Как сформировать командировочное заявление в «1С:Бухгалтерия 8.3»
К сожалению, в системе «1С:Бухгалтерия 8.3» нет готовой формы для оформления приказа на командировку, поэтому перед бухгалтером стоит задача составить кадровый документ самостоятельно или обратиться за помощью к программисту.
Если вам нужно Положение о служебных командировках, переходите в наш материал.
Для оформления командировки необходимо:
- Передать сотруднику, который отправляется в командировку, талоны на бензин или билеты на поезд или самолет. Если работник заправляется сам, то оформляется приказ о выплате компенсации и соглашение об использовании автомобиля с прописанным размером компенсации. Вместо последнего может быть заключен договор об аренде автомобиля.
- Заполнить кассовый ордер при выдаче аванса.
- Предоставить авансовый отчет по завершении командировки.
- Начислить необходимые налоги и взносы при выплате суточных сумм.
- Произвести учет среднего заработка служащего компании на командировочный период.
Теперь покажем, как оформить командировку в «1С:Бухгалтерия 8.3» пошагово на примере.
Сотруднице магазина № 23 Белкиной Анне Григорьевне была назначена командировка на 20 июля. Компания, в которой работает Анна, оплачивает в качестве командировочных такие расходы, как проезд, питание и проживание. Для оплаты питания выдаются суточные, для возмещения иных расходов сотруднику необходимо предоставить чеки, квитанции. Средства перед отправкой выдаются через кассу или перечисляются на карту. Если на карту, то оформляется платежное поручение и за день загружается выписка с расчетного счета. Рассмотрим случай выдачи наличных из кассы. Анне выплатили 14 000 рублей.
Что делаем:
- В разделе «Банк и касса» выбираем раздел «Кассовые документы», затем пункт «Выдачи». Заполняем форму, проводим документ. Выдача наличных оформлена.
- После того как сотрудник вернулся из командировки, бухгалтеру необходимо сформировать авансовый отчет. В разделе «Банк и касса» выбираем «Авансовый отчет», создаем документ и заполняем форму. В форме указываем сформированный на предыдущем шаге документ о выдаче наличных для командировки в 1С.
- Далее нужно добавить документ о расходах. Пусть приобретена пара билетов туда-обратно суммарной стоимостью 10 000 рублей (с учетом НДС 20% — 1666,67 рубля). Проживание в гостинице обошлось в 4000 рублей (с учетом НДС 20% — 666,67 рубля). Также сотрудница воспользовалась услугой такси, потратив 700 рублей (с учетом НДС 20% — 116,67 рубля). Итого потрачено 14 700 рублей. Заполняем форму в соответствии с предоставленными Анной документами об оплате, с указанием реквизитов организаций, оказавших услуги. Проводим документ.
- Далее необходимо вернуть перерасход в размере 700 рублей и начислить заработную плату за период, на который выпала командировка. Открываем форму для начисления зарплаты и корректируем начисление, добавив дополнительную оплату за командировочные дни. В нашем примере пусть будет начислено 5000 рублей.
ВАЖНО! С 01.01.2025 суточные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей для командировок по России и 3500 рублей для загранкомандировок.
Командировка оформлена окончательно.
Какие есть особенности оформления и оплаты командировки, мы рассказываем здесь.
Командировка в «1С:ЗУП» пошагово
Командировочные расходы отражаются в бухгалтерской программе, но бывают случаи, когда расчетчику также приходится принимать в этом участие. Например, на предприятии норма суточных 1000 рублей в день. Согласно НК РФ, не облагаются НДФЛ суммы на командировку по территории РФ 700 рублей в день. Сумма превышения облагается и НДФЛ, и страховыми взносами, поэтому необходимо удержать с суммы превышения суточных НДФЛ и исчислить страховые взносы.
Итак, что нужно сделать:
- Оформить документы на командировку.
- Отразить в табеле рабочего времени пребывание сотрудника в командировке.
- Удержать НДФЛ с суммы превышения суточных.
Как оформить командировку в 1С ЗУП пошагово, разберем на примере.
Сотрудник отправился в командировку с 12 по 16 февраля. Создаем приказ раньше, например, 9-го числа. Программа сама вычислит среднее значение выплаты.
Создать командировочный документ в ЗУП можно двумя способами: либо через раздел «Зарплата — Командировки», либо через «Главное — Все отсутствия сотрудников».
Так как мы взяли суточные 1000 рублей, а длительность командировки — 5 рабочих дней, то не облагается налогом сумма 3500 рублей. С 1500 рублей необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
На закладке «Зарплата» выбираем «Натуральные доходы». Создаем новое начисление под названием «Превышение норм суточных». На вкладке «Основное» нажимаем «Результат вводится фиксированной суммой», поскольку командировочные не зависят от заработной платы.
Далее заполняем вкладку формы о налогах.
Затем заполняем табличную часть о сотруднике, побывавшем в командировке. Указываем сумму, облагаемую НДФЛ — в нашем случае это 1500 рублей. Программа автоматически рассчитает размер налога.
Командировка в «1С:ЗУП 8.3» оформлена.
Как оплачивается командировка в выходной день? Мы ответили здесь.
Продление и отмена командировки в 1С 8.3 ЗУП
Бывает, что командировка продлевается. В таком случае возникает вопрос: как продлить командировку в 1С 8.3 ЗУП? Сделать это несложно, если действовать пошагово:
- В разделе «Зарплата» нажать на «Командировки».
- Выбрать нужный командировочный документ.
- Изменить дату окончания командировки и провести документ.
После выполнения указанных трех действий программа автоматически сформирует приказ о продлении командировочного периода.
В форс-мажорных ситуациях иногда требуется перенести или отменить поездку, когда она уже оплачена в программе. Отмена командировки в 1С 8.3 ЗУП осуществляется проведением документа «Сторнирование начислений», который создается из имеющегося командировочного документа через функцию «Сторнировать», расположенную внизу документа.
Судебные споры о командировках рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите его бесплатно на пробной основе.
Итоги
Оформление командировки в «1С:Бухгалтерия 8.3» включает выдачу аванса, последующее оформление авансового отчета и отражение всех расходов сотрудника. В «1С:ЗУП 8.3» ключевой задачей является корректное оформление приказа и учет суточных в пределах установленных норм для верного расчета налогов. Соблюдение приведенной инструкции позволяет корректно провести все операции и легко внести изменения в случае продления или отмены командировки.