Положение о расчетах с подотчетными лицами - образец

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.  Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

• Выдача денег в подотчет осуществляется на основании заявления работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительного документа руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.

Подробнее см.: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2021 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо прописать, в какой срок отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что он должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

• в розничной торговле — товарный чек;
• в оптовой — накладная и счет-фактура;
• при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

Важно! Рекомендация от "КонсультантПлюс"
Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом.
Три варианта действий смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

• Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
• Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
• После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
• Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Важно! Рекомендация от "КонсультантПлюс"
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:
1) составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее ... (подробнее смотрите в КонсультантПлюс). Пробный доступ к КонсультантПлюс получите бесплатно.

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

• Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
• Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

Положение о подотчетных лицах: образец 2023 года

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2023 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами, актуальный и для 2023 года, можно скачать здесь, по ссылке ниже:

Скачать образец

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.