытии — в пп. 42-43 ФСБУ «Запасы».

Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.

Пример

На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.

Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:

(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.

Общая сумма затрат на использованный ватман равна:

166,8 × 15 = 2 502 руб.

Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.

Проводка

Описание проводки

Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272)

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Использование материалов в текущей деятельности или при производстве

Дт 040110172 «Доходы от операций с активами»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче

Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)

Передача материалов от головного учреждения подведомственному

О том, как ведется учет материалов в коммерческих организациях, читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».

Информация о запасах в отчетности, первое применение ФСБУ «Запасы»

В своей отчетности в части запасов учреждение должно раскрывать информацию (п. 44 ФСБУ «Запасы»):

  • об учетной политике, принятой для оценки запасов, включая методы расчета себестоимости;
  • общей балансовой стоимости запасов в разрезе групп запасов с разделением на учитываемые по первоначальной, нормативно-плановой и справедливой стоимости;
  • сумме запасов, признанных в расходах в отчетном периоде;
  • сумме, на которую начислен и уменьшен резерв под снижение стоимости матзапасов;
  • балансовой стоимости запасов, заложенных в качестве обеспечения исполнения обязательств.

Применять ФСБУ «Запасы» учреждения должны с 2020 года. При этом (пп. 45-47 ФСБУ «Запасы»):

  • Объекты учета, ранее не считавшиеся запасами или числящиеся за балансом, но соответствующие критериям признания таким активом на 01.01.2020, нужно отразить на балансовых счетах по первоначальной стоимости. При необходимости производится реклассификация или переоценка запасов, учтенных до первого применения ФСБУ.
  • Финансовый результат, полученный в результате этих операций, отражается на начало отчетного периода в качестве корректировки финансового результата прошлых лет. Результаты такой корректировки раскрываются в пояснениях к бухгалтерской (финансовой) отчетности обособленно.
  • Информация по поступлениям и выбытиям запасов за годы, предшествующие первому применению стандарта, не пересчитывается.

Итоги

Ведение бухгалтерского учета в БУ строго регламентировано нормативными актами. С 2020 года оно подчинено новому ФСБУ «Запасы». Перед тем, как начать его применять, нужно проанализировать прежние правила учета и сделать необходимые корректировки.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
21 февраля 2024 11:17
Постоянная ссылка

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, при переходе на внутренний ЭДО в бюджетном учреждении какой необходимо формировать документ? Сотрудник (под отчетное лицо) купил за свои деньги лампы и принес в бухгалтерию товарный и кассовый чек, чтобы ему возместили расходы. Ранее мы делали авансовый отчет, а теперь не понимаем что и как и когда применять. Везде разная информация. На одном сайте прочитали, что надо применять форму отчет о расходах, но перед этим надо заявку обоснование. На другом сайте, что можно авансовый отчет применять, если купил сотрудник за свои деньги. Не можем определится. Помогите, пожалуйста!

Ответить
22 февраля 2024 20:57
Постоянная ссылка

На текущий момент порядок возмещения таких расходов нормативно не определен, подойдет любой из этих вариантов. Закрепите выбранный способ в учетной политике.

Ответить
18 декабря 2023 17:42
Постоянная ссылка
Что нарушается если бюджетное учреждение не проводит через склад или аптеку стоматологические материалы?
Ответить
19 декабря 2023 21:35
Постоянная ссылка
Непонятен вопрос, опишите подробно суть Ваших смонений на форуме
Ответить
25 октября 2023 09:19
Постоянная ссылка
Подскажите пожалуйста, для школьного бассейна приобрели 5 шт. Аква-кристалл в канистре 30л, 36 кг., в какой ед.измерения принимать к учету ???
Ответить
26 октября 2023 06:59
Постоянная ссылка
Законом не регламентировано, можно в двух единицах, если выберите 1 то лучше килограммах, так как масса постоянна, а объем может немного меняться.
Ответить
24 октября 2023 09:00
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите пожалуйста, как оформить в бюджетном учреждении, если на складе из-за поврежденной тары вытекло чистящее средство. Какие акты составить и какими проводками это списать?
Ответить
24 октября 2023 20:38
Постоянная ссылка
Выбытие материальных запасов оформляется следующими бухгалтерскими записями:

выбытие материальных запасов, согласно принятому решению об их списании вследствие выбытия объектов помимо воли бюджетного учреждения (при выявленных недостачах, хищений, уничтожений основных средств при террористических актах) отражается по дебету счета 040110172 "Доходы от операций с активами" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы - п. 37 Приказа № 174н.

