Для чего нужно изготовление электронной цифровой подписи
В соответствии с законом «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63-ФЗ электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это информация, зашифрованная в электронной форме с использованием уникальной последовательности символов. Данная ЭЦП необходима для того, чтобы взаимодействующие стороны имели возможность подписывать документы в электронном виде и направлять их при помощи электронного документооборота. ЭЦП на электронной документации имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись на бумажном носителе.
Узнайте о том, какая ЭЦП подходит для юридического лица.
Необходимо выделить следующие типы ЭЦП:
- Простая электронная подпись.
Она представляет собой определенную последовательность из паролей или кодов, необходимую для подтверждения факта подписания документов определенным лицом.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
С помощью этой подписи можно определить, кто именно подписал документ и вносились ли изменения в документ после его подписи. При ее создании генерируются 2 ключа:
- открытый ключ — символьный ряд, содержащий сведения о владельце ЭЦП;
- закрытый ключ — дополнительный символьный ряд, необходимый для повышения уровня безопасности использования ЭЦП.
Пара из закрытого и открытого ключей, размещенная на USB-носителе, образует сертификат ЭЦП.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись.
Данная подпись имеет все параметры неквалифицированной подписи, а также дополнительные характеристики. К ним относится, например, особый порядок сертификации, который возможен только в аккредитованных центрах сертификации. Кроме того, аппаратное обеспечение (USB-токен) и ПО для работы с квалифицированной ЭЦП должны пройти сертификацию в ФСБ РФ.
Эксперты КонсультантПлюс в тематической публикации рассказали о действующих правилах применения ЭЦП в различных разновидностях. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
В соответствии с типами ЭЦП у юридического (или физического) лица появляется возможность подписывать ту или иную документацию, причем необходимо уточнить, что для различных электронных документов могут использоваться разные типы ЭЦП.
Об отличиях указанных типов электронных подписей читайте в статье «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».
Кто уполномочен делать ЭЦП
Простая ЭЦП не требует обращения в специализированное учреждение, поскольку ее использование не сопровождается применением сертификата или средства ЭЦП.
Изготовление усиленной электронной цифровой подписи передано в ведение специальных удостоверяющих центров, которые создают сертификаты ключей проверки ЭЦП и передают их заявителям, а также ведут соответствующий реестр выданных и аннулированных ключей ЭЦП. Согласно закону № 63-ФЗ можно выделить такие обязанности удостоверяющих центров, как:
- изготовление сертификатов ключей и ЭЦП;
- определение периода действия сертификатов;
- отмена действия сертификатов;
- ведение реестра сертификатов ключей ЭЦП;
- определение уникальности ключей ЭЦП;
- определение подлинности электронных подписей;
- иная деятельность, связанная с ЭЦП.
Удостоверяющий центр может на добровольной основе пройти аккредитацию, которую осуществляет уполномоченный федеральный орган. Аккредитация представляет собой официальное подтверждение соответствия удостоверяющего центра требованиям закона № 63-ФЗ, а если требования не выполнены, происходит ее аннулирование.
ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании (ИП) можно оформить бесплатно, но только в ФНС. Обычному физлицу — в коммерческом УЦ, который аккредитован Минцифры (ст. 17.1, 17.2, 17.3 Закона № 63-ФЗ).
Читайте о действующем порядке оформления ЭЦП юридическим лицом в тематической публикации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к документу бесплатно.
Подробнее о получении сертификата ключа ЭЦП можно узнать из нашего материала «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи».
Когда нужно делать электронную подпись
Электронная подпись необходима во многих случаях, и в первую очередь она нужна для организации документооборота между юридическим лицом (с численностью свыше 10 человек) и государственными контролирующими органами. На сегодняшний момент документооборот между этими двумя сторонами осуществляется с использованием специальных коммуникационных каналов связи, которые имеют определенный уровень защищенности. Чтобы отправлять по ним документацию и отчетность, необходимо иметь квалифицированную электронную цифровую подпись.
Теоретически налоговую отчетность можно сдать и без действующей ЭЦП. Подробнее — здесь.
Отдельная квалифицированная ЭЦП понадобится и для участия в торгах на электронных площадках.
Кроме того, данное программное обеспечение может использоваться для организации электронного документооборота между контрагентами с целью минимизации временных затрат и сокращения почтовых расходов.
Физические лица, в том числе ИП, также могут упростить работу со многими госструктурами, оформив себе ЭЦП.
Читайте об оформлении ЭЦП для Госуслуг.
Кроме того, подавляющее большинство граждан наверняка пользуется системами электронного и мобильного банкинга. Вводя в систему банкинга логин и пароль, они используют простую ЭЦП.
Сертификат ключа усиленной электронной цифровой подписи выдается, как правило, на один год, а по истечении указанного срока его необходимо продлевать. При этом сертификат может прекратить свое действие по нескольким причинам:
- Срок выдачи сертификата закончился.
- Владелец сертификата изъявил желание прекратить действие ключа.
- Удостоверяющий центр прекратил свою деятельность без передачи обязанностей другим лицам.
- В иных случаях, закрепленных в законодательстве.
О простой подписи для документооборота между контрагентами читайте в статье «Как сделать простую электронную подпись?».
Изготовление электронной подписи: как делается, на что обратить внимание
Необходимо обратить внимание на особые моменты изготовления электронной подписи, к которым относятся следующие:
- Удостоверяющий центр не имеет права указывать в выдаваемом сертификате ключа ЭЦП ключ сертификата, полученный им от другого удостоверяющего центра.
- Удостоверяющий центр должен составить с заявителем специальное соглашение на изготовление ключа ЭЦП.
- Сертификат ключа ЭЦП должен отражать всю необходимую для квалифицированной подписи информацию: уникальный номер документа, период его действия, наименование юрлица или Ф. И. О. физлица — владельца ЭЦП, название удостоверяющего центра и др.
- При необходимости владелец ЭЦП имеет право получить копию сертификата в бумажном виде.
- Выдача сертификата ключа производится владельцу ключа при подтверждении паспортных данных, а также иному лицу, имеющему доверенность на получение.
См. также наш материал «ФНС упрощает переход на ЭДО».
Итоги
Применение электронной цифровой подписи не только удобно для создания электронного документооборота между различными контрагентами, но также часто является обязательным условием электронного документооборота с государственными контролирующими органами для предприятий. Изготовление ЭЦП и сертификата ключа к ней входит в обязанности удостоверяющих центров, действующих в соответствии с нормами, указанными в законе № 63-ФЗ.