Прямые выплаты пособий в 2025 году: памятка для бухгалтера

Какие пособия оплачивает работодатель, а какие СФР (бывший ФСС)

В рамках прямых выплат работодатель продолжает оплачивать:

• пособие по временной нетрудоспособности, назначаемое в связи с заболеванием или травмой за первые 3 дня болезни;
• 4 дополнительных выходных дня одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами.

ВАЖНО! С 2025 года пособие на погребение выплачивает СФР напрямую человеку, оплатившему похороны, а не через работодателя. 

При этом оплату выходных по уходу за детьми-инвалидами возмещает СФР. Оплатить и возместить их вам помогут материалы «КонсультантПлюс». Чтобы посмотреть рекомендации экспертов, переходите по нашим ссылкам. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Работодатель НЕ оплачивает:

• пособие по временной нетрудоспособности, назначаемое в связи с заболеванием или травмой с 4-го дня;
• больничные по уходу за больным ребенком или родственником;
• пособие по беременности и родам;
• ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка.

Что нужно для выплаты пособий работникам соцстрахом в 2025 году

Обмен сведениями для оплаты пособий с фондом происходит через информационную систему ЕИИС «Соцстрах». Например, при оплате больничного:

• лечебное учреждение загружает в систему больничный;
• сведения о ЭЛН поступают работодателю и работнику в ЛК на госуслугах;
• данные для оплаты пособия за первые 3 дня работодателю дает СФР — он фактически предзаполняет данные в системе (фонд берет их из сведений персонифицированного учета);

  Такой порядок действует с 04.01.2024 (постановление Правительства РФ от 26.12.2023 № 2312). 

• СФР может прислать работодателю запрос на допсведения, например:

• о страховом стаже;
• замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде;
• районном коэффициенте;
• продолжительности рабочего времени;
• периодах освобождения или отстранения сотрудника от работы, заключения под стражу, проведения судебно-медицинской экспертизы, простоя если они совпали с периодом нетрудоспособности и т.д.;

• в ответ на такой запрос нужно разместить сведения в ЕИИС в течение 3 дней.

Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
Для передачи сведений можно воспользоваться одним из следующих способов. Передайте сведения через (пп. "а" п. 10 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного):
- личный кабинет страхователя на официальном сайте фонда. Для доступа к нему надо использовать подтвержденную учетную запись на портале госуслуг;
- сервис электронного взаимодействия "Социальный электронный документооборот" (СЭДО) (https://sedo.fss.ru/sedo.html);
программу АРМ "Подготовка расчетов для СФР". Ее можно скачать на сайте СФР;
- бухгалтерские программы, в которых есть возможность работы с электронными больничными;
оператора ЭДО.
Подробнее о том, как организовать работу с ЭЛН, читайте в готовом решении. Пробный доступ бесплатный.

Также нужно собирать с работников при трудоустройстве и передавать в электронном виде в СФР сведения о застрахованных лицах по форме, утв. соцстрахом. Так вы в том числе сообщаете фонду платежные реквизиты работников, по которым он должен платить пособия.

Оплата больничных и декретных пособий осуществляется без каких-либо заявлений от сотрудников на основании ЭЛН, размещаемых в ЕИИС соцтраха медучреждениями.

Пособие при рождении ребенка СФР тоже оплатит сам на основании сведений из ЗАГСа, никаких заявлений и справок о неполучении пособия вторым родителем подавать не нужно.

Заявление потребуется только при оформлении пособия по уходу за ребенком: в свободной форме на отпуск и по утвержденной форме — на оплату пособия. В течение 3 дней сведения об отпуске работодатель размещает в системе СФР. 

Налоги, учет и отчетность при прямых выплатах пособий

НДФЛ работодатель удерживает с пособия по временной нетрудоспособности за первые 3 дня, с остальной суммы больничного налог удержит СФР.

Как в бухгалтерском учете отразить начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности лицу, работающему по договору ГПХ? Ответ вы можете посмотреть в системе КонсультантПлюс по пробному доступу. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Вычеты по НДФЛ работодатель предоставляет только с той части больничного, которую выплачивает сам. СФР работникам вычеты не предоставляет (налоговый агент может быть только один, а вычеты, как правило, дает работодатель), но работник может получить их по окончании года в налоговой, подав 3-НДФЛ. Для этого в СФР теперь можно взять справку о доходах (бывшую 2-НДФЛ).

В отчетности по НДФЛ (расчете 6-НДФЛ и справках о доходах) работодатель также отражает только суммы, выплачиваемые им.

Также нужно иметь в виду следующее:

• Начисленные взносы работодатели должны уплачивать в полной сумме, уменьшать их на пособия не нужно, т. к. СФР платит соцвыплаты напрямую, а те, которые не оплачивает (выходные по уходу за детьми-инвалидами), потом возвращает деньгами.

• С 2024 года при уходе сотрудницы в декрет или работника в отпуск по уходу за ребенком подается форма ЕФС-1 с подразделом 1.2. 

• В расчетной ведомости на зарплату и расчетных листках работодатель отражает только пособие по временной нетрудоспособности за первые 3 дня болезни работника, выплачиваемое без возмещения из СФР, средства соцстраха, полученные работником, в учете работодателя никак не отражаются.