Документы: поясниния МОЛ, Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)
Ответить
16 августа 2023 16:49
Постоянная ссылка
почему приобретенный ноутбук для передачи в прокат оприходуется как материальные запасы а ни как основное средство
Ответить
26 июля 2023 09:46
Постоянная ссылка
Каким документом списать с 105 счета и оприходовать на 02 забалансовый счет?
Ответить
26 июля 2023 22:09
Постоянная ссылка
" 40. Выбытие материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации, (в том числе в результате принятия решения об их списании) осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов субъекта учета, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) - Актом о списании." - Приказ Минфина России от 7 декабря 2018 г. № 256н "Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Запасы".
Ответить
11 апреля 2023 12:29
Постоянная ссылка
Добрый день! Скажите пожалуйста как оприходовать ранее списанные (установленные) материалы на баланс?
При порче столба, на котором ранее установили кронштейн, лампы списали на счет 109.80 с баланса, сейчас необходимо оприходовать бывшие в употреблении материалы (кронштейн, лампы), какими проводками и каким документом это сделать.
Ответить
11 апреля 2023 16:22
Постоянная ссылка
010500000 "Материальные запасы" и кредиту счета 040110199 "Прочие неденежные безвозмездные поступления". п. 34 Приказа Минфина России от 16.12.2010 № 174н.
Ответить
24 октября 2022 14:09
Постоянная ссылка
Подскажите пожалуйста, бюджетное учреждение реализовало материал , сделав проводки 205-401 начислен доход, 401-105 выбыл материал, а вместо денежных средств организация поставила товар. произошел бартер. Какие необходимо сделать проводки?
Ответить
24 октября 2022 22:55
Постоянная ссылка
Не работаю с счетами бюджетного учреждения, поэтому не смогу Вам ответить. По коммерческой организации - всегда помогу и легко бы написала проводки по Вашей ситуации) Попробуйте обратиться со своим вопросом на наш форум, возможно кто-то из его участников имел дело с бюджетным планом счетов.
Ответить
24 мая 2022 11:04
Постоянная ссылка
Бюджетная организация, можно ли списывать материалы прямо со склада, без выдачи МОЛ?
Ответить
28 ноября 2022 11:00
Постоянная ссылка
нет
Ответить
21 декабря 2021 14:58
Постоянная ссылка
нужен ли приказ на списание моющих средств в бюджетной организации
Ответить
10 октября 2023 09:43
Постоянная ссылка
Работаю в бюджетном учреждении. У нас все прописано в учетной политике. Разрабатывали очень долго и дотошно приложения к учетной политике на каждое косгу МЗ, основные средства, подотчет и тп. В том числе как, когда и по каким нормам списываются моющие средства. Поэтому отдельно приказы не создаем. Утвердили в начале года главный приказ и работаем по нему. Очень удобно. И ревизоры когда приходят с проверкой первым делом изучают учетную политику.
Ответить
21 декабря 2021 16:13
Постоянная ссылка
Если у Вас закрались сомнения, то лучше сделайте. Хуже от этого никому не будет. Сама я в бюджетной сфере никогда не работала, поэтому мне сложно говорить об обязательности такого приказа. Вы также можете обратиться к специалистам нашего форума, возможно кто-то из них имеет опыт работы в бюджетном учреждении и сможет Вам помочь.
Ответить
14 ноября 2019 09:01
Постоянная ссылка
Обязательно ли вести книгу сладского учета или можно выпускать ведомость остатком
Ответить
24 октября 2019 02:03
Постоянная ссылка
должен ли бухалтер проверять карточки складского учета
Ответить
Ваш вопрос
Отправить