Дебет 71 - Кредит 71 — с такими составными частями делаются проводки, отражающие расчеты с подотчетными лицами. Выданные под отчет суммы фиксируют по дебету 71 - кредит 71-го счета учитывает израсходованные или возвращаемые сотрудником денежные средства. Об особенностях отражения проводок по 71-му счету, а также о возникающих нюансах при выдаче из кассы организации подотчетных сумм пойдет речь в данной статье.

 

Когда применяется счет 71

Нюансы выдачи денежных средств под авансовый отчет из кассы (проводка Дт 71 Кт 50)

Проводки по подотчету на зарплатную карту

Авансовый отчет: нюансы и проводки

Итоги

 

Когда применяется счет 71

В ходе налоговой проверки инспекторы ФНС помимо корректности исчисления налогов проверяют и соблюдение кассовой дисциплины, особое внимание уделяя правильности расчетов с подотчетными лицами. Тонкостей и нюансов в этом вопросе довольно много. Поэтому лучше их устранить до прихода проверяющих, ведь ошибки грозят наложением штрафа и доначислением НДФЛ и пени.

Счет 71 является активно-пассивным и корреспондирует с предназначенными для выдачи денежных средств счетами по Дебету 71 - Кредит 71 корреспондирует с затратными счетами или счетами по учету ТМЦ, а также со счетами, на которые осуществляется возврат неиспользованных средств.

Во взаиморасчетах с подотчетными сотрудниками имеют место 2 процесса:

  1. Выдача денежных средств (далее ДС) из кассы или на банковскую карту.
  2. Предоставление авансового отчета (далее АО) об расходовании ДС.

О правилах оформления АО читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017 году».

Нюансы выдачи денежных средств под авансовый отчет из кассы (проводка Дт 71 Кт 50)

Основным НПА, регулирующим процесс выдачи денежных средств подотчетникам, является указание банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Согласно п. 5 этих указаний под отчет разрешено выплачивать средства только своим работникам (как штатным, так и оформленным по договорам ГПХ).

Алгоритм осуществления выплаты:

  1. Получить от работника письменное заявление (с 19.08.2017 другим документом, достаточным для выплаты, является распоряжение руководителя, указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У), написанное в произвольной форме с указанием следующих сведений:
    • цели получения денежных средств;
    • суммы;
    • срока, на который выдаются деньги;
    • визы руководителя;
    • даты.
  2. Проверить наличие сальдо у подотчетника. До 19.08.2017 п. 6.3 указания ЦБ РФ № 3210-У запрещал выдавать денежные средства под отчет не отчитавшемуся по ранее полученной сумме сотруднику. С 19.08.2017 этот запрет снят, но проверка все равно не будет лишней, т. к. исключит необоснованные выплаты при наличии остатка, числящегося за подотчетным лицом.
  3. Оформить расходно-кассовый ордер.
  4. Выдать деньги, сделав в бухгалтерском учете запись: Дт 71 Кт 50.

В законодательстве не предусмотрен конкретный срок, на который могут быть выданы деньги. Но если задолженность не погашена в течение длительного промежутка времени, налоговики, вероятнее всего, переквалифицируют такую выплату в заем или посчитают ее доходом работника и доначислят НДФЛ. При этом подобные решения будут приниматься налоговиками с учетом принципа обоснованности расчетов. Так, сумма в 50 000 руб., выданная на 6 мес. командированному на этот же срок сотруднику, не вызовет вопросов. Но вот ситуация с выдачей 50 000 руб. на 6 мес. офис-менеджеру на закупку канцелярских товаров будет выглядеть странно.

Максимальная сумма выдачи под отчет также законом не предусмотрена. При этом правило 100-тысячного лимита не распространяется на выдачу налички сотрудникам под отчет (п. 6 указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

ВАЖНО! Если сотрудник рассчитывается наличными с контрагентами от имени организации, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Если сотрудник не израсходовал выданные под отчет средства, он должен их вернуть после принятия АО бухгалтерией. При этом делается проводка Дт 50 Кт 71.

Проводки по подотчету на зарплатную карту

Законодательством предусмотрена возможность перечисления денежных средств под авансовый отчет на зарплатную карту сотрудника (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В назначении платежа при заполнении платежки следует указать, что перечисляемые средства являются подотчетными.

К АО в этом случае возможно приложение документов, подтверждающих факт оплаты банковской картой.

Проводка в данном случае будет такая: Дт 71 Кт 51 (52).

Перечислением со своей банковской карты работник может осуществить и возврат неиспользованных подотчетных сумм, указав в платеже его соответствующее назначение. Проводка здесь окажется следующей: Дт 51 (52) Кт 71.

Авансовый отчет: нюансы и проводки

Сотрудник может израсходовать подотчетные суммы:

  • на закупку материалов, товаров, ОС, НМА: Дт 10 (41, 08) Кт 71;
  • оплату работ, услуг для производственных нужд: Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 71.

Если приобретение совершено с НДС и его сумма выделена в документах на покупку, то величина налога выделяется из общей стоимости приобретенного и по отношению к этому приходу появляется дополнительная проводка: Дт 68 Кт 19.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, работодатель вправе его возместить при условии, что АО им принят (т. е. расходы признаны обоснованными).

Подробнее о правилах возмещения ДС по перерасходу читайте в материале «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».

Подотчетный сотрудник обязан отчитаться о потраченной сумме в 3-дневный срок (в рабочих днях) после истечения срока, отведенного на использование денежных средств (п. 6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У).

ВАЖНО! Если в заявлении (распоряжении руководителя) не указан срок использования выданной под отчет суммы или оно не было написано (издано) вовсе, налоговики могут посчитать, что подотчетная сумма была выдана сроком на 1 день. При этом подотчетник должен либо вернуть деньги в тот же день, либо отчитаться за них в 3-дневный срок. Если ни та ни другая операция не была проведена, инспекторы расценят это как нарушение порядка хранения налички. А это грозит штрафом в 50 000 руб. (ст. 15.1 КОАП РФ).

В случае несдачи подотчетником АО работодатель получает право на принятие решения об удержании выданной под отчет суммы из его зарплаты. Такое решение должно быть принято в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для отчетности по выданным средствам (ст. 137 ТК РФ). Сотрудника необходимо ознакомить с приказом об удержании под расписку. Если сумма превышает 20% от зарплаты, то удержания необходимо производить в течение нескольких месяцев (ст. 138 ТК РФ).

Блок проводок будет выглядеть так:

  • Дт 94 Кт 71 – отражена сумма ущерба, соответствующая невозвращенной подотчетной сумме;
  • Дт 73 Кт 94 – начислена задолженность сотрудника по возмещению материального ущерба;
  • Дт 50 (51, 52, 70) Кт 73 – погашена задолженность по возмещению материального ущерба

При проверке АО особое внимание следует уделить:

  • соответствию целей, указанных в заявлении, фактическим расходам;
  • полноте комплектности и правильности оформления приложенных к отчету документов.

АО и приложенные к нему подтверждающие документы проверяются налоговиками с особым пристрастием. Поэтому самостоятельную проверку стоит провести тщательно.

Итоги

Взаиморасчеты с подотчетными сотрудниками записываются проводками по 71-му счету: выдача учитывается в Дебете 71 - Кредит 71 отражает израсходованные суммы или возврат неиспользованных денег. Выдача денежных средств под отчет сотрудникам организации имеет массу нюансов, ошибки в которых могут повлечь за собой налоговые санкции.