Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.
Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер, работающий с подотчетниками.
Подробно о таких нормативных документах читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно предложить по нескольким направлениям:
- организация предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных сумм;
- особый контроль над оформлением авансовых отчетов и оправдательных документов;
- правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Как провести аудит расчетов с подотчетными, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Как лучше организовать выдачу и возврат подотчета
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными, поэтому основным правовым документом, которым нужно руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи денег в подотчет:
- наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для которого служит заверенное руководителем заявление работника или распоряжение;
- отчет об использовании полученного аванса работник должен предоставить в срок, установленный работодателем (или по истечение 3-х дней по возвращении из командировки), после окончания времени, на которое были получены деньги.
О правилах выдачи подотчетных сумм прочитайте в статье «Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)».
Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной деятельности может быть принят к учету только на основании документального подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), рекомендуется разработать внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут зафиксированы основные моменты выдачи и возврата подотчетных сумм с учетом специфики компании.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит денежных средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.
ВАЖНО! Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете»).
В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Чтобы знать, как правильно перевести подотчет на карту работника, прочитайте статью «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
ВАЖНО! Приказ желательно иметь отдельный — только для перечня подотчетных лиц, без включения в него других вопросов, так как при возникновении необходимости в изменении списка подотчетников проще будет издать новый приказ, касающийся только этого вопроса.
Если предприятие большое и имеет много подотчетников, то вместо поименного перечня в приказе можно указать только занимаемую должность. В таком случае при замене одного человека другим нет необходимости издавать новый список.
Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором стоит предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по подотчетным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.
Посмотреть образец заявления и скачать его можно здесь: «Составляем заявление на подотчет – образец».
Что необходимо контролировать при оформлении первичных документов
Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу. Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетник прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты и уменьшать налогооблагаемую базу.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Обратите внимание — для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату. Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать заменить его тем, который законно оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.
Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Какие ошибки не следует допускать при ведении учета подотчетных сумм
Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:
- работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и правильной отчетности, целевого расходования денежных средств, предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
- контроль наличия и оформления всех необходимых первичных документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового учета;
- правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского учета.
Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков отчета.
Подробнее о том, как вести аналитический учет, читайте в материале «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».
Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в инструкции для подотчетников.
Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании Положения о служебных командировках, утвержденного приказом руководителя.
ВАЖНО! Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную подотчетником первичку, чтобы правильно отделить расходы за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек производства.
Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.
Если предприятие большое и имеет много сотрудников, которым выдаются деньги на хозяйственные расходы, рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить чаще, чем это делается традиционно (раз в год). В таком случае своевременная отчетность подотчетных лиц будет обеспечена, а это позволит вовремя выявить и исправить ошибки в первичных документах.
Итоги
Выдача и контроль подотчетных сумм — непростой участок для бухгалтера. Тем не менее законодательством предоставлено большое поле для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании разработанных внутренних документов.