Подотчетные суммы: кому, зачем
В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту. Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями. Для контроля используется счет 71 - расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.
Как происходит выдача средств под отчет:
- Сотрудник пишет заявление на имя директора. Директор визирует данное заявление.
- Работодателем издается соответствующее распоряжение.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Как поступить, если сотрудник не вернул деньги, полученные из кассы, читайте в нашем материале «Погашение долга по подотчету при увольнении».
- В течение установленного работодателем количества дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение этого же количества дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.
ВАЖНО! Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».
Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.
Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.
Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.
Характеристика счета 71 - расчеты с подотчетными лицами
Что же о счете 71 по расчету с подотчетными лицами говорит нам инструкция по применению плана счетов?
Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Развернутый учет на счете 71 - расчеты с подотчетными лицами - ведется по каждому сотруднику индивидуально.
Рассмотрим типовые проводки по данному счету:
|
Дт |
Наименование счета |
Кт |
Содержание операции |
|
71 |
|
50, 51 |
Выдача денежных средств работнику через кассу или на корпоративную либо личную карту |
|
07, 10, 15, 20, 41, 44 и т. д. |
Счет для учета трат (материалы, затраты, расходы на продажу — в зависимости от предоставленных документов и вида покупки) |
71 «Подотчетные лица»
|
Разнесены по соответствующим счетам затраты, понесенные подотчетниками (куплен товар или материал либо приобретена услуга) |
|
19 |
Входящий НДС |
Выделен НДС из затрат, понесенных сотрудником |
|
|
70,73 |
Расчеты с персоналом по оплате труда либо по прочим платежам |
Не возвращенная в срок сумма списана в счет зарплаты или прочих расчетов с сотрудником |
|
|
94 |
Недостачи от потери ценностей |
Невозвращенная сумма средств списана как недостача |
|
|
50,51 |
Расчетный счет, касса |
Остаток средств возвращается в кассу предприятия |
Пример использования счета
Рассмотрим на конкретном примере взаиморасчеты с сотрудниками по выданным под отчет суммам. Используем счет 71 - подотчетные лица.
В ООО «Хлопушка» возникла необходимость в покупке запчастей для ремонта машины. Денежные средства в размере 25 000 руб. выданы в подотчет Сахарову О. Сразу после покупки был представлен авансовый отчет на сумму 20 130 руб., в том числе НДС.
Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Генеральный директор представил отчет, к которому приложены кассовые чеки из ресторана. Это был ужин с потенциальным клиентом, то есть представительские расходы на сумму 5 400 руб.
В бухгалтерском учете следует отразить такие операции:
- Дт 71 Кт 50 — 25 000 руб. — выдано в подотчет на основании заявления сотрудника;
- Дт 10 Кт 71 — 16 755 руб. — оприходованы материалы, купленные подотчетником;
- Дт 19 Кт 71 — 3355 руб. — выделен НДС по купленным материалам;
- Дт 50 Кт 71 — 4 870 руб. — неизрасходованный остаток средств возвращен в кассу;
- Дт 44 Кт 71 — 5 400 руб. — отражены представительские расходы согласно предоставленным чекам, смете мероприятия, актам о проведении мероприятия.
Итоги
Грамотный учет взаиморасчетов по подотчетным суммам значительно упрощает контроль за расходом средств, выданных сотруднику. Как видим, организовать его на счете 71 по расчету с подотчетными лицами не так уж и сложно.