Можно ли пользоваться электронной первичкой и видеоматериалами при учете расходов разъяснено в письме ФНС от 05.10.2020 № СД-4-3/16193@.
Для целей расчета налога на прибыль расходы могут быть подтверждены электронной первичкой. При этом должны соблюдаться условия:
- Наличие электронной подписи (подписей): документы должны быть заверены действительными электронными подписями, отвечающими всем требованиям законодательства в части подписания конкретных документов. ФНС уточнила, что законодательство о бухучете допускает существование первичных документов как на бумаге, так и в электронном виде с электронной подписью.
- Возможность оформлять электронные документы установлена НПА или соглашением между сторонами сделки. Налоговики напомнили, что информация в электронном виде, подписанная ЭЦП, приравнивается по своей юридической силе к бумажному документу именно в таких случаях.
Что же касается использования видеозаписей для подтверждения расходов, то специалисты ФНС указали на закон от 18.03.2019 № 34-ФЗ, скорректировавший положения п. 1 ст. 160 ГК РФ. Согласно тем изменениям, письменная форма сделки признается соблюденной и в тех случаях, когда она совершена с помощью электронных или технических средств, которые позволяют воспроизвести содержание сделки на материальном носителе.
Таким образом, с момента вступления в силу поправок, с 01.10.2019, сделки могут быть заключены с помощью указанных средств, при соблюдении предусмотренных законом условий. Следовательно, и как первичку их рассматривать тоже допустимо.
Напомним, что также на тему учета в расходах электронных документов высказывался Минфин. В КонсультантПлюс можно ознакомиться с письмом ведомства, оформив бесплатный пробный доступ.