Резервы отпусков в бюджетном учете (проводки)

Кто обязан создавать и использовать оценочные обязательства на оплату отпусков

Некоторые субъекты законодательно обязаны выполнять соответствующую работу. При этом пользование резервом допустимо только для оплаты отпусков, в том числе и учебных. Но по учебным отпускам это можно сделать не всегда (подробности буду ниже).

Подробнее о том, как учреждению отразить учебный отпуск в бюджетном учете, рассказано в Готовом решении от "КонсультантПлюс". Материал будет доступен после оформления пробного бесплатного доступа к системе.

Резерв на оплату отпусков обязаны создавать и использовать:

1. Государственные органы.
2. Органы управления внебюджетными госфондами.
3. Местное самоуправление.

Также обозначенная обязанность действует в отношении других субъектов, а именно госакадемий наук, муниципальных и госучреждений.

Как начислить резерв отпусков в бюджетном учреждении: методика расчета, ее установление и пример

Каждый субъект из представленного в предыдущем разделе перечня обязан создавать и использовать резерв для выплаты отпускных (в т. ч. страховых взносов). Соответствующие правила должны быть закреплены локальным нормативным актом, а именно: учетной политикой. Во внутреннем документе допустимо установление методов, предназначенных и используемых для определения оценочного значения при формировании отпускного резерва. Возможные и вместе с тем наиболее распространенные варианты:

• обобщенно, то есть путем расчета средней зарплаты в рамках конкретного учреждения, ведущего бюджетный учет;
• индивидуально по каждому из действующих работников.

Дополнительный допустимый сценарий сводится к определению среднего заработка по категориям и группам кадров — сотрудников конкретного учреждения.

ВНИМАНИЕ! Расчет резерва требует учета взносов на страхование и должен быть основан на заранее подобранной, утвержденной и документально закрепленной методике. Стоимостную оценку резерва на оплату отпусков необходимо регулярно пересматривать. Делать это нужно как минимум на последнюю дату каждого отчетного периода, то есть по состоянию на 31 декабря конкретного календарного года. Также возможны точечные или масштабные корректировки, что зависит от результатов пересмотра.

Пример расчета представлен далее.

Предположим, что условное ФГБОУ ДО закрепило во внутреннем документе — учетной политике — положение, согласно которому резерв отпусков определяется с учетом дней неиспользованного отпуска и с учетом величины средней зарплаты по всем кадрам (обобщенный вариант, без выделения групп и категорий). При этом отдельно рассматривается отработанное время.

Резерв определяется каждый месяц (на последний день месяца).

Тогда формула, используемая введенным условным ФГБОУ ДО, следующая:

Резерв = K × ЗП_СР,

где:

• K — показатель, обозначающий неиспользованный отпуск, а точнее, количество соответствующих дней (за период с начала работы на дату расчета, то есть на конец месяца);
• ЗП_ср — средняя зарплата за один день. Величина в представленном примере среднедневная и взята усредненно, то есть по всем кадрам.

Вспомним о страхвзносах (30,2% = 30% по единому тарифу, в ИФНС + 0,2% на травматизм, в СФР), введем конкретные условные величины в виде К = 108 дней и ЗП_ср = 970 рублей/день, а также предположим, что текущая дата — 30 апреля 2025 года. Тогда получим такой вид изначально представленной формулы для расчета:

Резерв ФГБОУ ДО = 108 дн. × 970 руб. + 104 760 руб. × 30,2% = 136 397,52 руб.

ВНИМАНИЕ! Специальный приказ о формировании резерва не нужен. Достаточно предусмотреть соответствующие положения в учетной политике. Можно оформить приложение к ней с указанием на порядок установления величины отпускного резерва и его использования.

Теперь к наиболее значимому вопросу из заявленного перечня — бухгалтерским записям. Далее в подробном виде представлены проводки, требующиеся, когда:

• Выполняется начисление резерва отпусков в бюджетном учреждении;
• Осуществляется использование по целевому назначению.

Создание и списание резерва отпусков в бюджетном учреждении: проводки

Создание, как и списание резервов отпусков, в бюджете сопровождается проводками, детально и обособленно представленными далее и применяемыми для случаев функционирования учреждений различных типов.

Для исключения избыточности материала в таблицах используются аббревиатуры. Вот о чем речь:

• резерв отпусков обозначен как РО;
• выплаты сотрудникам учреждения представлены как ВС;
• взносы на страхование сокращены и показаны как СВ;
• отложенные бюджетные обязательства по формированию резерва на оплату отпусков обозначены как ОБО.

Еще больше материалов по учету в бюджетных учреждениях смотрите в нашей подборке.

Начисление резерва отпусков в бюджетном учреждении: проводки

Это процесс в контексте учета, зависящий от типа конкретного хозяйствующего субъекта. Казенные учреждения используют одни проводки, а бюджетные и автономные — другие. Подробнее рассмотрим проводки по резерву отпусков в бюджетном учреждении.

ВНИМАНИЕ! Сведения о резерве на оплату отпусков необходимо раскрывать на специально предусмотренном счете — 0 401 60 000.

Проводки в бюджетном учреждении

Списание, то есть отражение использования

Сведения, представленные в таблице далее, помогут разобраться, как списывать резервы отпусков в бюджетном учреждении, то есть показывать их фактическое использование посредством специальных бухгалтерских записей.

Чтобы списать резерв отпусков в бюджетном учреждении или же показать целевое использование средств, воспользуйтесь информацией из таблицЫ ниже.

Проводки в бюджетном учреждении

Допустима ли компенсация учебных отпусков резервными средствами?

По закону это возможно с рядом существенных оговорок. Так, пользоваться резервом для достижения заявленной цели можно только при условии, что потребность в предстоящих расходах на оплату учебного отпуска работника была известна в момент образования оценочных обязательств. Также обязательно выполнение ряда дополнительных правил:

1. Соответствующие сведения отражены в графике отпусков. Предполагается, что он формировался с учетом того, что отдельные сотрудники будут выпадать из графика работы по причине документально подтвержденного прохождения обучения.
2. В величину оценочных обязательств заложена требуемая сумма средств. Речь тут идет о том, что необходимо предусмотреть финансовое покрытие каждого учебного отпуска.

В иной ситуации становится объективной необходимость осуществления соответствующих расходов на работника, который уходит в учебный отпуск, в обычном порядке. Пользование отпускным резервом невозможно в представленном случае, если на момент его создания информация об обучающихся сотрудниках не была известна (в утвержденном графике нет учебных отпусков), суммы на покрытие отпусков, не предусмотрены резервом.

Итоги

Таким образом, вышеприведенные проводки по резерву отпусков в бюджете просты, но требуют исчерпывающего понимания и правильного использования. Работа в этом учетном направлении трудоемкая, ответственная и обязательна для учреждений, перечисленных в начале статьи.