Каковы плюсы и минусы использования онлайн-кассы?

В чем преимущества современных кассовых аппаратов

Федеральный закон о контрольно-кассовой технике от 22.05.2003 № 54-ФЗ с 2017 года обязал всех (за небольшим исключением), кто работает с наличными денежными средствами, применять кассовую технику со специальными функциями и задачами.

Контрольно-кассовая техника предназначена для решения следующих основных задач:

• фиксации данных по наличной выручке, а также той, что получена по безналичным формам оплаты — по карте, через СБП;
• формирования кассовых чеков, подлежащих передаче покупателям;
• хранения фискальной информации.

Современные кассы благодаря наличию специальных функций позволяют (помимо перечисленных действий) :

• передавать фискальную информацию в режиме реального времени контролирующим органам;
• формировать чеки не только в бумажной, но и в электронной форме;
• передавать данные о платежах в сторонние информационные системы (ЕГАИС, маркировка);
• реализовывать иные возложенные на них функции (по шифрованию фискальной информации, защите введенных фискальных документов от исправлений и др.).

Основное преимущество современных касс — возможность применять уникальные технические опции, позволяющие:

1. Государству — повысить прозрачность бизнеса и уровень легальности использования наличных денег.
2. Контролирующим органам (налоговикам) — усилить эффективность взимания налогов, получая онлайн-данные о наличных денежных расчетах в аналитике по каждому пользователю кассы.
3. Потребителям:

• получать от продавца на свой электронный адрес документ (кассовый чек), подтверждающий факт покупки товара (работы, услуги);
• снизить риски:
  • недостоверности отраженной в чеке информации;
  • утраты бумажного варианта чека (невозможности предъявления претензий продавцу).

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о предприятиях, обязанных применять ККТ, как и о тех, кто освобожден от использования онлайн-касс. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Что приобретает или теряет сам пользователь кассовой техники в результате перехода на онлайн-кассы — узнайте из следующего раздела.

Онлайн-кассы: расход или экономия

Рассматривая плюсы и минусы онлайн-кассы, важно отметить, что применение современной кассовой техники — обязанность, установленная законом № 54, которую нельзя игнорировать.

Серьезный «материальный» минус онлайн-касс — сэкономить на стоимости самого кассового аппарата не получится. Потратиться придется в любом случае:

• на приобретение новой кассы или модернизацию используемого оборудования;
• оплату услуг оператора фискальных данных;
• подключение к интернету;
• иные расходы (на регулярную замену фискального накопителя, обслуживание программного обеспечения).

Ознакомьтесь с условиями и порядком замены фискального накопителя онлайн-кассы в тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Расходы по замене фискального накопителя при этом могут производиться с разной периодичностью, поскольку срок службы ФН может составлять 13, 15 или 36 месяцев.

Актуальную информацию о новых моделях касс и накопителей расскажут размещенные на нашем сайте сообщения и материалы:

• «ФНС внесла в реестр фискальный накопитель для торгующих маркировкой»;
• «Какие онлайн-кассы входят в реестр ФНС».

Закон не предписывает специальное обслуживание кассовых аппаратов в центрах технического обслуживания. Однако рекомендуется соответствующее обслуживание все же производить, так как если касса выйдет из строя, то вести расчеты с покупателями будет нельзя.

Можно отметить, что применение онлайн-касс избавляет пользователей кассовой техники от оформления отдельных видов кассовой отчетности. Какой именно, расскажем далее.

Как онлайн-кассы помогают облегчить жизнь бизнесу

Применение онлайн-касс избавляет фирмы и ИП от оформления целого комплекта кассовой отчетности (но не от кассовой первички).

Пользователям кассовой техники необходимо учесть, что:

1. Закон № 54-ФЗ не предусматривает обязательного применения унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (дополнительно см. разъяснения в письмах Минфина России от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@, позиция ведомств пока не изменилась).
2. К кассовым утвержденным унифицированным документам в данном случае относятся:

• журналы (КМ-4, КМ-5, КМ-8);
• акты (КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-9);
• справки и сведения (КМ-6, КМ-7).

Читайте о применении журнала по форме КМ-4 в тематической публикации.

3. В прежнем порядке необходимо оформлять кассовую книгу, приходные и расходные ордера.

Почему нельзя отказаться от кассовой книги, см. в сообщении «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?».

Онлайн-кассы: сложности применения

Применение онлайн-касс — в определенной степени многоступенчатый процесс, трудности воплощения которого связаны:

• с охватом большого числа связанных с наличными расчетами хозяйствующих субъектов;
• регулярным вовлечением в систему работы с онлайн-кассами ранее не применявших кассовую технику фирм и ИП (например, освобожденных от установки ККМ в силу применения НПД, но затем расширивших бизнес);
• организационными особенностями многостороннего информационного обмена (необходимостью получения операторами фискальных данных (ОФД) специальных лицензий, формированием реестров ОФД и кассовой техники, заключением договоров пользователями с ОФД);
• техническими сложностями (нестабильностью или отсутствием интернета в отдельных торговых точках, нехваткой современных кассовых аппаратов на первоначальном этапе их ввода);
• дополнительными материальными издержками пользователей кассовой аппаратуры (необходимостью осуществления затрат на приобретение или переоснащение касс, их наладку и подключение);
• организационными нюансами (формированием новых реестров кассовых аппаратов и фискальных накопителей);
• нормативными особенностями, связанными с корректностью и своевременностью составления перечней отдаленных от сетей связи и труднодоступных населенных пунктов, где применение касс возможно в особом порядке;
• наличием отдельных неясностей в законодательстве.

Тем не менее всё больше современных предприятий приобретают необходимый опыт во внедрении ККТ, как и необходимые компетенции в преодолении трудностей, приведенных выше. В большинстве случаев установка онлайн-касс не является существенной проблемой для владельца бизнеса, даже если это небольшое предприятие. Тем более что контролирующие органы часто идут навстречу пользователям.

Как налоговики способствуют облегчению процесса применения онлайн-касс

Налоговой службой предпринимаются определенные шаги, способные хотя бы частично нивелировать сложности применения онлайн-касс. Например, налоговики:

1. Предоставляют возможность фирмам и ИП воспользоваться упрощенной процедурой регистрации и перерегистрации кассового оборудования.
2. Расписывают алгоритмы переходных процедур.

См.: «Регистрация онлайн-кассы в налоговой - пошаговая инструкция с видео».

3. Разъясняют технические нюансы применения онлайн-касс в различных случаях.

См.: «ФНС разъяснила, как выбить чек коррекции на маркированный товар».

ВАЖНО! Наряду с реализуемыми мерами поддержки пользователей ККТ налоговики не забывают о проверках на предмет соблюдения законодательства о применении онлайн-касс. Несмотря на мораторий на проведение соответствующих контрольно-надзорных мероприятий, проверки ККТ в 2024 году все-таки возможны.

У нас для облегчения информационного обмена по практике перехода на онлайн-кассы открыта новая ветка на форуме — «Онлайн-кассы».

Итоги

Основной минус онлайн-кассы — дополнительные издержки: материальные (на покупку касс, подключение к интернету) и организационные (необходимость заключения договора со спецоператором).

Среди преимуществ новых кассовых аппаратов можно отметить: прозрачность работы бизнеса, сокращение нелегального денежного оборота, снижение числа «кассовых» налоговых проверок и др.