Подписывайтесь на новости
Ежемесячно нам доверяют 5 млн человек
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?

Онлайн-касса - как вести учет денег при ее применении? О том, что изменилось в этом учете и в документальном оформлении учетных операций, читайте в нашей статье.
Вам помогут документы и бланки:

Сущность процесса внедрения онлайн-касс

С 01.07.2017 обязательными (по общему правилу, из которого было много исключений, действовавших на протяжении нескольких лет) для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы. Они подключены к интернету и передают сведения о платежах, совершенных на кассе, в ФНС (при посредничестве специализированных организаций — операторов фискальных данных). Такие аппараты характеризуются (в сравнении с ККМ предыдущего типа — оснащенными ЭКЛЗ и не подключенными к интернету):

  • более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
  • способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.

Нормативными актами, регулирующими ККТ, с 2017 года также был введен ряд изменений:

  • в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
  • порядок регистрации и применения касс;
  • реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.

В свою очередь, положения нормативной базы по всем указанным пунктам с тех пор достаточно заметно менялись.

Ознакомиться с актуальными нормативами, определяющими круг пользователей онлайн-касс, вы можете в специальном материале.

Несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.

Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы. Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.

Есть различные инновационные способы выдачи покупателям чека — например, через мессенджер.

Ознакомиться с особенностями применения ККТ интернет-магазинами вы можете в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без размещения кассового аппарата на территории предприятия и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

Изменения в оформлении документов по кассе

Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:

  • самим законом № 54-ФЗ;
  • нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

  1. Актов:
    • о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
    • о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
    • о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
    • о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).
  2. Журналов:
    • кассира-операциониста (форма КМ-4), как следует из письма Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;
    • регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
    • учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).

Многие компании, вместе с тем, по традиции продолжают применять унифицированные формы, хотя это и необязательно.

Узнайте больше из специального материала о практическом использовании журнала по форме КМ-4.

  1. Справочных отчетов:
    • справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);
    • сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).

Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

  • различные отчеты (об открытии, закрытии смены, регистрации, изменении параметров регистрации, закрытии фискального накопителя, о текущем состоянии расчетов);
  • кассовый чек (БСО), чек или БСО коррекции;
  • подтверждение оператора.

ФНС России в установленном порядке осуществляет проверки соблюдения предприятиями кассовой дисциплины. Узнайте о них больше из экспертной публикации, размещенной в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к ней бесплатно.

А со 2 мая 2022 года действует новый индикатор риска нарушения требований по ККТ, учитываемый ФНС при планировании проверок.

Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

  • возврат денег покупателю;
  • выдача средств клиенту;
  • получение средств от клиента.

Соответствующие операции отражаются в кассовом чеке или БСО посредством специального реквизита — признак расчета.

Изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6).

Кассовые ордера относятся к обязательным для использования унифицированным формам первички. Узнайте больше о них из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Отметим, что кассовые ордера могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании чека или БСО, которые созданы на онлайн-кассе — как следует из действующих положений Указаний ЦБ.

По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены (который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета).

Больше о документах, которые требуется оформлять по ККТ в различных ситуациях, вы можете узнать в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Рассмотрим, как организовать учет денежных средств в кассе.

Учет поступления наличной выручки

Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:

  • при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:

Дт 50 Кт 90.1;

  • при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:

Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:

Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.

Об использовании счета 57 подробнее читайте в материале «Проводка дебет 57 кредит 57 (нюансы)».

Нужно ли использовать ККТ при безналичных расчетах, читайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение.

Учет возврата денег покупателю за товар

Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

  • в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;
  • разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы и расходы.

Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.

Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

  • принят товар от покупателя:

Дт 41 Кт 76 (62);

  • осуществлен возврат денег:

Дт 76 (62) Кт 50 (51);

  • откорректирована выручка:

Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

  • внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:

Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.

Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:

Дт 90.2 Кт 42.

Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних трех проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473). А регистрация документов в книге покупок продавца производится на дату принятия на учет возвращенных товаров (письмо Минфина России от 30.12.2019 № 03-07-07/103105).

Узнайте больше о ведении книги покупок из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:

Дт 90.3 Кт 19 сторно.

Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).

Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:

Дт 68 Кт 19.

Об оформлении книги покупок подробнее читайте в статье «Какие основные правила заполнения и ведения книги покупок?».

Учет иных расчетов с клиентом

К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

  • выплаты за товар, принятый на комиссию;
  • оплата закупаемого у населения вторсырья;
  • выдача выигрышей;
  • расчеты по агентскому договору.

Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:

Дт 76 (60) Кт 50 (51).

Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.

Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:

Дт 50 (57) Кт 76 (60).

О нюансах отражения в учете операций по агентскому договору читайте в материале «Особенности агентского договора в бухгалтерском учете».

Итоги

Переход к применению онлайн-касс по существу стал заменой использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними. Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались. Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
13 мая 2020 09:16
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Цветочный магазин, патент на розницу и УСН 6% на безналичный расчет с организациями. Пришел клиент от организации , закупает товар за наличный расчет ( по своей пластиковой карте) просит выписать товарный чек. Вносим в чек ИНН организации, для которой он берет товар. По какой системе мы должны учесть данную операцию: Патент и УСН? спасибо!
Ответить
17 декабря 2019 06:57
Постоянная ссылка
надо ли писать заявление на возврат наличных денег за не оказанную медицинскую услугу платно
Ответить
12 апреля 2022 17:00
Постоянная ссылка
заявление всегда надо требовать, т..к. нужны реквизиты кому отправлять и для бухгалтерии отразить возврат суммы по приходному ранее чеку.
Ответить
11 декабря 2019 10:26
Постоянная ссылка
Как правильно я должна оформить ПКО, если есть онлайн-касса и ИП (УСН - доходы минус расходы) занимается розничной продажей (магазин цветов и сувениров).
Ответить
8 октября 2019 17:38
Постоянная ссылка
Здравствуйте!
ООО зарегистрировало онлайн-кассу и занимается розничной продажей товаров и оказанием услуг, подпадающих под ЕНВД. Вопрос такой: как ООО (малый бизнес) должен/может распоряжаться наличными денежными средствами, полученными от реализации товаров/услуг, надо ли и если надо, то в какие сроки ООО должно вносить наличные на расчетный счет организации или же вносить их не обязательно и ООО вправе расходовать наличность как подотчетные средства.
Заранее спасибо за ответ!
Ответить
14 августа 2019 14:42
Постоянная ссылка
Как пробить чек на отгруженный товар в кредит(т.е.с постоплатой) и как выглядит кассовый чек на такую операцию?
Как данные этого чека отражаются в ИФНС? Как выручка или там не отражается эта сумма?
Когда я пробила сумму за товар, купленный в кредит, то в чеке у меня вышла сумма с наименованием наличные. Но денег то я не получила? И в ОФД эта сумма отразилась как выручка наличными.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме