Кому предоставляется учебный отпуск
Право на учебный отпуск регулируется ст. 177 Трудового кодекса Российской Федерации. Отсутствие работника оформляется на основании справки-вызова из учреждения образования по установленной форме (приказ Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 № 1368) и заявления сотрудника. Учебный отпуск предоставляется в следующих случаях:
- Работник получает первое высшее или специальное образование, работодатель отправил на обучение.
- Сотрудник организации обучается по государственной аккредитации.
- Штатный работник успешно учится (справка-вызов используется как основание для оплаты).
Предоставляемый учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым — в зависимости от вида получаемого образования, количества дней и цели (очередной сессии, защиты итоговой квалификационной работы и т. д.).
О том, как должна быть оформлена справка-вызов на сессию, см. в нашем материале.
Настройка программного обеспечения для работы отдела кадров и бухгалтерии
Для регистрации и оформления учебного отпуска в 1С ЗУП требуется выполнить несколько действий. В главном меню выбрать «Настройка» и пройти путь: «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» — «Отпуска». Установить флажок напротив пунктов:
- «Предоставляются учебные отпуска»;
- «Отпуска без оплаты»;
- «В том числе внутрисменные», когда нужно отразить учебный отпуск в течение нескольких рабочих часов.
В результате в справочнике 1С ЗУП «Начисления» появляются новые виды начислений: «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)» и «Дополнительный учебный отпуск без оплаты».
Как оформить оплачиваемый учебный отпуск в ЗУП
Чтобы зарегистрировать учебный отпуск в 1С с сохранением заработной платы, требуется оформить документ «Отпуск». Для этого в главном меню нужно выбрать «Кадры» и подменю «Отпуска». Открывается журнал отпусков (ежегодных, учебных) штатных сотрудников организации.
Когда учебные дни предоставляются отдельно от трудового отпуска, во вкладке «Основной отпуск» нужно убрать флажок в поле «Отпуск».
Далее нужно перейти во закладку «Дополнительные отпуска». Для оформления уважительного отсутствия штатного сотрудника требуется поставить флажок в поле «Предоставить дополнительный отпуск» и нажать кнопку «Добавить». Затем предстоит заполнить графы таблицы.
В поле «Вид отпуска» из выпадающего списка следует выбрать «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». В поле «Период отпуска» указать период обучения в образовательном учреждении. Основанием для расчета и сохранения средней заработной платы является справка-вызов.
Расчет дополнительного учебного отпуска оплачиваемого в 1С ЗУП выполняется автоматически на основании средней заработной платы сотрудника. В программе предусмотрена функция ручного ввода нужного значения. Бухгалтер может внести корректировки в рассчитанное значение, исключить или добавить суммы, участвующие в вычислении средней заработной платы. Весь расчет проводится во вкладке «Начислено».
Учебный отпуск может попадать на нерабочие или праздничные дни. Реальная продолжительность отпуска не увеличивается, а оплачивается за период, указанный в справке-вызове.
Из оформленного документа по кнопке печать можно распечатать:
- приказ о предоставлении отпуска (Т-6);
- записку-расчет о предоставлении отпуска (Т-60);
- расчет среднего заработка;
- подробный расчет начислений.
Все документы оформляются прямо в программе «1С».
Как оплатить проезд к месту обучения работнику-студенту, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите его бесплатно на пробной основе.
Какие особенности учитывать при оформлении учебного отпуска в ЗУП
Чтобы проверить, как ведется учет персонала компании, нужно пройти путь «Настройки» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания». Если напротив поля «Ведется штатное расписание» стоит флажок, тогда необходимо освобождать ставку сотрудника на период отпуска.
Во всех документах, касающихся отпуска напротив поля «Освободить ставку на период отсутствия» ставить флажок, таким образом, будет освобождена штатная позиция. По кнопке «Создать на основании» оформить документ «Совмещение должностей».
После открытия новой формы нужно заполнить ее и распечатать приказ.
Как оформить неоплачиваемый учебный отпуск в ЗУП
Предоставляемые учебные дни не нужно оплачивать, но документ «Отпуск» оформляется в программе «1С». Это необходимо для отражения учебных дней в графике работы сотрудника и расчета заработной платы, а также для освобождения штатной единицы на время отсутствия.
При настройке программы «1С:ЗУП» напротив поля «Отпуска без сохранения оплаты» из выпадающего списка нужно выбрать пункт «Дополнительный учебный отпуск без оплаты», указать период отсутствия работника и нажать кнопку «Провести и закрыть».
Итоги
В статье подробно рассмотрели важный вопрос, как в 1С ЗУП провести учебный отпуск и оформить приказ. На время отсутствия штатного сотрудника можно назначить и оформить приказ о совмещении должности другим работником. Удобный функционал «1С» позволяет вести кадровый учет и расчет заработной платы в одной базе данных.