Является ли электронный билет бланком строгой отчетности? — вопрос, который волнует бухгалтеров компаний, часто направляющих сотрудников в командировки. В статье вы узнаете, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности (БСО), какие есть особенности учета электронных билетов и можно ли включить их в состав БСО.
Что относится с БСО?
БСО — документ, который юрлицо или бизнесмен может выдать физическому лицу вместо чека ККТ при безналичной или наличной оплате услуг.
Использование БСО регламентирует Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
По общему правилу БСО выдают налогоплательщики только при оплате услуг из перечня ОКУН (ОК 002-93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163) и приравненных к ним. БСО нельзя выдать юрлицу и при покупке товара. А вот предпринимателям БСО выдавать можно, так как они приравниваются к физлицам (абз. 4 п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16).
Чтобы бланк считался действительным, он должен включать обязательные реквизиты:
- наименование, номер из 6 знаков и серия;
- название фирмы или Ф. И. О. ИП;
- ИНН и местонахождение предприятия;
- вид и стоимость услуги;
- сумму оплаты;
- дату операции и формирования документа;
- должность, Ф. И. О. и личную подпись ответственного за документирование операции лица;
- печать компании.
Если БСО изготовлен в типографии, то сведения о ней указываются на бланке. Какие еще требования предъявляются к БСО — читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)».
Однако есть целый ряд БСО, к оформлению которых предъявляются отдельные требования, утвержденные специальными НПА. К таким бланкам относятся кинобилеты, абонементы, турпутевки и т. д. Можно ли считать электронный билет БСО?
Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО
Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.
Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.
В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).
Порядок формирования ЭБ при перевозке граждан поездами и электричками регламентирует приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322. Сам электронный железнодорожный билет признать БСО нельзя, а вот контрольный купон билета, представляющий собой выписку из АИС управления железнодорожными перевозками, является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322, письмо Минфина РФ от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719).
Для электронных проездных билетов квитанция электронного многоцелевого документа приравнивается к БСО (п. 2 приказа Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116).
Учет электронных билетов
Списывать расходы на покупку ЭБ следует при наличии следующих документов:
- распечатанного ЭБ;
- посадочного талона или контрольного купона (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42279).
При этом следует проверить, чтобы в этих документах были указаны вся информация, свидетельствующая о том, что именно данный сотрудник компании направлялся в командировку — Ф. И. О., номер рейса и посадочного места, цена билета, дата поездки и иные сведения (письмо Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-03-07/50).
Если у компании есть документы, подтверждающие отправку работника в командировку и его пребывание там (приказ руководителя, чеки и счета из гостиниц), то для подтверждения расходов все равно необходимо иметь и распечатку ЭБ, и посадочный талон / контрольный купон (письмо Минфина РФ от 01.09.2016 № 03-03-07/50992).
ЭБ учитываются на сч. 50 субсчет «Денежные документы» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Если билеты покупает сама компания, то проводки следующие:
- Дт 60, 76 Кт 51 — оплачена покупка ЭБ;
- Дт 50-3 Кт 60, 76 — оприходован электронный документ;
- Дт 71 Кт 50-3 — ЭБ выдан работнику.
Если ЭБ покупает сам сотрудник, то компания делает аналогичные проводки, что и при обычной выдаче денег под отчет:
- Дт 71 Кт 50 — выданы подотчетные суммы сотруднику.
Компания спишет расходы на билет после утверждения авансового отчета командированного сотрудника:
- Дт 20, 26, 26, 44 Кт 71 — списаны расходы на проезд в командировку.
Подробнее об учете расходов на деловые поездки сотрудников читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 г.»
Если сумма НДС выделена в маршруте/квитанции, контрольном купоне, квитанции электронного многоцелевого документа отдельной строкой, то налог можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01):
- Дт 19 Кт 71 — выделен НДС в стоимости ЭБ;
- Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.
В противном случае вся стоимость билета включается в расходы при расчете налога на прибыль.
Если поездка по каким-то причинам не может состояться и компания сдает ЭБ, то в учете делаются такие записи:
- Дт 50-3 Кт 71 — подотчетник возвратил неиспользованный билет в бухгалтерию;
- Дт 60, 76 Кт 50-3 — билет возвращен перевозчику;
- Дт 51 Кт 60, 76 — стоимость несостоявшейся поездки частично возращена компании;
- Дт 91 Кт 60, 76 — учтена в расходах сумма комиссии за отмену бронирования билета.
ВНИМАНИЕ: поскольку проездные билеты могут использоваться более одного раза, следует завести ведомость их учета. Компания может разработать форму самостоятельно с учетом положений ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сотрудников, которые используют в работе проездные билеты, необходимо перечислить в отдельном приказе. Такой работник будет получать билет под расписку и по возвращении из поездки или окончании срока действия проездного — сдавать обратно. Ответственный за сохранность проездных — кассир.
Подробнее о том, как следует хранить БСО, читайте в материале «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Итоги
В состав электронного документа входят:
- маршрут/квитанция — при авиаперевозках;
- контрольный купон — при железнодорожной перевозке;
- квитанция электронного многоцелевого документа — при использовании проездных билетов.
Перечисленные документы относятся к бланкам строгой отчетности. Следовательно, электронный билет можно считать БСО при наличии распечатанных на бумажном носителе указанных выше документов.