Ведение кассовой книги
Кассовая книга предназначена для контроля за движением денежных средств на предприятиях и у ИП. Она представляет собой регистр бухгалтерского учета и имеет утвержденную Госкомстатом форму № КО-4.
ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы первичных документов необязательно, за некоторым исключением. К таковым исключениям относятся кассовые документы, так как их применение регулируется еще и Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Таким образом, кассовая книга КО-4 применяется на унифицированном бланке.
Скачать бланк кассовой книги можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Кассовая книга (форма КО-4)
См. также «Унифицированная форма №КО-4 - Кассовая книга».
Оформление может вестись как на бумажных носителях, так и с применением технических средств. Причем в обоих случаях пользователь обязан обеспечить сохранность документа.
Подробнее о возможных вариантах документирования операций см. в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ВАЖНО! С 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете". В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.
При условии применения технических средств кассовые листы распечатываются по итогам рабочего дня с автоматическим использованием нумерации. Оформление документа на бумажном носителе предполагает изначальную нумерацию и прошивку.
Количество итоговых листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Ответственность за ведение первичной кассовой документации также лежит на главном бухгалтере или, в случае его отсутствия, на руководителе.
Возможен и полностью электронный способ ведения кассовой книги с подписанием ее электронной подписью.
Подробно с порядком ведения книги вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец».
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Сколько хранится кассовая книга?
Кассовая книга, как и прочие первичные документы и бухгалтерские регистры, подлежит хранению в течение определенного времени. Период установлен федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (п. 1 ст. 29) и определен сроками хранения в соответствии с государственным архивом, но не менее 5 лет по истечении отчетного периода.
Ненадлежащее хранение, равно как и некорректное ведение кассовой книги, подлежит административной ответственности.
Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее несоблюдение см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Хранение кассовой книги необходимо, так как обоснование доходов и расходов в процессе деятельности субъектов предпринимательства должно иметь подтверждение. Отсутствие требуемых документов влечет за собой наступление налоговой и административной ответственности.
Итоги
Хранить кассовую книгу нужно не меньше 5 лет. Это может быть бумажный вариант, распечатка регистра, созданного на ПК, или полностью электронный документ, подписанный электронной подписью. При этом важно, чтобы обеспечивалась сохранность от несанкционированных исправлений.