Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Командировочные расходы - проводки по ним мы приведем далее в статье - могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. Рассмотрим порядок оформления документов и учетных регистров по командировке сотрудника.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

1. Аванс.

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

  • Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
  • Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

  • Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
  • Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

Добавить в закладки
Ваш вопрос
Отправить
Путеводители по бухучету различных операций есть в К+. Например, по учету МПЗ. Бесплатно на 2 дня.
Как с 2021 г. учитывать запасы по новому ФСБУ 5/2019 "Запасы"? Все подробности – в К+. Бесплатно, на 2 дня.
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме