Что такое штатное расписание в 1С?
Штатное расписание в 1С — это структурированный перечень подразделений, должностей, ставок и базовых окладов, соответствующих структуре компании на определенную дату. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 полноценное ведение и автоматическое создание штатного расписания реализовано в упрощенном виде ради упрощения учета. Тем не менее, в 1С:Бухгалтерия есть встроенный инструмент, который позволяет собрать актуальные кадровые данные и использовать их для ручного составления штатного расписания.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».
В 1С:Бухгалтерия стандартный справочник «Штатное расписание» позволяет отразить:
- организацию и подразделения;
- должности и расписания;
- единицы ставки (например, 1, 0,5 и т.д.);
- базовые оклады и иные начисления.
Полный кадровый учет и автоматическая печать формы Т-3 доступны в специализированной программе 1С:ЗУП. В ней функционал расширен: ведется история изменений, реализованы документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий разместили тут.
Как оформляется штатная расстановка? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Где найти штатное расписание в 1С:Бухгалтерия?
В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия (редакции 2.0, 3.0) штатное расписание обычно реализовано как справочник. Путь стандартно выглядит так:
- «Главное» → «Справочники» → «Штатное расписание»
- либо «Зарплата и Кадры» → «Штатное расписание» (в зависимости от версии и конфигурации).
В списке отображаются позиции штатного расписания по подразделениям и датам. Программа может как вести историю по датам, так и ограничиться актуальной на текущую дату структурой.
Где найти данные для штатного расписания в 1С:Бухгалтерия:
Заменить полноценное штатное расписание в программе помогает специальный отчет «Штатные сотрудники». Найти его можно по следующему пути:
- Перейдите в главное меню и выберите раздел «Зарплата и кадры».
- В блоке «Кадровый учет» пройдите в «Отчеты по кадрам».
- В открывшемся списке выберите отчет «Штатные сотрудники».
Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.
Как в 1С:Бухгалтерия создать штатное расписание?
Чтобы выгрузить актуальную структуру компании и зарплаты для формирования штатки, работа в 1С:Бухгалтерия будет выглядеть следующим образом.
- Открыть «Справочник», перейти в раздел, где расположен справочник «Штатное расписание».
- В форме списка щелкните кнопку «Создать» или используйте горячую клавишу Insert.
- Заполнить основные реквизиты:
- Подразделение — выбрать структурное подразделение компании.
- Должность — указать должность из справочника должностей.
- Количество ставок — ввести 1, 0,5 и т.п.
- Оклад — ввести базовый оклад по позиции.
- Дополнительные начисления (если реализованы) — указать надбавки, доплаты, стимулирующие выплаты.
- Сохранить документ, нажать «Записать» или «Записать и закрыть». Новая позиция штатного расписания будет добавлена в структуру.
Как редактировать и закрывать позиции:
- Изменение оклада или ставки: откройте нужную позицию из списка, отредактируйте значения «Оклад» или «Количество ставок», проведите запись. При необходимости программа может запросить корректировку даты действия.
- Закрытие позиции: в большинстве конфигураций к позиции добавляется реквизит «Дата закрытия» или «Закрыта». Установите нужную дату закрытия, после чего проведите запись.
Про штатное расписание бюджетного учреждения рассказали тут.
Как оформить повышение оклада? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Штатное расписание в 1С:ЗУП
Хотя структура близка к Бухгалтерии, в 1С:ЗУП штатное расписание становится более обширным документом, с возможностью ведения истории и автоматической проверки кадровых документов на соответствие утвержденной штатке.
Для начала работы нужно активировать функцию штатного расписания в настройках:
- Открыть раздел Настройки → Кадровый учет.
- Перейти по ссылке «Настройка штатного расписания».
- Включить опцию «Ведется штатное расписание».
- При необходимости отметить «Вести историю изменения штатного расписания» и «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию».
После включения в программе появляется механизм учета актуальных и исторических вариантов штатки, а также контроль по принятым сотрудникам и заявленным позициям.
В ЗУП штатное расписание доступно через отдельное рабочее место или раздел:
- Главное → Штатное расписание
- Либо Кадры → Штатное расписание.
В списке отображаются текущие и закрытые позиции, при включенной истории — варианты расписания на разные даты.
Создание и утверждение штатного расписания в 1С:ЗУП:
- Создать документ «Утверждение штатного расписания»
- Указывается дата утверждения и дата начала действия.
- В табличной части перечисляются подразделения, должности, ставки, оклады.
- При необходимости добавляются дополнительные показатели (премии, доплаты, коэффициенты).
- Заполнить позиции:
- Подразделение;
- Должность;
- График работы;
- Количество ставок;
- Оклад и иные начисления (через кнопку «Добавить» в разделе «Оплата труда»).
- Провести и закрыть документ
После заполнения документ «Утверждение штатного расписания» проводится. С этого момента программа начинает использовать утвержденную структуру при проверке и расчетах.
Внесение изменений в штатное расписание:
После утверждения штатное расписание меняют через документ «Изменение штатного расписания» (или аналогичный по названию, в зависимости от версии):
- Создать документ «Изменение штатного расписания». Укажите дату документа и дату, с которой изменения вступают в силу.
- Добавление, изменение или закрытие позиций
- Добавить новую позицию — указывается подразделение, должность, ставки, оклад.
- Изменить оклад или ставку — в строке документа корректируются значения.
- Закрыть позицию — в документе указывается дата закрытия (или применяется кнопка закрытия).
- После проверки корректности всех строк документ проводится и закрывается.
На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье.
Как уменьшить оклад? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Как выгрузить штатное расписание из 1С
Поскольку кнопка прямой печати унифицированной формы Т-3 в 1С:Бухгалтерия отсутствует, действуйте по следующему алгоритму:
- Сформируйте настроенный отчет «Штатные сотрудники».
- Нажмите на иконку «Сохранить» на верхней панели программы.
- Выберите тип файла Документ Excel.
- Откройте сохраненный файл в Excel, перенесите данные в стандартный бланк формы Т-3 и впишите свободные ставки вручную.
Если необходимо вести полноценную историю изменений штатного расписания с автоматическим утверждением приказов, рекомендуется настроить синхронизацию 1С:Бухгалтерия с программой 1С:ЗУП.
Приказ об утверждении штатного расписания – образец вы можете скачать тут.
Итоги
В 1С:Бухгалтерия штатное расписание обычно реализовано как справочник, доступный из разделов Справочники или Кадры. Создание и редактирование позиций сводится к заполнению подразделения, должности, ставки и оклада, при этом программа может как вести, так и не вести историю по датам. В 1С:Бухгалтерии удобно использовать отчеты по количеству ставок и ФОТ, чтобы контролировать соответствие фактического персонала и утвержденной структуры.
В 1С:ЗУП штатное расписание реализовано более интеллектуально: включается через настройки, утверждается документом, а изменения вносятся через отдельный документ с историей. В обоих решениях корректное заполнение штатного расписания — важный залог точности ФОТ, расчета налогов и формирования отчетности, поэтому к оформлению структуры и периодическим обновлениям рекомендуется подходить как к регламентированной задаче, а не как к разовой правке.