Отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время. Да и вообще, отпуск вне графика — не нарушение. Если работник просит отпустить его отдыхать раньше, чем планировалось, а вы не против, это можно сделать на вполне законных основаниях.
Документально оформить уход работника в отпуск вне графика вам поможет Готовое решение от экспертов «КонсультантПлюс». Материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
Сейчас опасность такой ситуации заключается в том, что вы можете не успеть выплатить человеку отпускные в установленный срок. Сделать это, напомним, вы обязаны не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Но в Госудуму уже поступил проект закона с поправками к этой норме. Он предусматривает оплату предоставляемых вне графика отпусков в следующие сроки:
- не позднее двух рабочих дней, следующих за днем подачи заявления, — если оплата производится на банковскую карту;
- не позднее первого рабочего дня работника после окончания отпуска (если оплата из кассы).
А пока нужно учитывать, что нарушение срока выплаты отпускных наказывается штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (или предупреждение);
- ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- организаций — от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, в данном случае применима материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ.
И даже тот факт, что отпуск работнику предоставляется экстренно (например, в связи с болезнью близкого родственника), Минтруд не считает оправданием (письмо от 26.08.2015 № 14-2/В-644). Не спасет вас от ответственности и полученная от работника расписка о том, что он не против оплаты отпуска с просрочкой, поскольку сам же в ней и виноват. На это указал Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.
Как же быть? На практике данный вопрос решают следующими способами:
- Если у работника есть отгулы (например, за работу в выходные), предлагают взять сначала их, а затем уже отпуск.
- Работнику предлагают на первые три дня (или то количество, которое требуется для соблюдения срока выдачи отпускных) оформить отпуск за свой счет.
Если работник отказывается пойти вам на встречу, скажите, что имеете право вообще не отпускать его в отпуск вне графика. Либо он идет на уступки (так как это нужно именно ему), либо ждет отпуска по плану.
Практикуется и еще один вариант: работник идет в отпуск завтра, а по бумагам отдых начинается позже. Но этот способ уже не вполне законен, поэтому мы вам его не рекомендуем.
Возможно, скоро ситуация будет урегулирована на законодательном уровне. У Минтруда имеется законопроект об экстренных отпусках. Если его примут, вы сможете прописать порядок и сроки их оплаты в своем ЛНА. Тогда и основания для штрафа исчезнут. А пока ведомство рекомендует закреплять в ЛНА разумный срок для подачи работниками заявлений на отпуск (письмо от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).
О том, как отпускные облагаются «зарплатными» налогами, читайте в статьях: