Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Новшества в порядке применения путевых листов

С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь. 

Напомним также, что с 01.03.2023 путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?

Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД: 

Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.

Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.

На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.

Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов - 1С УАТ «Управление автотранспортом».

Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.

Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

ПЛ в программе «1С»

Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.

Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы». 

Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.

Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы. 

Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица: 

Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение. 

Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.

Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»: 

Мы рассказали, как настроить функционал для работы с путевыми листами в 1С 8.3 Бухгалтерия. Далее покажем, где в 1С 8.3 путевые листы.

Об особенностях путевого листа ИП мы писали здесь.

Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С

Чтобы в 1С найти путевые листы, необходимо пройти путь: Покупки – Путевые листы. 

Нажав на кнопку «Создать» попадаем в форму создания путевых листов в 1С:Предприятие. 

Заполняем открывшуюся форму своими данными. При этом в карточке транспортного средства должны быть заполнены данные по топливу: его вид и плановый расход. 

В форме путевого листа легкового автомобиля в 1С заполняем сначала данные о топливе. Также в шапке не забываем указывать счет затрат: 

Во вкладке «Маршрут» заполняем точки отправления и прибытия, дату, время и показания одометра. Расчетные величины (расстояние и расход) можно внести вручную или оставить расчет программы. После заполнения нажимаем «Провести и закрыть»: 

В программе сформированы следующие проводки: 

Как видим по данной операции, программа сделала следующие проводки:

• отразила поступление ГСМ от подотчетного лица (Дт 10.03.2 Кт 71.1);
• списание потраченного бензина на расходы (Дт 20 Кт 10.03.2);
• начисление НДС (Дт 19.03 Кт 71.1);
• списание НДС на прочие расходы, так как отсутствует счет-фактура (Дт 91.2 Кт 19.03).

Для ведения учета ГСМ с учетом по путевым листам в 1С введен субсчет 10.03.2 «Топливо в баке».

Подробности учета ГСМ по путевым листам представлены в нашем материале. 

Также можно скачать из 1С путевой лист в печатном виде из реестра путевых листов. Доступны два варианта:

• упрощенная печатная форма;
• привычная печатная форма № 3. 

Упрощенный вид ПЛ: 

Форма № 3 представлена в следующем виде: 

Об ответственности за отсутствие путевого листа рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Итоги

В 1С можно создавать путевые листы и вести учет ГСМ. Для работы с электронными путевыми листами, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД.