Электронная подпись для налоговой и не только — что это такое?
Определение электронной подписи дается в п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — закон № 63-ФЗ). Согласно этому определению основная функция электронной подписи — идентификация лица, подписавшего электронный документ. Документы в электронной форме сегодня приобретают все большее распространение. А взаимодействие с налоговой у организаций и ИП может просто не получиться, так как отчетность в электронной форме обязаны представлять:
- все плательщики НДС;
- организации с численностью более 100 человек — в ФНС;
- работодатели с численностью работников от 11 человек — документы, содержащие сведения о доходах физлиц и НДФЛ, - в ФНС, и отчеты в Социальный фонд России, объединивший в себе ПФР и ФСС (до 01.01.2023 - в ПФР и ФСС).
При каких условиях квалифицированная электронная подпись признается действительной, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все нюансы существующих условий.
Электронный отчет без наличия электронной подписи сдать нельзя, так как системы приема отчетов и деклараций не смогут идентифицировать подателя этих электронных документов.
Что еще можно делать, имея электронную подпись:
- Зарегистрироваться на сайтах ФНС, СФР, ФТС, Росприроднадзор и прочее и стать пользователем личного кабинета на этих электронных ресурсах.
- Зарегистрироваться для участия в электронных торгах на площадках государственных торгов.
Таким образом, наличие электронной подписи для организаций и ИП представляется необходимостью, а для простого физлица - определенным удобством, позволяющим решить некоторые вопросы удаленно.
Виды электронных подписей
Закон № 63-ФЗ в ст. 5 выделяет такие виды электронных подписей:
Рисунок 1. Виды электронных подписей в соответствии со ст. 5 закона № 63-ФЗ
Простая подпись
Простая подпись — это вид идентификации, формируемый с помощью пароля, кода или других средств. Например, пин-код для входа в онлайн-банк, пароль для входа в электронную почту - э то примеры простой электронной подписи. Очевидно, что это макисмально ненадежная подпись, поэтому для выполнения серьезных операций она применяться не может. Для них используются более сложные констуркции. Рассмотрим их ниже: неквалифицированную и квалифицированную электронные подписи.
Как сделать простую электронную подпись, можно узнать из статьи «Как сделать простую электронную подпись».
Усиленная подпись
Усиленная электронная подпись (УЭП), как показано на рис. 1, делится на 2 вида:
- квалифицированную;
- неквалифицированную.
Общими чертами этих 2 видов УЭП является то, что они формируются с применением криптографии (шифрования) для преобразования информации, вносимой на ключ, более точно идентифицируют лицо, которое подписало документ с помощью такой подписи, контролируют возможные изменения, внесенные в документы уже после их подписания. Еще одна общая черта для УЭП — это то, что они создаются с использованием специальных приспособлений для электронной подписи.
ЭЦП и МЧД: тест с ответамиКвалифицированная усиленная электронная подпись дополнительно подтверждается квалифицированным сертификатом. В процессе ее создания и проверки используются специальные средства подтверждения подписи в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ в редакции закона «О внесении изменений…» от 30.12.2015 № 445-ФЗ.
ВАЖНО! Для сдачи отчетности юрлица и ИП применяется исключительно квалифицированная усиленная электронная подпись (УКЭП).
С 2022 года квалифицированную усиленную электронную подпись предоставляют только ФНС и доверенные лица ФНС. На данный момент к таковым, в частности, относятся:
- ПАО Сбербанк;
- АО Аналитический центр;
- ПАО Банк ВТБ;
- АО "ЕЭТП";
- АО "Тинькофф банк".
Полный перечень доверенных лиц приведен на официальном сайте налоговой.
ВАЖНО! КУЭП для юрлиц и ИП выдает ФНС и ее доверенные лица. Обычные удостоверяющие центры также могут оказывать услуги по выдаче таких подписей, но это не значит, что ее выдал такой центр: удостоверяющий центр в данном случае являтся лишь посредником между ФНС и получателем УКЭП. УКЭП физлица можно получить в удостоверяющем центре.
Неквалифицированную усиленную электронную подпись можно получить без сертификационных центров, пройдя процедуру идентификации. Удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по правилам, действующим с июля 2021 года, смогут выдавать КЭП только для работников организаций на коммерческой основе.
ВАЖНО! Подпись можно оформить не в каждой налоговой. В каких отделениях ФНС оформляют подпись, можно узнать на официальном сайте налоговой службы.
Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.
В чем отличие двух видов УЭП, подробнее можно узнать из статьи «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».
ВАЖНО! Получение УКЭП - условно бесплатная процедура. Для работы с ней необходимо иметь специальный носитель - токен (флеш-карту), а также КРИПТО ПРО. Раньше лицензия КРИПТО ПРО была вшита во флешки с УКЭП от налоговой, но на данный момент это более не практикуется, поэтому лицензию можно получить бесплатно на тестовый период (90 дней), а потом приобрести.
Как управлять налогами через личный кабинет налогоплательщика — физического лица
Любой плательщик налогов может создать личный кабинет на сайте ФНС. Это можно сделать с помощью:
- Регистрационной карты, которую налогоплательщик может получить в любом территориальном отделении ФНС, работающем с физическими лицами. Где именно налогоплательщик состоит на учете, не играет никакой роли.
- Квалифицированной электронной подписи. Ключ и сертификат проверки КЭП выдают удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ.
- Учетной записи в ЕСИА (единой системе идентификации и аутентификации). Учетную запись в ЕСИА можно получить в отделениях почты или МФЦ при получении государственных услуг.
ВАЖНО! С недавнего времени работает функционал Госключ. Это способ получить УКЭП без флешки. Но для возможности пользования таким новшеством надо соблюсти определнные условия. Подробнее можно узнать на официальном сайте.
Что можно делать в личном кабинете на сайте ФНС физическому лицу?
Что дает человеку личный кабинет на сайте ФНС:
- Налогоплательщик — пользователь личного кабинета всегда в курсе того, какой налог начислен, когда его необходимо оплатить. Физическое лицо — налогоплательщик может в режиме онлайн провести сверку с ФНС.
- Получает актуальные формы квитанций на оплату (с учетом территориальных особенностей).
- Имеет своевременную и полную информацию о ставках налогов, возможности оформления льгот.
- Имеет возможность подавать заявления в ФНС, получать ответы, письма, уточнения и разъяснения.
- Оплачивать налоги через специальную форму оплаты.
- Скачивать, заполнять, направлять декларацию 3-НДФЛ.
Аналогичные возможности предоставляют пользователям и личные кабинеты на сайтах ПФР, ФСС, а теперь и СФР. На сайте ведомства пользователи могут рассчитать свою пенсию, внести или уточнить данные о своем стаже, обратиться за начислением пенсии, подать документы и прийти в отделение СФР уже только на этапе назначения пенсии и получения пенсионного удостоверения.
Помимо оформления ЛК физлица на сайте налоговой и доступа к его функционалу, наличие УКЭП дает возможность взаимодействовать с ФНС и без открытия личного кабинета. Например, для подачи заявления в электронном виде на регистрацию предприятия или ИП или на внесение изменений в учредительные документы создание личного кабинета не является обязательным, а наличие цифровой электронной подписи необходимо.
ВАЖНО! Определенный функционал ЛК физлица доступе и без УКЭП. Например, подать декларацию 3-НДФЛ можно с применением неквалифицированной усиленной цифровой подписи.
Что получает юрлицо, оформив в ФНС электронную подпись
Юридическим лицам оформление личного кабинета на сайте ФНС тоже выгодно, так как позволяет:
- Знать все о том, какие налоги начислены, сколько зачислено оплаты, делать сверки и получать сведения о сальдо ЕНС и операциях по ЕНС.
- Получать и отправлять запросы и письма в ФНС.
- Получать консультации.
- Экономить время: обращаться в ФНС не выходя из офиса.
Личным кабинетом юридическое лицо может пользоваться, имея неквалифицированную электронную подпись.
Если предприятие оформило сертификат на пользование ключом электронной подписи, обладающей всеми признаками квалифицированной, то оно может сдавать отчетность через специальные ресурсы сайтов ФНС, СФР, ФТС и прочее. Кроме того, есть возможность сдачи электронной отчетности через операторов электронной отчетности. Потребитель вправе самостоятельно выбрать самый удобный для себя способ.
О том, как учесть расходы на приобретение электронной подписи в бухгалтерском и налоговом учетах, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как юрлицу или ИП получить эцп удаленно (онлайн)
ВАЖНО! Получить первично УКЭП юридического лица или ИП онлайн невозможно! Обязательно потребуется подтверждение личности, то есть визит в налоговую или личная встреча с представителем доверенного лица налоговой.
Допустимо подать заявку на получение УКЭП на сайте налоговой или на сайте доверенного лица (например, имея расчетный счет в банке, можно часть процедуры получения УКЭП пройти в онлайн формате). Для подтверждения личности потребуется личная встреча.
Онлайн на сайте налоговой можно продлить подходящий к концу срока сертификат УКЭП юрлица или ИП, при этом текущий сертификат должен еще действовать. Новый сертификат записывается на тот же носитель (флеш-карту), что и прежний. Вся процедура осуществляется в онлайн-формате через личный кабинет налогоплательщика.
ВАЖНО! Для продления сертификата УКЭП необходимо в личный кабинет налоговой заходить исклбючительно по КУЭП!
В ЛК следует идти по пути: Заявления.Запросы - КЭП - Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи.
Далее действовать надо по предлагаемым инструкциям. Они достаточно просты и понятны. Перевыпуск сертификата занимает минут десять при стабильном интернете и отсутствии глюков на сайте налоговой.
Как сделать первичную электронную подпись юрлица и ИП для налоговой инспекции
Повторимся, что первичную электронную подпись для налоговой отчетности юрлица и ИП могут сделать в отделении налоговой или у доверенных лиц.
Для оформления УКЭП предварительно необходимо подготовить пакет документов. Максимальный пакет для юрлица включает:
- копию учредительного договора;
- копию устава;
- копию приказа о назначении директора;
- паспортные данные, СНИЛС и ИНН директора;
- копию свидетельства о регистрации юридического лица;
- копию свидетельства о постановке на налоговый учет;
- выписку из ЕГРЮЛ, полученную не позднее чем за полгода до обращения (иногда «срок свежести» выписки из ЕГРЮЛ может быть иным — уточните этот момент в том сертификационном центре, куда обратитесь за получением ключей и сертификата электронной подписи).
Как получить выписку из ЕГРЮЛ, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Как получить сертификат удостоверяющего центра ФНС России
Удостоверяющие центры ФНС России созданы для того, чтобы проводить сертификацию и автоматизацию обмена данными между государственными предприятиями, входящими в систему обмена электронной информацией.
Для руководителей предприятий и ИП, наделяемых правом электронной подписи, сертификация проводится в установленном регламентом порядке. Порядок реализации ФНС России функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей утвержден Приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.
Электронная подпись для отчетности: как проверить актуальность на сайте налоговой
Обладатели сертификатов цифровой подписи могут проверить ее актуальность на сайте государственных услуг. Путь к проверке прост. Нужно войти на сайт по ссылке www.gosuslugi.ru/pgu/eds. Открывшийся сервис позволяет проверить подлинность (актуальность) сертификата и электронных документов цифровой подписи.
Каково назначение сертификата ключа ЭЦП читайте здесь.
Для проверки в открывшейся форме выбирают тот сертификат или электронный документ, который необходимо проверить, набирают код подтверждения (антибот). После короткого времени ожидания система выдаст результат, является ли выбранный документ электронной подписи актуальным.
Как правило, если сертификат оформлен предприятием, имеющим лицензию Минкомсвязи, проблема проверки актуальности не возникает. При подключении к сервисам с использованием ключа электронной подписи в наименовании сертификата пользователь всегда видит срок действия своего ключа. За несколько недель любая система (торговая площадка или сервис ФНС) уведомляет пользователя, что время действия его сертификата подходит к концу, при каждом пользовании ключом. Задача пользователя — вовремя обратиться в свой удостоверяющий центр за продлением действия сертификата.
Итоги
Для того чтобы стать обладателем ключа электронной подписи для налоговой, юрлицу нужно получить сертификат электронной подписи в отделении ФНС или у доверенных лиц.
Физические лица могут получить регистрационную карту ФНС или оформить учетную запись ЕСИА. Для этого им придется сходить в ФНС или, для ЕСИА, в ближайшее почтовое отделение или МФЦ. Физическим лицам можно получить ключ и в удостоверяющем центре.
Часто сертификаты электронной подписи, приобретаемые в удостоверяющих центрах, предоставляют пользователю комплекс возможностей: открывают доступ к электронным сервисам специальных программ (например, ведение бухгалтерии онлайн), дают доступ к госторгам и сервисам ФНС, СФР, или сайта госуслуг, где необходима электронная идентификация. Выбор в любом случае остается за пользователем.