В графике отпусков должны присутствовать все работники, которые числятся в организации на дату его составления. Это касается и тех сотрудников, о предстоящем увольнении которых известно на момент составления графика. И даже тех, кто к этому моменту уже находится в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
Что касается вновь принятых сотрудников, то запрета вносить изменения в график отпусков из-за них нет. Минтруд даже считает это целесообразным, чтобы не было споров (письмо от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951).
Если вы желаете сделать график на новых работников, процедура дополнений разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Но, быть может, у работодателя есть обязанность вносить изменения в действующий график при найме нового работника?
Роструд некоторое время назад указал, что такой обязанности нет. Позднее, однако, ведомство сообщило, что работодателю следует вносить изменения в утвержденный график при приеме нового работника.
Если следовать более ранней позиции регулятора, то отпуска новым работникам можно предоставлять по заявлению путем издания соответствующего приказа. И этого вполне достаточно, поскольку обязанности нет. График вы утверждаете в установленные сроки (до 17 декабря предыдущего года). И работников, которые пришли позднее, в него можно не добавлять.
Но если принять во внимание более свежее мнение Роструда — график корректировать все же придется. Полезно при этом учесть и отмеченное выше мнение Минтруда об изменении графика во избежание трудовых споров.
Бланк и образец заполнения графика отпусков можно скачать тут.