Долги дебиторов: где отражаются в балансе и для чего с ними работать
Долги дебиторов отражаются в балансе кредиторов в одном разделе с денежными средствами и иными оборотными активами. Однако мобильность дебиторки существенно ниже денег, и она требует дополнительных усилий (работы с дебиторской задолженностью). Результат такой работы — своевременное погашение долгов и отражение в балансе дебиторской задолженности в достоверной оценке.
Работу с дебиторской задолженностью можно представить в виде набора процедур, позволяющих своевременно получить или взыскать с наименьшими потерями причитающиеся деньги. Способы работы с задолженностью дебиторов зависят от состава и структуры самой задолженности.
Обычно дебиторская задолженность включает:
- долги контрагентов за товары, работы, услуги;
- не отработанные подрядчиками и поставщиками авансы;
- переплаченные налоги и страховые взносы;
- не возвращенные работниками фирмы подотчетные суммы, ссуды и займы;
- иную задолженность (санкции за нарушение условий хоздоговоров, компенсацию причиненных фирме убытков и др.).
Как воздействовать на нерадивого дебитора, узнайте из материалов:
- «Пишем претензию по дебиторской задолженности – образец»;
- «Иск о взыскании задолженности по договору поставки».
Как работать с отдельными видами дебиторской задолженности, расскажем далее.
Задолженность за поставленные товары и услуги: основные этапы работы с дебиторкой
Работу с дебиторской задолженностью, возникающей из договорных обязательств, можно разделить на несколько этапов:
- подготовительный — проверка потенциальных контрагентов (их финансового положения, платежеспособности, надежности и др.);
- документальный — этап подготовки проекта договора и определения основных его условий (порядка и сроков погашения, санкций за их неисполнение, рассрочек, скидок и др.);
- контрольный — отслеживание исполнения контрагентом сроков и объемов погашения долгов по договору;
- оперативный — набор процедур, способствующих снижению риска перехода долгов дебитора в разряд сомнительных и безнадежных;
- взыскательный — этап работы с дебитором в судебных органах или с применением специальных способов взыскания задолженности (например, с помощью уступки права требования);
- заключительный — своевременное списание безнадежных долгов, перевод задолженности в состав сомнительной со всеми вытекающими учетными последствиями.
На каждом этапе работы с дебиторкой применяются специальные способы и методы. Например, проверку контрагентов проводят с помощью критериев отбора, анализа и расчетов финансовых показателей с учетом сложившейся практики работы с конкретным партнером.
Как оценить надежность партнера, см. материал «Проверка контрагента на сайте налоговой (нюансы)».
Эти методы фирма разрабатывает самостоятельно и описывает их в отдельном локальном акте (инструкции, положении, методике).
Об одном из методов работы с дебиторкой узнайте из следующего раздела.
Как продать дебиторскую задолженность
Фирме может потребоваться продать долг контрагента, если, например:
- возникает острая нехватка денежных средств для обеспечения нормального хозяйственного цикла при отсутствии возможности требования долга до истечения обозначенных в договоре дат;
- появляется сомнение в способности контрагента погасить долг (переход в стадию банкротства, снижение его финансовой состоятельности в связи с кризисом отрасли и др.).
Чтобы продать долг дебитора, необходимо:
- уведомить должника о заключении договора цессии;
- подготовить необходимые документы (первичку, договор цессии и др.);
- произвести запись о доходах и расходах по сделке в бухучете;
- учесть нюансы налогообложения уступки права требования долга.
ПРИМЕР от КонсультантПлюс:
Поставщик уступает требование по оплате товаров - 150 000 руб. со сроком погашения 01.09.2021 за 140 000 руб. Убыток от сделки - 10 000 руб. (140 000 руб. - 150 000 руб.). Вариант 1 - уступка произошла 01.09.2021 или позже. В расходах учитываем.... Продолжение примера см. бесплатно, получив пробный демо-доступ к системе К+.
Подробности о том, как продать дебиторскую задолженность упрощенцу, узнайте из статьи «Договор цессии при УСН доходы минус расходы (нюансы)».
Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженности
Взаимозачет можно рассматривать как один из методов работы с долгами дебиторов — ускорить расчеты и упростить расчетные процедуры с его помощью можно в том случае, когда между дебитором и кредитором существуют взаимные долги.
Для проведения взаимозачета необходимо, чтобы:
- требования дебитора и кредитора были однородными (сопоставимыми);
- срок исполнения обязательств наступил.
Необходимо учесть еще и дополнительные условия:
- договор не должен содержать запрета на проведение взаимозачета и противоречить закону;
- срок исковой давности долгов не истек.
Перед оформлением взаимозачета проводится сверка долгов и согласование их суммы.
Законом не регламентируется форма документа о взаимозачете, поэтому контрагенты могут составить его, например, в виде:
- соглашения или акта о взаимозачете;
- договора о зачете взаимных требований.
Учесть взаимозачет для налога на прибыль и отразить его в бухучете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный демо-доступ можно получить бесплатно.
Как упрощенцу оформить взаимозачет, см. в статье «Порядок взаимозачета при УСН “доходы”».
Нюансы работы с подотчетной дебиторкой
Дебиторская задолженность по подотчетным суммам может возникнуть, если, например:
- в компании отсутствует отлаженная система выдачи денежных средств под отчет (не определены процедуры выдачи денег сотрудникам, не установлены сроки возврата и отчета по ним и др.);
- сотрудник уволился и подотчетные суммы не вернул, а при окончательном расчете их удержать не удалось;
- работник находится в долговременной командировке и у него отсутствует возможность отчитаться в срок за полученные под отчет деньги.
Наладить своевременный возврат подотчетных средств и процесс регулярной отчетности подотчетных лиц помогают следующие меры:
- утверждение в компании положения о порядке выдачи денег под отчет;
- издание приказа со списком лиц, которым допустимо выдавать деньги на хозяйственные нужды;
- закрепление отдельного сотрудника бухгалтерии для контроля над своевременностью и полнотой отчетности по полученным сотрудниками денежным средствам.
Что предусмотреть в обязанностях бухгалтера по работе с подотчетниками, см. в материале «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».
К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов
Отсутствие в компании отлаженной системы работы с долгами может негативно отразиться на ее:
- финансовой устойчивости и платежеспособности — отсутствие своевременно полученных от контрагентов денег не позволяет фирме расплачиваться с персоналом, бюджетом, закупать материалы, то есть осуществлять свою обычную деятельность;
- репутации — отсутствие необходимой и достаточной денежной массы не позволяет фирме своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками и бюджетом;
- конкурентных преимуществах — замороженные деньги, выпавшие из оборота из-за просроченных долгов контрагентов, могли бы использоваться компанией для разнообразных целей (ее развития, получения альтернативных доходов и др.);
- внутреннем потенциале — отвлеченные на взыскание долгов ресурсы фирмы могли бы использоваться на новых проектах и ее развитии;
Кроме того, недостаточная работа с дебиторами, приводящая к судебному истребованию задолженности, требует дополнительного отвлечения денег и трудозатрат (которых можно было бы избежать при отлаженной системе работы с дебиторами).
Итоги
Порядок работы с дебиторской задолженностью компания разрабатывает самостоятельно. Среди основных этапов такой работы можно назвать: предварительную проверку потенциальных дебиторов, грамотно выверенные условия договоров, системный подход к процессу напоминания контрагентам о долгах и своевременному их взысканию.