Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Дебет 71 - Кредит 71 — части бухгалтерского счета, отражающего расчеты с подотчетными лицами. Выданные под отчет суммы фиксируют по дебету 71 - кредит 71-го счета учитывает израсходованные сотрудником денежные средства. Об особенностях отражения проводок по 71-му счету, а также о возникающих нюансах при выдаче подотчетных сумм из кассы организации пойдет речь в данной статье.

 

Когда применяется счет 71?

Нюансы выдачи денежных средств под авансовый отчет из кассы (проводка Дт 71 Кт 50)

Проводки по подотчету на зарплатную карту

Авансовый отчет: нюансы и проводки

Итоги

 

Когда применяется счет 71?

В ходе налоговой проверки инспекторы ФНС помимо корректности исчисления налогов проверяют и соблюдение кассовой дисциплины, особое внимание уделяя правильности расчетов с подотчетными лицами. Тонкостей и нюансов в этом вопросе довольно много. Поэтому лучше их устранить до прихода проверяющих, ведь ошибки грозят наложением штрафа и доначислением НДФЛ и пени.

Счет 71 является активно-пассивным и корреспондирует с предназначенными для выдачи денежных средств счетами по Дебету 71 - Кредит 71 корреспондирует с затратными счетами или счетами по учету ТМЦ.

Отражение взаиморасчетов с подотчетными сотрудниками выполняется в 2 этапа:

  1. Выдача денежных средств (далее ДС) из кассы или на банковскую карту.
  2. Предоставление авансового отчета (далее АО) об израсходовании ДС.

Рассмотрим 1-й этап — выдачу ДС из кассы.

Нюансы выдачи денежных средств под авансовый отчет из кассы (проводка Дт 71 Кт 50)

Основным НПА, регулирующим процесс учета денежных средств, выданных подотчетникам, является указание банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…».

Согласно п. 5 этих указаний под авансовый отчет разрешено выплачивать средства только работникам организации, а также физлицам, работающим по договорам ГПХ.

Алгоритм осуществления выплаты:

  1. Проверить наличие сальдо у подотчетника. П. 6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У запрещает выдавать денежные средства под отчет не отчитавшемуся по ранее полученной сумме сотруднику.
  2. Получить от работника письменное заявление, написанное в произвольной форме, с указанием следующих реквизитов:
    • цель получения денежных средств,
    • сумма,
    • период сдачи авансового отчета,
    • виза руководителя компании,
    • дата.
  3. Оформить расходно-кассовый ордер.
  4. Выдать деньги, сделав в бухгалтерском учете запись: Дт 71 Кт 50.

В законодательстве не предусмотрен конкретный срок, когда сотрудник должен отчитаться о потраченных суммах. Но если задолженность не погашена в течение длительного промежутка времени, налоговики, вероятнее всего, переквалифицируют такую выплату в заём или посчитают ее доходом (абз. 3 ст. 137 ТК РФ) и доначислят НДФЛ. При этом подобные решения будут приниматься налоговиками с учетом принципа обоснованности расчетов. Так, сумма в 50 тыс. руб., выданная на 6 мес. командированному на этот же срок сотруднику, не вызовет вопросов. Но вот ситуация с выдачей 50 тыс. руб. на 6 мес. офис-менеджеру на закупку канцелярских товаров будет выглядеть странно.

Максимальная сумма выдачи под отчет также законом не предусмотрена. При этом правило 100-тысячного лимита не распространяется на выдачу налички сотрудникам (п. 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

ВАЖНО! Если сотрудник рассчитывается с контрагентами от имени организации, то по одному договору можно оплатить не более 100 тыс. руб.

Если сотрудник не израсходовал выданные под отчет средства, он должен их вернуть при сдаче АО. При этом делается проводка Дт 50 Кт 71.

Проводки по подотчету на зарплатную карту

Законодательством предусмотрена возможность перечисления денежных средств под авансовый отчет на зарплатную карту сотрудника (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288) при условии, что такая операция предусмотрена учетной политикой компании.

В заявлении о выдаче денег сотруднику необходимо указать реквизиты карты, а к АО приложить чеки об их снятии или слипы о расчетах.

В назначении платежа при заполнении платежки следует указать, что перечисляемые средства направлены в подотчет.

Поскольку бланк АО предусматривает выдачу средств только из кассы, организация имеет право использовать самостоятельно разработанную форму отчета.

Проводка в данном случае будет такая: Дт 71 Кт 51.

Теперь перейдем к рассмотрению 2-го этапа расчетов с подотчетными сотрудниками.

Авансовый отчет: нюансы и проводки

Сотрудник может израсходовать подотчетные суммы на:

  • закупку материалов, товаров, ОС, НМА — Дт 10 (41, 08) Кт 71;
  • оплату нужд фирмы — Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 71.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, организация вправе его возместить при соблюдении определенных условий.

Подробнее о правилах возмещения ДС по перерасходу читайте в материале «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».

Подотчетный сотрудник обязан отчитаться о потраченной сумме в 3-дневный срок после указанной в заявлении даты сдачи АО (п. 6.3 указаний ЦБ РФ № 3210-У).

ВАЖНО! Если в заявлении не указана точная дата сдачи АО или оно не было написано вовсе, налоговики могут посчитать, что подотчетная сумма была выдана сроком на 1 день. При этом подотчетник должен либо вернуть деньги в тот же день, либо отчитаться за них в 3-дневный срок. Если ни та, ни другая операция не была проведена, инспекторы расценят это как нарушение порядка хранения налички. А это грозит штрафом в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КОАП РФ).

В случае несдачи подотчетником АО в установленный срок необходимо удержать полученную им сумму из зарплаты и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). Также необходимо получить документально оформленное согласие сотрудника на эти действия и ознакомить его с приказом об удержании под расписку (в течение месяца со дня истечения положенного для сдачи отчета срока). Если сумма превышает 20% от зарплаты, то удержания необходимо производить в течение нескольких месяцев (ст. 138 ТК РФ).

Блок проводок будет выглядеть так:

  • Дт 94 Кт 71 — отражена недостача сумм, выданных сотруднику;
  • Дт 70 Кт 94 — удержана недостача из зарплаты;
  • Дт 73 Кт 94 — выставлена претензия сотруднику в случае невозможности удержания из зарплаты.

АО и приложенные к нему подтверждающие документы проверяются налоговиками с особым пристрастием. Поэтому самостоятельную проверку стоит провести тщательно.

Обратите особое внимание на:

  1. Соответствие целей, указанных в заявлении, фактическим расходам.
  2. Полноту комплектности и правильность составления приложенных к отчету документов.

Подробную информацию о правилах заполнения АО можно узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Итоги

Взаиморасчеты с подотчетными сотрудниками записываются проводками по 71-му счету: выдача учитывается в Дебете 71 - Кредит 71 отражает израсходованные суммы. Выдача денежных средств под отчет сотрудникам организации имеет массу нюансов, ошибки в которых могут повлечь за собой налоговые санкции.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения