Рассмотрим вариант, когда товар приобретается физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, для личного использования. Наличие кассового чека для такого покупателя имеет некоторую важность при необходимости вернуть или заменить товар ненадлежащего качества. Однако не только определенный формат, но и само наличие чека в данном случае не является строго обязательным, хотя его отсутствие может, конечно, затруднить доказательство факта покупки.
Подробно о требованиях к форме чека читайте в статье «Сверьте реквизиты в новых кассовых чеках».
В п. 5 ст. 18 закона РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-I сказано, что отсутствие у покупателя кассового чека не может являться основанием для отказа в его требованиях. Для подтверждения факта приобретения товара покупатель может, например, использовать показания свидетелей (ст. 493 ГК РФ).
Правомерно говорить о том, что:
- Последствия наличия кассового чека, не соответствующего требованиям законодательства, у физлица — потенциальные сложности при возврате товара. Могут быть компенсированы привлечением дополнительных документов или свидетелей.
- Последствия наличия кассового чека, не соответствующего требованиям законодательства, у организации или физлица - невозможность признания оплаченных сумм при расчете налога на прибыль или УСН, то есть сложности с принятием в расходы.
Расшифровку обозначений чека ККМ вы найдете в статье.
Перечень обязательных реквизитов чека есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Ответственность покупателя, принявшего чек ККМ без требуемых реквизитов, при покупке за счет подотчетных средств
В этой ситуации основной проблемой является возможность принятия затрат, подтвержденных таким чеком, для налога на прибыль или налога при УСН. Чиновники в своих разъяснениях неоднократно указывали, что кассовый чек удостоверяет только факт оплаты. Авансовый отчет, к примеру, в отдельных случаях можно предоставлять без кассового чека.
Вместе с тем, чтобы чек было использовать еще и как документ, подтверждающий расходы, он должен содержать дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности (письма Минфина от 20.08.2019 №03-01-15/63722, от23.09.2019 № 03-03-06/1/72905 и др.).
В современном чеке ККТ обязательным реквизитом является перечень приобретаемых товаров, а также QR-код. Однако такой реквизит, как подпись должностного лица, являющийся необходимым реквизитом первичного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, к таковым не относится.
Узнайте о том, какие требования установлены к первичным документам.
Поэтому, строго говоря, кассовый чек не может считаться полноценным первичным документом, тем не менее при наличии иных подтверждающих документов (например, авансовый отчет), затраты по кассовым чекам можно принимать в расходы.
Если же чек оформлен с нарушениями законодательства, признать расходы соверешенными в пользу фирмы можно. В этом случае с подотчетных средств не надо удерживать НДФЛ. Но вот принять такие затраты в расходы при расчете налогов - не получится. В случае, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы (в том числе, чек) оформлены с нарушениями законодательства, то расходы по такому отчету не могут учитываться для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 18.10.2021 № 03-03-06/1/83896, от 29.07.2021 № 03-03-06/1/60736).
ВАЖНО! Контролирующие органы также подтверждают, что действующее законодательство не обязывает покупателя проверять выполнение продавцом требований, предъявляемых к использованию ККМ (письмо Минфина от 21.08.2017 № 03-01-15/53492). Однако, принимая неверно оформленные чеки, нельзя забывать о важнейшей обязанности налоговых органов — увеличивать поступления в бюджет. А поскольку разъяснения Минфина не являются нормативными актами, нужно быть готовым к возможным спорам с проверяющими.
Подробно о требованиях к кассовым аппаратам с учетом последних изменений законодательства читайте в этом материале.
Алгоритм работы с авансовыми отчетами приведен в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Итоги
Если товар приобретается для личного использования, то форма чека несущественна. Хотя, например, отсутствие реквизита «Наименование товара» может затруднить процедуру обмена или возврата.
Если же товар приобретается за счет подотчетных средств, то для учета затрат в расходах необходимо, чтобы чек был оформлен в полном соответствии с требованиями законодательства. В противном случае, возместить расходы подотчетнику можно без удержания НДФЛ, но учесть в расходах будет затруднительно.